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Ocultar y desocultar múltiples hojas de cálculo de Excel

Es fácil ocultar las hojas de trabajo en Excel, pero desocultar varias hojas de trabajo dentro de un libro de trabajo determinado puede ser un ejercicio tedioso. Los usuarios que no saben lo contrario son relegados a desocultar las hojas de trabajo una a una. En la segunda página de este artículo hablo del uso de la función de Vistas Personalizadas de Excel para ocultar o desocultar varias hojas a la vez.

Hay un par de formas diferentes de ocultar las hojas de trabajo en Excel. Por ejemplo, realizar estos pasos para ocultar una sola hoja de trabajo:

Ocultar y desocultar múltiples hojas de cálculo de Excel
  • Excel 2007 y posteriores: Como se muestra en la Figura 1, en la pestaña de Inicio elija Formato, Ocultar y Desocultar, y luego Ocultar Hoja. O, para guardar un par de pasos, haz clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja de trabajo y luego elige Ocultar.
  • Excel 2003 y anteriores: Elija Formato, Hoja, Ocultar.
  • Excel 2011 (Mac): Ctrl+clic izquierdo en una pestaña de la hoja de trabajo y elegir Ocultar en el menú contextual.

Figura 1: Hacer clic con el botón derecho del ratón en una pestaña de la hoja de trabajo proporciona un medio más rápido para ocultar las hojas de trabajo.

También puedes esconder varias hojas a la vez. Para ello, primero agruparás las hojas. En cualquier versión de Excel, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas de las hojas de trabajo individuales y luego realice los pasos mencionados anteriormente. O puedes ocultar varias hojas contiguas:

  • Haz clic en la primera pestaña de la hoja de trabajo y luego mantén pulsada la tecla Shift mientras haces clic en la última pestaña de la hoja de trabajo dentro del grupo que deseas ocultar.
  • Esconda las sábanas como se ha dicho antes.

Ahora que tus hojas están ocultas, hacerlas visibles de nuevo requiere una acción repetitiva, ya que cada versión de Excel requiere que desocultes las hojas de trabajo una a una:

  • Excel 2007 y posteriores: En la pestaña Inicio, puedes elegir entre Formato, Ocultar y Deshacer, Deshacer Hoja, y luego deshacer una sola hoja. Debes repetir esta acción para cada hoja de trabajo que desees desocultar. Puede guardar un par de pasos haciendo clic con el botón derecho del ratón en una pestaña de la hoja de trabajo visible y elegir Ocultar.
  • Excel 2003 y anteriores: En cualquier pestaña de la hoja de cálculo, elige Formato, Hoja y luego Deshacer. Selecciona la hoja que deseas mostrar y luego haz clic en Aceptar. Repita el proceso según sea necesario para cada hoja de trabajo que desee desocultar.
  • Excel 2011 (Mac): Ctrl+clic izquierdo en una pestaña de la hoja de trabajo y elige Desactivar en el menú contextual. Selecciona la hoja que deseas mostrar y luego haz clic en Aceptar. Repita el proceso según sea necesario para cada hoja de trabajo que desee desocultar.

Figura 2: El comando Desocultar hoja de cálculo de Excel sólo permite desocultar una hoja de cálculo a la vez.

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Haz clic en “Siguiente” para leer la segunda página del artículo donde hablo de la función de Vistas Personalizadas de Excel.

Afortunadamente, el tedio de desocultar las hojas de trabajo de una en una puede ser eliminado mediante el uso de la función de Vistas Personalizadas de Excel. Piensa en las Vistas Personalizadas como instantáneas de los ajustes del libro de trabajo, como el estado oculto o visible de las hojas de trabajo individuales, que puedes cambiar a voluntad. Para utilizar esta función, asegúrate de que todas las hojas de trabajo estén visibles y luego realiza estos pasos:

En todas las versiones de Excel:

  • Selecciona Vistas personalizadas en la pestaña o el menú Ver.
  • Haga clic en Agregar y, a continuación, escriba un nombre para la vista personalizada, como Todas las hojas, y luego haga clic en Aceptar.
  • A continuación, esconde las hojas de trabajo que sean necesarias y luego crea una segunda vista titulada Vista de presentación, o un nombre de tu elección.

Figura 3: Crear una vista de línea de base que muestre todas las hojas de trabajo antes de ocultarlas.

Al avanzar, puede cambiar la vista seleccionando el comando Vistas personalizadas y luego haciendo doble clic en la vista que desee, o bien hacer clic una vez en la vista y luego en Mostrar como se indica en la figura 4.

Este artículo sólo rasca la superficie de lo que es posible con las Vistas Personalizadas. Exploraré esta característica más a fondo en futuros artículos.

Figura 4: Una vista personalizada permite desocultar múltiples hojas de trabajo con sólo un par de clics de ratón.

Ver todos los artículos de David Ringstrom.

Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .