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Nueve pasos para hacer que el programa de formación ética de su compañía se mantenga

No es fácil incorporar la ética empresarial en toda una organización, porque no siempre es fácil definir “lo correcto”, especialmente cuando diferentes personas definen “lo correcto y lo incorrecto” de diferentes maneras. Para añadir al problema, la ética personal de los empleados no suele estar perfectamente alineada con la ética comercial de una empresa.

Pero esas complejidades son exactamente la razón por la que es tan importante que los líderes establezcan y apliquen un código de conducta para todo el negocio. Y afortunadamente, los beneficios de construir un programa de ética superan en gran medida los obstáculos.

Nueve pasos para hacer que el programa de formación ética de su compañía se mantenga
Nueve pasos para hacer que el programa de formación ética de su compañía se mantenga

Es cierto que muchas empresas ya incluyen la formación ética como un componente clave del proceso de incorporación de nuevos empleados, pero la formación ética rara vez se ofrece de forma continuada, lo que significa que los empleados pueden perder de vista el código de conducta de una organización junto con la definición de “lo correcto”. Dado que las iniciativas de capacitación en materia de ética requieren financiación y apoyo, muchas empresas ofrecen un programa estático sin actualizaciones, estudios de casos o ejemplos de situaciones no éticas.

Un programa de formación ética verdaderamente dinámico debería centrarse en la incorporación del código de conducta de la empresa en la vida laboral diaria. Para construir un programa de formación ética que se mantenga, use estas nueve directrices para “hacer que funcione”.

1. Hazlo específico. Los programas de ética deben dirigirse a un comportamiento específico y deben ser reforzados por la acción. Los estudios de casos y los ejemplos claros de infracciones éticas deben estar bien definidos, y los empleados deben ser incitados a describir cómo manejarían la situación.

2. Que sea una conversación de dos vías. 3. Los programas deben incluir un proceso para hacer preguntas y conseguir que la dirección corrija las debilidades aparentes de los procedimientos. Los empleados deben tener la garantía de confidencialidad durante las sesiones de formación para permitir discusiones abiertas sobre cuestiones éticas.

3. Hazlo interactivo. Los programas más efectivos son interactivos para que los empleados puedan aprender de primera mano cómo tomar mejores decisiones éticas, y a menudo incluyen una hoja de ruta de los pasos a seguir cuando se enfrenta una situación no ética.

4. Hazlo memorable y situacional. Muchas compañías ofrecen programas de entrenamiento en línea con pruebas para comprobar la comprensión de los empleados, o piden a los empleados que realicen los comportamientos descritos durante el entrenamiento para memorizarlo mejor. En algunos casos, se requiere que un empleado repita el entrenamiento si no lo hace bien en el examen.

5. Haz que se pueda relacionar. Ya sea a través de estudios de casos o presentaciones interactivas, se debe proporcionar a los participantes ejemplos de buenas y malas conductas éticas junto con una comprensión de los impactos de tales conductas. Por ejemplo, tuve la oportunidad de trabajar con MCI (formalmente WorldCom) como parte del equipo de controles internos que fue contratado para reconstruir la compañía. Además de los programas habituales de formación ética y seminarios web, queríamos implementar una iniciativa de formación interactiva para que los empleados tuvieran la oportunidad de aplicar su comprensión de la ética. Incluía un juego de mesa sobre ética en el que los participantes tenían la oportunidad de reaccionar a los estudios de casos y definir los próximos pasos.

6. Reforzarlo. En un ambiente de entrenamiento en vivo, los instructores de entrenamiento deben revisar y reforzar positivamente los comportamientos aprendidos por los participantes a través de mensajes consistentes. Las observaciones de las sesiones de capacitación sobre ética deben ser compartidas con el equipo directivo de la empresa, incluyendo cualquier tendencia o preocupación.

7. Repítelo. Los participantes en el programa de entrenamiento deben experimentar los compromisos asociados con el comportamiento ético. Esta es una buena prueba de la ética e integridad personal, y refuerza la capacidad del empleado para adherirse al código de conducta de la compañía. Los programas de formación ética en curso son fundamentales, porque los dilemas éticos son dinámicos. Los dilemas éticos pueden ir desde la sospecha de fraude por parte de los empleados, hasta el posible fraude en los estados financieros, la coacción de la dirección o incluso la posible colusión con los proveedores. Para garantizar que los empleados reciban una capacitación integral, algunas compañías ofrecen capacitación trimestral y exigen una prueba de asistencia.

8. Hazlo visible. Los principios generales de los códigos de conducta deben formar parte integral del proceso de planificación estratégica de una empresa, con objetivos y métricas para asegurar el éxito. Este compromiso con la ética y el código de conducta debe comunicarse durante las sesiones de capacitación y puede repetirse durante el examen del desempeño de un empleado.

9. Haga cumplir la línea telefónica de ética. Si bien un buen programa de capacitación puede realmente evitar las llamadas a la línea telefónica de ética de una empresa, la línea telefónica debe ser reforzada en todas las iniciativas de capacitación. Cuando los empleados están armados con las herramientas adecuadas y pueden definir claramente una violación del código de conducta, están en mejor posición para utilizar la línea directa para informar sobre el verdadero dilema ético.

Estos nueve pasos ayudarán a integrar el código de conducta de la compañía en toda la organización. El costo y el compromiso requerido para un programa dinámico de capacitación en ética ciertamente supera el riesgo de un comportamiento poco ético continuo y de un posible fraude. Un programa bien implementado debe alinear la ética personal y profesional de un empleado con la ética comercial esperada de su compañía. El uso de estos pasos ayudará a establecer la dirección correcta, pero un entrenamiento ético que se mantenga requiere del compromiso y la atención de todos, no sólo una vez, sino durante todo el año.

Sobre el autor:

Chris Doxey, CAPP, CSA, CICA, CPC, es un autor , consultor de gestión, y miembro de el Comité de Ética, Academia de Liderazgo y Fundación de Investigación del Instituto de Contadores de Gestión. Es directora ejecutiva del Programa de Certificación de Contralores del Instituto de Gestión Financiera, presidenta de los capítulos de área de Washington, D.C. del Instituto de Controles Internos (IIC) y del Instituto de Operaciones Financieras, así como miembro del Instituto de Auditores Internos y miembro de la junta asesora de la CII.