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Oro enterrado: El comando de la forma de Excel

Por David H. Ringstrom, CPA

Muchos usuarios no saben que Excel tiene desde hace tiempo una función que permite navegar por una tabla de datos, un registro a la vez. Como se muestra en la Figura 1, el comando Formar proporciona una forma fácil de navegar a través de una tabla de datos. Este comando es de fácil acceso en Excel 2003 y versiones anteriores, pero está profundamente enterrado en Excel 2007. En este artículo te mostraré cómo usar el comando Form para hacer un trabajo rápido de revisión de una lista de registros.

Oro enterrado: El comando de la forma de Excel

Figura 1: El comando Form permite navegar por una tabla de registros.

Habilitar el comando Form

Es fácil usar el comando Form en Excel 2003 o en versiones anteriores: Seleccione una sola celda dentro de una tabla de datos, elija Datos y luego Formulario. Mientras que muchos usuarios de Excel 2007 simplemente pensarán que el comando Forma ya no es

disponible, puedes descubrirlo fácilmente:

  • Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la cinta y elija Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
  • Elija Comandos que no estén en la cinta y luego desplácese hacia abajo hasta Forma, como se muestra en la Figura 2, o presione la letra F cuatro veces después de hacer clic en.
  • Haz clic en el botón Agregar y luego en Aceptar.

Como se muestra en la Figura 3, ahora puede hacer clic en el botón Forma de la barra de herramientas de acceso rápido para mostrar la ventana Forma que se muestra en la Figura 1.

Figura 2: Debes agregar manualmente el comando Form a tu barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2007.

Figura 3: El comando Form está ahora disponible en la barra de herramientas de acceso rápido.

Como se muestra en la figura 1, la ventana de la Forma tiene varios botones:

  • Nuevo: Este botón permite añadir un nuevo registro a la tabla. Completa los campos de entrada y luego vuelve a hacer clic en Nuevo para añadir un nuevo registro al final de la lista.
  • Borrar: Este botón borra el registro de la lista y no puede deshacerse.
  • Restaurar: Si has hecho ediciones a un registro dentro de la ventana del formulario, el botón Restaurar deshará los cambios. De lo contrario, los cambios se guardan automáticamente cuando se pasa a un nuevo registro.
  • Buscar Anterior: Esto te permite navegar al registro anterior de la lista.
  • Encuentra el siguiente: Esto te permite navegar al siguiente registro de la lista.
  • Criterios: Puedes filtrar tu lista para ver sólo ciertos registros, como la región de Atlanta. Haga clic en Criterios, añada criterios a los campos correspondientes y luego haga clic en Formulario para ver sólo los registros que cumplan los criterios especificados. Para eliminar los criterios, haga clic en el botón Criterios, haga clic en Borrar y luego en Formulario.
  • Cerrar: Cierra la ventana de la Forma.

Truco de los criterios: Puedes usar comodines, como *es para buscar sólo las frutas que terminan en “es”, como manzanas, naranjas y bayas mixtas. También puedes usar signos de interrogación para enmascarar los caracteres seleccionados, como ?o?th GA para ver GA del Norte y GA del Sur al mismo tiempo, pero excluye GA del Medio.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .