Por Alexandra DeFelice
Culpa a una economía difícil. Tus clientes no están ganando dinero, así que no te están pagando.
Aún así, sigues haciendo sus declaraciones de impuestos y otros trabajos para ellos con la esperanza de que las cosas mejoren y de que finalmente cobrarás el dinero que tanto te costó ganar.
Esto puede parecer un amor duro, pero su empresa no es una organización benéfica. Usted también tiene gastos que deben ser pagados cada mes, y cuanto más se retrasen los clientes en sus fechas de vencimiento, más sufrirá su firma.
Entonces, ¿cómo puedes mitigar el riesgo? Lo primero y más importante es entender los procesos internos de su empresa relacionados con las cuentas por cobrar (A/R), dice Jim Kozelek, Socio del Grupo de Litigios Comerciales, en Weltman, Weinberg & Reis Co., LPA.
¿Qué hace el día treinta y uno, o incluso una semana antes, para aumentar la probabilidad de que los clientes morosos no sólo le paguen, sino que le paguen antes?
Kozelek sugirió los siguientes pasos, que pueden y deben ser ajustados en base a las políticas y filosofías existentes en su empresa. Es importante señalar que dependiendo del tamaño de su empresa, la persona que maneje cada paso del proceso puede ser diferente. Por ejemplo, si usted tiene una gran inversión en un cliente en particular y/o si su empresa es pequeña, la discusión inicial puede tener que venir de usted personalmente.
Paso 1: La llamada telefónica
En esta era de la comunicación electrónica, las llamadas telefónicas pueden parecer un poco intimidantes, que es precisamente por lo que puede que quieras considerarlo. Además, si alguien de su departamento de A/R o incluso un administrador de la oficina hace una llamada para comprobar el estado de pago del cliente, se podría levantar una gran bandera roja si el número ya no está en servicio, lo que podría indicar que la empresa ha quebrado. También puede ayudar a verificar que tiene la persona adecuada para el contrato, también conocido como garganta para ahogarse.
Paso 2: La carta de seguimiento
Independientemente de si consigues que un ser humano se ponga al teléfono, envía una carta de seguimiento alrededor del día cuarenta y cinco. Pide el número de cheque y el nombre del banco. Este paso ayuda a construir el rastro de papel para su empresa y demuestra que está aumentando el problema. Además, sirve como otra comprobación de que la dirección es correcta y que la empresa no se ha trasladado o cerrado.
Paso 3: Escalar el asunto
Esto podría significar un socio, un propietario o cualquier otra persona que usted considere adecuado – sólo tienes que moverlo hacia arriba de la cadena, dijo Kozelek. ¿Debe la persona que está escalando escribir una carta, hacer una llamada telefónica, o tomar otra acción? Esto depende; puede llegar a tomar una decisión caso por caso, dijo. Pero», en algún momento, la decisión de negocios entra en juego. ¿Cuándo este cliente/cliente deja de ser un cliente?»
La cantidad soportada podría ser un factor determinante, sugirió, pero el mensaje tiene que venir de la parte superior que la empresa tiene un problema de A/R, y «No queremos profundizar en el agujero hasta que consigamos el dinero que se nos debe», dijo.
Con el tiempo, es posible que la cuestión deba trasladarse a una agencia de cobro o a un bufete de abogados. Pero mostrando que tienes un proceso en su lugar se «descremará». Kozelek explicó: «Esencialmente, todo el mundo tiene un cierto umbral de miedo que no está dispuesto a superar, y cada vez que se intensifica el tema puede aumentar la probabilidad de cobro».
Si lleva el asunto a los tribunales, podría tardar entre 180 días y 9 meses, por lo que debe incluir algo en la carta de compromiso o en cualquier otro lugar que indique que el cliente será responsable de los honorarios de cobro -incluidos los honorarios de los abogados- que podrían ascender a aproximadamente el 25 por ciento de la suma de cobro. Después de todo, ¿por qué su empresa debería perder el dinero que se le prometió porque necesitaba solicitar un abogado externo para cobrarlo?
Otros consejos que Kozelek dio para ayudar a proteger a su empresa de las cargas de los costos adicionales incluyen:
- Pide un 1,5-2 por ciento de interés mensual sobre cualquier saldo no pagado en los términos del acuerdo. Utiliza esto como palanca durante una llamada telefónica inicial para decir que estás dispuesto a renunciar al interés «esta vez».
- Pida un garante personal que sea responsable de cualquier deuda pendiente. Esto protege a la empresa en el caso de que la empresa «cierre» pero vuelva a abrir con un nombre y un tipo de servicio similar.
Incluso con clientes antiguos, nunca está de más protegerse. «Los acuerdos de crédito te dan más mordida», dijo Kozelek.
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Sobre el autor
Alexandra DeFelice es gerente superior de comunicaciones y desarrollo de programas de Moore Stephens North America, miembro regional de Moore Stephens International, una red de más de 360 empresas de contabilidad y consultoría, con casi 650 oficinas en casi 100 países. Se puede contactar con ella en [correo electrónico protegido].