Por Michael Callan, CPA, cofundador de Swizznet
No hace mucho tiempo que el software de contabilidad para pequeñas y medianas empresas (PYMES) residía en un PC – y sólo en un PC. Hoy en día, con más de 1,3 millones de usuarios de Intuit QuickBooks que acceden a la versión en línea de QuickBooks, es hora de que cada contador eche un vistazo a lo que la computación en la nube puede ofrecer para agilizar el proceso de las tareas diarias. Cuando se combina con los dispositivos móviles, la Nube ofrece la libertad de estar disponible en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que puede ser enormemente beneficioso para los equipos financieros internos así como para los consultores.
En un reciente informe del Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA), Servicios de Contabilidad: Aprovechar el poder de la nube , basado en la investigación del Dr. Geoffrey Moore, la AICPA apoyó firmemente el paso del papel a lo digital, recomendando que los miembros aprovechen el poder de la computación omnipresente: «La inversión clave a financiar es una transición tecnológica centrada en desplazar agresivamente el uso del papel y el alojamiento de PC en las instalaciones en favor de los flujos de trabajo digitales alojados en la Nube. El papel es el ancla que mantiene los márgenes de las prácticas de CAS [servicios de contabilidad de clientes] a niveles inaceptablemente bajos, por lo que expulsarlo del sistema es fundamental para construir un negocio sostenible».
Yo iría un paso más allá. Aunque hoy se llama Cloud computing, en un futuro muy cercano, será sólo la forma en que hacemos negocios. Y las tecnologías móviles jugarán un papel clave en la amplificación de la utilidad de la Nube al permitir a los contables intercambiar información con sus equipos y/o clientes a petición, 24 horas al día, 7 días a la semana.
Ya está sucediendo. Ahora que toda la potencia y los datos de aplicaciones como QuickBooks están disponibles para los usuarios en un teléfono móvil o una tableta, las empresas están aprovechando la oportunidad para racionalizar sus procesos internos. Por ejemplo, una empresa de construcción o un fontanero puede crear e introducir un presupuesto o una factura mientras está en el lugar de trabajo utilizando una tableta, en lugar de anotar los datos, volver a la oficina y crear una factura allí. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que minimiza la necesidad de introducir datos por duplicado y reduce los errores, mejorando así la precisión general de los datos.
Podría decirse que las pequeñas empresas son las que más tienen que ganar con la transición a la computación en la nube y los dispositivos móviles. Los propietarios únicos y los empleados de las pequeñas empresas suelen llevar muchos sombreros. El hecho de poder acceder a datos críticos desde cualquier lugar y registrar las transacciones directamente en un dispositivo móvil y tener las transacciones sincronizadas con un sistema de contabilidad basado en la Nube es un gran ahorro de tiempo.
Las pequeñas empresas también tienen tiempo y/o personal limitado para ocuparse de cuestiones de informática, como el almacenamiento de datos, las actualizaciones de software y el mantenimiento de los servidores. La computación en nube transfiere estas tareas al proveedor de servicios y puede resultar en un enorme ahorro de tiempo al permitir que las pequeñas empresas se concentren en su negocio y clientes en lugar de en las necesidades de TI.
Pero comprometerse con uno de los vertiginosos proveedores de soluciones potenciales puede ser una tarea desalentadora. Por lo tanto, si recién ahora estás explorando cómo migrar a la Nube y proporcionar acceso a los empleados y clientes a través de dispositivos móviles, aquí hay dos ideas a considerar:
1. Establecer las políticas de BYOD. Hoy en día, al menos el 30 por ciento de las empresas de contabilidad tienen políticas genéricas de traer su propio dispositivo (BYOD) para los empleados. Las políticas BYOD son regulaciones establecidas que alinean y apoyan el ambiente corporativo. Los límites tradicionales de la oficina se están desvaneciendo, y BYOD es una forma de permitir a los empleados revisar fácilmente los correos electrónicos y trabajar fuera de la empresa o en casa con sus teléfonos inteligentes o dispositivos móviles.
2. Selecciona una tecnología de la nube que permita la flexibilidad de los dispositivos móviles. Sus clientes y personal ya poseen dispositivos móviles. Facilíteles el uso del dispositivo con el que se sientan más cómodos para acceder y compartir documentos críticos a través de la Nube.
Pasar a la nube y permitir que los dispositivos móviles accedan a la información necesaria en cualquier lugar y en cualquier momento no sólo borrará algunos dolores de cabeza de los negocios, sino que preparará sus operaciones para futuras mejoras tecnológicas, a la vez que aumentará los resultados finales mediante prácticas de contabilidad más eficientes.
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Sobre el autor:
Michael Callan, CPA, es el cofundador de Swizznet, con sede en Seattle, el principal proveedor de soluciones de alojamiento y contabilidad en línea de QuickBooks. Puede ser contactado en [email protegido].