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Pensamientos sobre Avatax con QBO

He estado usando el Avatax de Avalara conectado a QB Online desde hace unos años para un cliente. Rastreamos y remitimos los impuestos sobre las ventas en un solo estado. Hay algunas cosas que me gustan de Avatax, y otras que no me gustan. Aquí está mi opinión sobre mi uso del orgullo y cómo hago el trabajo de los impuestos de ventas.

Lo que me gusta de Avatax

Avatax calculará el impuesto de venta en cada factura y recibo de venta automáticamente y no tenemos que establecer en QuickBooks la tasa de impuesto de venta para cada ciudad del estado donde se venden los productos. Esto es enorme, ya que sólo nuestro estado tiene más de 100 jurisdicciones de impuestos de venta.

Pensamientos sobre Avatax con QBO
Pensamientos sobre Avatax con QBO

Lo que no me vuelve loco en Avatax

Al configurar Avatax y QBO, tenemos que marcar TODOS los productos y servicios como “gravables” en QuickBooks, luego en el tablero de Avalara se marcan como excepciones aquellos artículos que no son gravables. Como resultado, no se puede ejecutar un informe exacto de responsabilidad del impuesto sobre las ventas en QuickBooks.

Normalmente este informe mostraría las ventas sujetas a impuestos, las ventas no sujetas a impuestos y el total de ventas, pero como hemos marcado todos los artículos como sujetos a impuestos, el informe muestra el 100 por ciento de las ventas como sujetas a impuestos. Esto dificulta la verificación de la exactitud de la cifra del impuesto de ventas de Avatax. Como no quiero confiar ciegamente en que la cifra de Avalara es exacta, voy a dar unos pasos para comparar el total del impuesto de ventas de Avalara con el de QuickBooks.

Cómo verificar los informes de impuestos de ventas de Avatax

Aquí está mi proceso de verificación:

Paso 1 : Ejecutar un P&L en QBO para el período en cuestión; en mi estado, el informe debe ser fijado en la base de acumulación. 

Paso 2 : Ejecutar un informe de ventas por cliente, base de acumulación, para el mismo período. El ingreso total de ganancias y pérdidas del informe 1 no coincidirá con el total de ventas por cliente del informe 2. La diferencia debería ser el impuesto de ventas recaudado; vamos a verificarlo.

Paso 3 : Ejecutar un informe de ventas por producto-servicio para el período en QBO, base de acumulación. Este informe se llama Ventas por artículo en QB Desktop.  El Total en este informe coincidirá con el total en el Informe 2, pero no coincidirá con el ingreso total en el Informe 1. De nuevo, la diferencia debería ser el Impuesto sobre las Ventas recaudado. Verifique esto tomando el total del Impuesto sobre las ventas del Informe 3 (el informe de Ventas por Artículo) y restando el impuesto sobre las ventas recaudado (que puede ver claramente en este informe) del total del Informe 3. El total revisado del Informe 3 debe ahora coincidir con el ingreso total de ganancias y pérdidas. ¡Maravilloso!

Paso 4 : Ejecutar una hoja de trabajo de responsabilidad para el mismo período en Avalara. Este informe tendrá una columna llamada “Cantidad a pagar”. Este monto debe coincidir con la cifra de impuesto sobre las ventas del Informe 3, el informe de Ventas por artículo. A veces las cifras no coinciden con el centavo, pero encuentro que la diferencia, si la hay, suele ser inferior a un dólar. Ahora ha verificado que la cifra del impuesto de ventas de QB coincide con la cifra del impuesto de ventas de Avalara, y puede presentar el impuesto de ventas de Avalara con confianza, e ingresar el pago del impuesto de ventas en QuickBooks.

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¿Qué hacer si las cifras de los impuestos sobre las ventas no coinciden? 

Esto me ha pasado tres veces este año. Quiero determinar por qué, así que hago clic en la opción de Avalara para ver el detalle del período, exportado a un archivo .csv. En QuickBooks vuelvo a mi práctico informe de ventas por artículo. Ahora puedo comparar lado a lado cada transacción de impuestos de ventas, y marcar y atar los informes entre sí. Esto es tedioso, pero es un trabajo necesario.

Esto es lo que encontré: 3 veces los informes no coincidieron, QuickBooks tenía más impuestos de ventas reportados que Avalara. Me puse en contacto con el Soporte de Avalara cada vez, y en la situación más reciente, se me informó que la transacción que aparecía en QB pero que faltaba en Avalara estaba marcada como “Status”: Temporal” y sólo las transacciones marcadas como “Status: Comprometida” aparecerán en la hoja de trabajo de responsabilidad del impuesto sobre las ventas de Avalara.

El representante de apoyo no tenía ninguna explicación de por qué esta transacción en particular no estaba “Comprometida”, pero elevó el asunto a un ingeniero, y al día siguiente cuando volví a revisar los pasos 1-4 anteriores, obtuve los resultados que esperaba.

Conclusión

No recomiendo aceptar una cifra de impuestos de venta de Avatax sin algún tipo de comprobación de referencias cruzadas con QuickBooks. El proceso de validación de los datos toma menos de 15 minutos, siempre que no sea necesario llamar al Soporte de Avalara. Ya que tuve problemas de desajustes tres veces este año, puede estar seguro de que ejecuto estos pasos cada mes, y le recomiendo que implemente un proceso similar en su práctica también.

Nota del editor: La revisión anterior es el punto de vista y las experiencias del autor y no refleja necesariamente las de AccountingWEB, su empresa matriz Sift Media o cualquiera de sus valiosos afiliados.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB, una asesora profesional certificada por QuickBooks® y miembro de la red Intuit TrainerWriter.  Su empresa, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia para empresas de servicios profesionales que utilizan QuickBooks Online. Puedes encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.

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