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Pensamientos en Bill.com Bill Pay For QBO

Bill.com ofrece una aplicación de pago de facturas para QBO, llamada Bill Pay. Hace poco configuré la aplicación Bill Pay para QBO para un cliente, y tuve algunos desafíos significativos, así que quise compartir mis pensamientos y experiencia personal. 

Fondo

Cuando esta aplicación está activada, puedes pagar las facturas dentro de QBO y Bill.com pagará al vendedor a través de ACH (requiere una configuración extra) o a través de un cheque en papel (tarifa más alta que la de ACH).

Al momento de escribir esto, el precio es: sin cargo mensual; $0.99 por transacción ACH; $1.99 por cheque.  Para más detalles, costos, etc., vea la descripción de la página de la aplicación aquí. Nota: hay dos niveles, Pago de Facturas para QBO y Pago de Facturas para QBO Avanzado.

Pensamientos en Bill.com Bill Pay For QBO
Pensamientos en Bill.com Bill Pay For QBO

Configuración

El año pasado preparé el pago de facturas para otro cliente, y no recuerdo haber tenido ningún problema. El más reciente arreglo, sin embargo, tengo que admitir que fue nada menos que un desastre.

En primer lugar, Bill.com quería comprobar el crédito del cliente antes de iniciar la cuenta de pago de facturas.  En nombre de mi cliente, ingresé las respuestas a las preguntas, y luego me encontré con preguntas como “¿Con cuál de estos números de teléfono ha estado asociado en el pasado?” y “¿En cuál de estos condados ha sido dueño de bienes raíces?”

Al no saber estas respuestas, reenvié las preguntas a mi cliente, pero no pudo responderme hasta el día siguiente. Cuando intenté el proceso de nuevo, había diferentes preguntas, que tuve que reenviar de nuevo a mi cliente y de nuevo tomó 24 horas para recibir las respuestas.

Para entonces, Bill.com sospechaba que algo pasaba, dijo que el control de identidad había fallado, pero no se preocupe, podría enviar por correo algunos papeles físicos y la cuenta estaría configurada en poco tiempo. Aquí está el papeleo físico que necesitaban:

1.    Identificación o pasaporte federal válido, anverso y reverso, primera página en color.
2.    El estado de cuenta bancario más reciente de la compañía.
3.    Copia firmada de los Artículos de Incorporación de la compañía; si es el único propietario, la licencia de negocio y el certificado EIN.

4.    Y uno de los siguientes: Identificación militar; pasaporte (si no se ha proporcionado ya); identificación del empleador; factura de servicios públicos a su nombre.

Estos documentos de papel tenían que ser enviados por el correo de EE.UU., lo cual me avergonzó pedirle a mi cliente, pero ella cumplió en base a mi recomendación del uso de esta aplicación. 

Una semana después de enviar todos los documentos, aún no teníamos noticias, así que contacté con Soporte de Bill.com. El representante me dijo que los documentos habían sido recibidos (aunque nunca nos notificaron) y la cuenta estaba verificada, así que pude empezar a pagar a los proveedores.

Lección aprendida: No intente configurar el Pago de Facturas sin tener al cliente a la espera de responder a preguntas de verificación de crédito. 

Configuración del proveedor

La aplicación de pago de facturas anima al propietario de la cuenta de QBO a invitar a los vendedores a la aplicación de pago de facturas. Dentro de la aplicación, hay una lista de proveedores. Localice el proveedor que desea invitar y haga clic en el enlace azul “Configurar transferencias bancarias”. Bill Pay enviará una invitación por correo electrónico al proveedor (recomendado), o si tiene la información ACH del proveedor, puede introducirla manualmente. Para la mayoría de los proveedores, usted hará que Bill Pay envíe la invitación.

Cuando el vendedor recibe la invitación por correo electrónico, se le pide que cree un inicio de sesión en Bill.com y que introduzca su información ACH (número de cuenta bancaria, número de ruta bancaria). Esto es bueno, porque tu cliente nunca tiene que pedir o almacenar esta información.

