Por Liz Gold
¿Cómo sería recibir datos financieros limpios y concisos de sus clientes?
Wayne Zielke, CA, fundador de LedgersOnline , reunió un equipo de gurús financieros y tecnológicos para crear servicios de contabilidad en línea y de contabilidad para ayudar a las pequeñas y medianas empresas.
Según Zielke, muchas grandes empresas de contabilidad estiman que aproximadamente el 40 por ciento de sus honorarios anuales se destinan a arreglar la mala contabilidad. Él quería prevenir eso y eliminar todo el costo de arreglar los errores de contabilidad descuidados.
Con sede en Vancouver, Columbia Británica, y fundada en 2002, LedgersOnline es una pequeña práctica que ofrece servicios de contabilidad, teneduría de libros y hospedaje. La empresa también ha lanzado recientemente LedgersDocs, un sistema de gestión de documentos basado en la nube que permite a los propietarios de empresas compartir documentos de contabilidad en línea con sus tenedores de libros o contables.
«Es un buen servicio para la gente que tiene problemas para encontrar un buen conjunto de habilidades de contabilidad en una comunidad rural», dijo Zielke. «Es difícil encontrar una buena ayuda de contabilidad en los principales centros urbanos. Somos una buena solución para eso».
Después de años de estar en la contabilidad pública, Zielke decidió establecer una práctica virtual. Su objetivo era conectar con los clientes y proporcionarles una forma de presentarle sus documentos financieros fácilmente. Centrándose en ayudar a los clientes con la gestión financiera práctica diaria, la intención es resolver el problema de las prácticas contables esporádicas ayudando a crear coherencia y eficiencia a través de la tecnología basada en la web.
El proceso esencialmente va así:
- Los clientes pueden enviar por mensajería, correo electrónico o subir su archivo de contabilidad a LedgersOnline.
- Los contadores colegiados y los contadores generales certificados examinan el expediente e indican cualquier posible problema y si es necesario prestar servicios de contabilidad.
- Los clientes pueden elegir que se preparen los estados financieros y las declaraciones de impuestos que se requieran y tener acceso en tiempo real a su archivo a través del servicio de alojamiento de aplicaciones de LedgersOnline.
La empresa también se asocia con contables de manera confidencial y sin competencia en un esfuerzo, según Zielke», para aliviar cualquier sorpresa de último minuto y evitar negociaciones desagradables y descuentos que a menudo resultan en la pérdida de clientes».
Zielke dijo que ayuda a muchas de las empresas de contabilidad más grandes y que a menudo obtiene referencias porque son capaces de eliminar todos los costos asociados con una mala contabilidad.
«El otro beneficio de nuestra práctica sobre una práctica más tradicional es que la contabilidad no depende realmente de si se habla con los contadores», dijo Zielke. «La contabilidad puede ser delegada a un conjunto de habilidades más bajas. Un problema típico de un contador es que cuando se toma tiempo libre, mucho del trabajo le llega personalmente. Así que cuando vuelve de vacaciones, pasa dos semanas devolviendo llamadas de clientes. El tipo de trabajo que hacemos no está ligado al contador calificado, así que el contador puede volver y las cosas funcionan sin problemas.»
Con un punto dulce de esas empresas que tienen de dos a quince empleados y clientes en toda América del Norte, Zielke dijo que la mayoría de sus clientes – los de la tecnología o las pequeñas empresas de construcción – dependen de prácticas de contabilidad más basadas en proyectos, en las que un cliente puede estar recuperando gastos y facturándolos a sus clientes.
«Los clientes están tratando de rastrear los gastos y el dolor que tienen es que pierden sus recibos, no rastrean adecuadamente sus gastos y recuperación, y pierden la capacidad de volver a facturarlos», explicó Zielke. «Porque una vez que la factura sale al cliente y el proyecto se cierra, se pierde la oportunidad de recuperar ese costo. Trabajando con nosotros, haciendo una contabilidad adecuada, escaneando sus cuentas por pagar a nosotros, e introduciéndolo también etiqueta todo para que sepas que todo lo que estás pagando también está siendo mirado para ser refacturado a tu cliente».
En el caso de las empresas consultoras que trabajan desde sus oficinas en el hogar, donde hay de una a diez personas con aptitudes similares y sin domicilio fijo, puede ser difícil prestar servicios de contabilidad. Zielke dijo que podía vincular a esas personas con la capacidad de escanear sus gastos sin necesidad de una oficina central.
LedgersOnline puede integrarse con una variedad de aplicaciones de contabilidad basadas en la web, como QuickBooks, Simply Accounting, FreshBooks, Payworks, Telpay y Corecon. También se integran con el proveedor de software de contabilidad basado en la nube, Kashoo, y les proporcionan contabilidad, ayuda y soporte.
Grande en aplicaciones basadas en la web, la compañía también utiliza software de reuniones remotas si un cliente tiene problemas en un escritorio local. Y con su nuevo sistema de gestión de documentos, LedgerDocs, los clientes pueden etiquetar todos sus documentos y colaborar a nivel de documento y archivarlo, mientras aprovechan un sistema de mensajería que vincula a los clientes con los contables.
«Vemos a muchos contadores tratando de usar Box.net y Dropbox, pero son realmente inadecuados para la colaboración», dijo Zielke. «Es difícil mantener un toque personal en un entorno virtual y nos esforzamos mucho por hacerlo».
Sobre el autor
Liz Gold es la propietaria de Rhino Girl Media, que ofrece servicios de redacción y edición a empresas de todos los tamaños. Periodista publicada durante dieciséis años, Liz escribe sobre negocios y cultura. Puede ser localizada en rhi[email protegido].