El editor jefe John Stokdyk de nuestro sitio hermano, AccountingWEB.co.uk , decidió probar la versión beta de Microsoft Office 365. Aquí está su informe.
Microsoft Office 365 es una evolución de Office 2010 Web Apps que pone a disposición cuatro productos clave de Office a través de la red: Excel, Word, PowerPoint y OneNote, además el programa proporciona acceso al sistema de portal web Microsoft SharePoint y a Exchange.
Mientras que Office Live era más bien una nube personal que le daba acceso a las herramientas de Office, Office 365 es un verdadero entorno corporativo que, al menos en el sistema beta, le permitirá atender y colaborar con hasta 25 colegas.
La opción de Exchange es particularmente interesante si eres una pequeña empresa que utiliza un servicio estándar de Internet POP. Exchange te da la posibilidad de administrar y archivar todo el correo electrónico de la empresa en un solo lugar y de sincronizar las agendas y tareas entre los miembros del equipo. Esto es una ventaja si no tienes Exchange, pero requerirá una administración mucho más cuidadosa si ya has hecho el cambio a Microsoft Exchange y quieres conectarte a Office 365 también. Por ejemplo, ¿tendrá que decidir cuál actúa como sistema «maestro» y cuál como esclavo que se sincroniza en él?
Con tantas facilidades en oferta, Office 365 parece que podría ser capaz de soportar las necesidades de tecnología administrativa de toda una empresa. Sin embargo, nuestro equipo de soporte de TI podría ser un poco susceptible de algunas de las cosas que le permite hacer. Por su bien, no intentaré hacerme cargo de la administración de nuestro sistema de correo electrónico. En su lugar, este artículo introductorio explorará qué es exactamente lo que está disponible y cómo funciona durante los encuentros iniciales, para dar a los lectores una idea de si vale la pena explorar el programa para sus propios usos.
He estado siguiendo de cerca los desarrollos de Windows Live en los últimos años. Pero me encontré con un obstáculo técnico en Windows Live cuando intenté compartir mi pesado analizador de jugadores de Fútbol Fantástico con mis colegas; era demasiado grande para mostrarlo en una ventana del navegador.
La gran prueba para Office 365 sería ver si puede hacer frente a este escenario del mundo real, y si puede soportar el acceso multiplataforma desde el Mac de mi compañero, o desde dispositivos BlackBerry e iPhone. Fue brillante poder acceder desde una Mac (incluso usando el navegador Safari de Apple) y crear un documento de Word. Por desgracia, cuando se trataba del tablero de mandos del KPI del fútbol de 33 MB, Office 365 Web App era tan incómodo de manejar como Office Live.
Mi primer encuentro estuvo lleno de otras frustraciones. Después de haber pasado por todos los obstáculos para obtener una identificación de WindowsLive y acceder a Windows Office Live en el pasado, el pasaporte universal no funciona con Office 365, por lo que hay una nueva identificación y contraseña que recordar, además de un nuevo dominio que el sistema crea para usted @onmicrosoft.com.
Lo que ofrece
- Inicio: una base para subir y compartir documentos con hasta 25 colegas; esta página es también donde necesitarán conectar sus aplicaciones de escritorio a Office 365.
- Acceso a Office Web Apps, incluido Outlook para administrar el correo electrónico y el calendario.
- Team Site: un sitio web alojado en Microsoft SharePoint, pero que incorpora herramientas de diseño y gestión similares a las del servicio de alojamiento web de Windows Live.
- Lync Online, un entorno de comunicaciones unificadas que permite enviar y recibir mensajes instantáneos (IM), ejecutar sesiones de audio y vídeo entre pares y mostrar información de presencia sobre los miembros del equipo.
- Sección de administración: para agregar y administrar usuarios, y acceder a los recursos de soporte técnico de Microsoft cuando los necesites.
Las aplicaciones web tienen menos pestañas de menú y opciones que los programas habituales de Office de escritorio. Excel sólo tiene pestañas de Archivo, Inicio e Insertar, por lo que no hay acceso a herramientas de tablas dinámicas o macros. Si quieres tener acceso completo, hay una opción «Abrir en Office» para cada aplicación.
Para obtener una integración completa con tus aplicaciones de escritorio, necesitas descargar y ejecutar un programa de instalación de Office 365. Si ya tiene instalado el conjunto de aplicaciones de Office, este paso añade un elemento menor de duplicación, pero una vez que haya configurado el componente de SharePoint para que funcione con Office 365 podrá acceder a los documentos del portal web compartido y trabajar en ellos.
Tenga en cuenta que, después de aceptar los términos de la licencia, la primera etapa de la instalación comenzó a actualizar mi versión de escritorio de Office.Decidí que esto era lo más lejos que podía llevar mi prueba de conducción sin consultar al equipo de soporte técnico de TI y a los foros de usuarios de Office 365.
Si desea que sus sistemas de correo electrónico de Exchange locales y en línea coexistan, Office 365 tiene un asistente de Plan personalizado que le ayudará a crear un escenario piloto y un plan de implementación personalizados, de modo que pueda probar su estrategia de implementación con un número reducido de usuarios antes de desplegarla por completo.
Mis experiencias iniciales confirmaron algo que era evidente desde el principio: si te propones construir una infraestructura de TI para tu organización desde cero, Office 365 tiene mucho a su favor. Si bien también proporcionará los medios para integrar sus programas de escritorio de Office existentes, documentos y correo electrónico en un entorno de Nube, tendrá que hacer una cuidadosa investigación y planificación para gestionar el proceso sin problemas.
El movimiento de la Nube ha aumentado significativamente en los últimos meses, particularmente con Google amenazando con liberar su máquina Chromebook sin sistema operativo, que prescinde de todos los gastos administrativos. Microsoft tiene un dominio sobre los usuarios de escritorio, y Office 365 está diseñado para mantener las cosas de esa manera. Si te sientes cómodo con las convenciones, procesos e interfaces de Microsoft, es una suite muy generosa que debería hacerte más productivo en movimiento, pero sigue siendo un monolito que exige tu atención total.
La naturaleza del rápido desarrollo de las nubes es que siempre hay una solución aún mejor, más inteligente y más rápida a la vuelta de la esquina. Para decirlo en los términos que solíamos usar para las aplicaciones de negocios y prácticas, Office 365 es en gran medida una «suite» que promete encargarse de todo por ti. Pero va en contra de la tendencia emergente de los usuarios de optar por las aplicaciones en la nube que son «las mejores de su clase».
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