Vendors and clicking on a white button called “Pay bills online.” This launches the Bill Pay screen and like the regular bill payment workflow, you can cherry pick the payment account, the bills you want to pay and the amount.

Note: You do NOT go to the vendor record or directly to the bill to use Bill Pay, as this launches the QBO native bill payment screen and there is no option to pay the bill via ACH.

There is also an option to “Send a payment,” presumably to someone you want to pay who has not submitted a bill. I have not used this feature, but it looks promising.

Once you have paid bills via Bill Pay, click on the tab called “Sent Payments” to see the vendor name, bill number, date payment is scheduled to go out, date payment was actually made and the payment amount. There is also a “Track Status” link which provides a reference number. 

Notifications

Bill Pay sends the account owner’s (my client, not me) an email showing a summary of the bills paid, which is a nice feature. There is also an option to send the vendor a notification that their payment has been processed and is forthcoming, which is also nice.

Bill Pay also periodically sends notification of bills which have not been paid. This seems like a good feature, but I found it plain annoying. I like to enter my client’s phone and utility bills into QBO, even if they are on auto-pay with the vendor, so when the auto-pay is made, it flows through the bank feed and appears as a Match to the bill.

As a result, these bills can sit 10-20 days until the auto-pay is processed, so they keep showing up on the Bill Pay notification email as unpaid bills. Since I will never be using Bill Pay to pay those bills, it is annoying. If there is a way to turn the notifications off, I have yet to locate it.

e-Bill Feature Not Working

Una vez que el proveedor ha completado este paso, su registro de proveedor muestra que está configurado para la transferencia bancaria como el método de pago, lo cual es encantador. La mayoría de los vendedores apreciarán recibir el pago de su factura a través de un depósito directo. 

La configuración de mi cliente, sin embargo, de alguna manera tuvo un fallo. La lista de proveedores y la lista de cuentas bancarias se sincronizaron dos veces con Bill.com. Nadie pudo decirme por qué, así que cada proveedor y cuenta corriente principal estaba duplicada. 

Como resultado, las facturas que ya habían sido pagadas antes de que se activara el Pago de Facturas se marcaban como No Pagadas porque la factura de la Versión 1 del vendedor había sido pagada. Sin embargo, la factura de Wersion 2 (alias el proveedor duplicado) se mostraba como No Pagada.

Llevó una hora de sesión de chat para resolver esto y la cuenta bancaria duplicada también tardó mucho tiempo en resolverse con el representante del chat, incluso llegando a preguntarme por qué había eliminado la cuenta corriente principal, que le aseguré que no lo había hecho.

Debido a los continuos problemas con el proveedor y la duplicación de cuentas, mi caso tuvo que ser elevado a un ingeniero, lo que llevó unos días más para resolverlo.  Al final, todos los problemas se resolvieron, pero llevó más de dos horas de charla y una llamada telefónica de una hora. 

Vendedores de pago

Una vez que los proveedores están configurados para el pago de facturas, se utiliza la pantalla de pago de facturas para pagar las facturas yendo a Gastos

Bill.com ofrece algo llamado e-Bills, descrito en la página web de Bill.com de la siguiente manera: “Facturar a un cliente que ya está usando Billl.com: Los clientes de Bill.com pueden conectarse a través de nuestra red para facturarse mutuamente y recibir el pago – la factura electrónica de una compañía se convierte en la factura electrónica de otra, junto con todos los datos, incluidos los anexos y completa con actualizaciones de estado a lo largo del camino”.

Esta característica es genial si estás usando la versión completa de Bill.com, pero no parece funcionar dentro de Bill Pay para QBO. Para la nueva configuración que acabo de completar, uno de los proveedores ya tenía una cuenta en Bill.com, así que envió una factura electrónica y mi cliente recibió una notificación por correo electrónico de que había recibido una factura electrónica.

La factura del vendedor entonces apareció automágicamente en la pantalla de pago de facturas del Bill Pay, sin embargo, ninguna copia de la factura llegó por correo electrónico o adjunta a la factura en QBO. Avisé a mi cliente que no queremos pagar una factura que nunca hemos visto, así que le pedí al vendedor no que usara la función de factura electrónica. En su lugar, le aconsejé que nos enviara sus facturas por correo electrónico y que las introdujéramos manualmente en QBO. 

Otras cosas

También hay una función para marcar las facturas como pagadas fuera de Bill.com y la encontré una vez cuando un representante de soporte me llevó a ella durante una sesión de chat, pero no pude encontrarla de nuevo. En la pantalla de Pago de facturas, puedes hacer clic en una factura como si fueras a pagarla y luego aparece un botón de “Acciones por lotes” con un desplegable con las opciones de “Eliminar de Pago de facturas” o “Borrar”. Pensé que la opción “Marcar factura como pagada fuera de Pago de facturas” también estaba ahí, pero no la vi.

Aquí también hay algo que aún tengo que averiguar: Con el cliente de Pago de Facturas que instalé el año pasado, no puedo pagar sus facturas si estoy conectado como yo mismo en mi cuenta de QuickBooks Online Accountant (QBOA). Tengo que cerrar la sesión como yo, entrar como mi cliente (y odio pedir a mis clientes sus credenciales de acceso), pagar las facturas que ella me autorizó a pagar, luego cerrar la sesión como ella y volver a entrar en mi cuenta de QBOA. Odio estos pasos adicionales.

Sin embargo, para la nueva cuenta que acabo de configurar soy capaz de pagar las facturas que ella me ha autorizado a pagar cuando estoy conectado a mi propio QBOA. No tengo ni idea de lo que he hecho de forma diferente en la configuración para que esto ocurra, me gustaría que fuera más claro para que pueda hacerlo de nuevo para la próxima configuración (y arreglarlo para la configuración del otro cliente).

Soporte

Ten cuidado al usar Google para encontrar las preguntas frecuentes o los artículos de apoyo para el Pago de facturas, ya que la mayoría de lo que encontrarás es para la versión completa de Bill.com.  Este enlace ofrece preguntas frecuentes específicas para Pago de facturas de QuickBooks Online.

Un botón de Soporte en la parte superior de la pantalla de Pago de Facturas ofrece un video resumen, enlaces a las preguntas frecuentes mencionadas anteriormente y un número de teléfono para Soporte, que se ofrece de lunes a viernes de 6am a 6pm y sábados de 6am a 3pm PST. 

Conclusión

Me llevó más de tres semanas configurar el pago de la factura y luego me llevó más de tres horas de soporte telefónico y de chat para que funcionara. Una vez que pasé esos obstáculos, funcionó bien. A mi cliente le gusta, me gusta que pueda pagar las facturas desde su acceso y o puedo pagar sus facturas desde mi acceso a QBOA. A los vendedores también les encanta recibir sus pagos a través de ACH.

Al final, yo recomiendo esta aplicación y espero que la mayoría de los contables no soporten los importantes retos de configuración que he tenido que afrontar. Si estás configurando el Pago de Facturas para tu cliente, te recomiendo encarecidamente que los tengas al teléfono contigo o de lo contrario disponibles inmediatamente para responder todas las preguntas de configuración para que no tengas que enviar por correo el papeleo físico, que es extremadamente oneroso. Si has usado esta aplicación, por favor saca las experiencias positivas o negativas que hayas tenido ya que sólo ayudará a otros usuarios.

Actualización del autor: Quería volver a informar que días después de publicar mi artículo en el blog sobre el Pago de facturas impulsado por Bill.com, recibí un mensaje del vicepresidente de gestión de productos de la empresa. Me pidió una oportunidad para charlar sobre mi experiencia y cómo Bill.com podría mejorar con el producto Bill Pay.

Posteriormente tuvimos esa charla y me complace informar que su equipo está revisando todos los puntos dolorosos que señalé anteriormente con el objetivo de mejorar la experiencia del usuario en general, y la configuración en particular. Felicitaciones a Bill.com por escuchar y responder a los comentarios de los usuarios!

Nota del editor: La revisión anterior es el punto de vista y las experiencias del autor y no refleja necesariamente las de AccountingWEB, su empresa matriz Sift Media o cualquiera de sus valiosos afiliados.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks alojados y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.

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