Por Cathy Stopyra y Todd Simmens
Los intereses por pago insuficiente, los intereses de reembolso y las multas que se cobran a las empresas son sólo algunas de las consideraciones que el IRS calcula al determinar los impuestos de una empresa determinada. Aunque sus esfuerzos son exhaustivos, el IRS no es inmune a los errores. La confianza ciega en el proceso puede resultar en que los contribuyentes se alejen de los sobrepagos que se les deben por derecho.
Si una empresa cree que el IRS ha cometido un error de cálculo, puede someterse a un «lavado» minucioso de sus transcripciones de la cuenta del IRS. Realizado por contables, este proceso de tres pasos es una supervisión periódica de las evaluaciones de las cuentas de impuestos de una empresa para comprobar su exactitud. El enfoque de la revisión abarca toda la gama, con una concentración en todo, desde el impuesto sobre el consumo hasta los ingresos y el empleo.
Arranques vulnerables a errores
Cuando se trata de identificar qué empresas son especialmente susceptibles al riesgo de sobrepago, el tamaño no importa. Más bien, la edad es un factor importante – las empresas nuevas y jóvenes son particularmente vulnerables a los errores. El proceso de pago de impuestos puede ser desalentador, en particular para las empresas de reciente creación que carecen de experiencia en estas áreas.
Hay una serie de consideraciones que pesan sobre las nuevas empresas, como las fechas de devolución, las cuotas y la responsabilidad del impuesto sobre el empleo. Incluso sin tener en cuenta la posibilidad de errores externos en nombre del IRS, este proceso puede parecer engorroso y difícil, y puede implicar una gran cantidad de fechas de vencimiento estrictas.
Además, las empresas que han vendido, adquirido o liquidado recientemente una entidad también corren el riesgo de ser víctimas de errores de cálculo del IRS. Esa reestructuración suele traer consigo nuevos registros e historiales financieros que las empresas y el IRS deben tener en cuenta durante el proceso de pago de los impuestos.
Dado que el primer trimestre de 2014 es el trimestre de mayor valor para la actividad de fusiones y adquisiciones desde 2007, es importante que las empresas afectadas estén atentas al posible riesgo fiscal. ¿Qué empresas están más expuestas? Si una empresa puede llenar este espacio en blanco con cualquiera de las siguientes opciones, puede ser el momento de echar un segundo vistazo a las finanzas.
«¿La empresa ha _______?»
- Vendido o liquidado una entidad
- Recibió un reembolso del IRS sin intereses
- Declaraciones federales presentadas con elecciones de crédito para el siguiente período fiscal
- Pagó las penalidades de las cuentas pasadas del IRS
- Debía al IRS en un período y pagó en exceso en otro
- Presentado cualquier arrastre o permisos tentativos
- Recibió una notificación sobre una declaración faltante, una multa, un saldo adeudado, una declaración que no puede ser procesada, o intereses adicionales adeudados
- Presentó declaraciones enmendadas ante el IRS
- Pagó los intereses de la deficiencia en sus cuentas del IRS
- Ha sido o está bajo auditoría
Cómo realizar un fregado
Si una empresa responde «sí» a cualquiera de estas preguntas, sería prudente realizar un examen minucioso de las transcripciones de las cuentas del IRS. Cuando se realiza un scrub, los esfuerzos se centran en el cálculo adecuado de los intereses, en particular la compensación de intereses entre los formularios de impuestos, períodos e incluso entidades.
Una de las mejores prácticas para establecer una base sólida para el cálculo exacto de los intereses y penalizaciones de las cuentas es utilizar el mismo software especializado que tiene el IRS para preparar los cálculos manuales. Las penalizaciones pueden ser una fuente de error especialmente fuerte en la evaluación del IRS, ya que a menudo se calculan a mano.
También es importante señalar que los cálculos generados por ordenador no son infalibles. Hay ciertas disposiciones que los programas informáticos simplemente no están equipados para manejar, y los contribuyentes no se benefician de esas disposiciones si no hacen una reclamación afirmativa.
Cuando una empresa se somete a un lavado para recuperar fondos, el proceso es triple.
- Primero, se solicita al IRS una transcripción interna de la cuenta de la compañía. Al recibir estas transcripciones, los contadores realizan un estudio de viabilidad, cuyos resultados indican formularios de impuestos específicos y/o períodos que requieren un mayor escrutinio.
- La fase dos implica investigación y cálculos técnicos. Se investigan y se aplican las normas de interés y penalización pertinentes, lo que da como resultado lo que idealmente es la suma de la recuperación potencial.
- El paso final es presentar una solicitud de reembolso. Con el permiso del contribuyente, el contador puede presentar una solicitud de reembolso al IRS por la suma de la multa o la acumulación de intereses. Todo este proceso puede durar de cuatro a seis meses y se hace un seguimiento de todo el proceso. Los intereses adicionales se acumulan en el reclamo hasta la emisión de cualquier reembolso potencial.
Una de las ventajas de realizar un análisis de cuentas es que el costo para el contribuyente es mínimo. Con la excepción de los gastos administrativos, como la ejecución de un Formulario 2848, Poder y Declaración del Representante , para la transcripción, los costos suelen depender de la recuperación de la multa y los intereses del IRS. Por lo tanto, el margen de riesgo a recompensa es insignificante.
En el caso de que el riesgo financiero sea escaso o nulo, las empresas, especialmente las jóvenes o las de nueva creación, tratan de asegurarse de que su responsabilidad fiscal sea correcta y de obtener tranquilidad financiera.
El material que se examina tiene por objeto proporcionar información general y no debe aplicarse sin antes obtener asesoramiento profesional adaptado a sus circunstancias individuales.
Sobre los autores:
Cathy Stopyra es la directora gerente de los servicios de recuperación de cuentas e intereses y Todd Simmens es el socio gerente nacional de gestión de riesgo fiscal en BDO USA LLP.