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Moverse a la nube: ¿Qué, cuándo y cómo?

Por Craig Sullivan, vicepresidente y director general, Netsuite .

Recientemente la conversación en el departamento de TI de la empresa ha cambiado para muchos de “¿deberíamos estar moviéndonos a la Nube?” a “qué, cuándo y cómo nos estamos moviendo a la Nube” ya que muchos de los beneficios clave del modelo de la Nube – reducción de costos y gastos generales de gestión, flexibilidad y escalabilidad y accesibilidad – son cada vez más bien entendidos y aceptados.

Moverse a la nube: ¿Qué, cuándo y cómo?
Moverse a la nube: ¿Qué, cuándo y cómo?

Sin embargo, esas preguntas de “qué, cuándo y cómo” son vitales para entender cuál de las innumerables opciones de computación en la nube proporciona la mejor solución a los problemas que los departamentos de TI están enfrentando en el mundo actual, donde el dinero es limitado. La computación en nube en sí misma no es una panacea para curar todo en un negocio enfermo, pero los resultados de una transición cuidadosamente considerada a la nube pueden ser extremadamente convincentes.

En el contexto económico actual, encontrar las eficiencias e innovaciones competitivas posibles mediante la mejora de los procesos suele ser una primera prioridad (identificada como tal en un reciente estudio de Gartner), y las opciones de plataformas tecnológicas deben evaluarse en el contexto de la forma en que ayudan a las empresas a subsanar las deficiencias existentes en ellas. ¿Los cuellos de botella de su empresa se centran en torno a los silos operacionales? ¿Su departamento de contabilidad considera que su máquina de fax es de misión crítica? ¿Siguen siendo necesarias las aprobaciones y firmas manuales para las cosas que podrían manejarse en línea? ¿Dónde están las próximas oportunidades de crecimiento y pueden sus sistemas hacer frente a esos desafíos?

Es en estas discusiones donde la TI, a través de la participación y la comprensión de las necesidades de las diversas funciones de negocio, puede formular más eficazmente su estrategia de la Nube.

Enfoque táctico vs. estratégico

Abrazar la Nube demasiado tácticamente puede resultar en una inversión innecesaria. Considere el caso de la empresa de publicación en línea, Yudu Media. Una inversión inicial en Salesforce.com fue finalmente cancelada cuando la dirección se dio cuenta de las limitaciones de un servicio que sólo se ocupaba de un aspecto de las operaciones comerciales de la empresa, en este caso las ventas y el marketing. Unos meses después de su transición inicial, la empresa se dio cuenta de que necesitaba ir más allá en la eliminación de las islas operativas y trasladó su negocio principal a una suite de aplicaciones en la Nube que abordaba los desafíos de sus procesos empresariales en todas sus funciones de marketing, ventas y contabilidad. Para Yudu Media, la alternativa habría creado una “bola de pelo” de sistemas dispares, vagamente acoplados a otros sistemas de TI en la Nube y en las instalaciones, que habrían sido imposibles de integrar sin problemas y habrían costado una fortuna mantener y actualizar más tarde.

En muchos casos, ya es evidente que la cuestión es más amplia que las necesidades de un solo departamento. El revendedor de herramientas de bricolaje de Bury-St-Edmunds Justoffbase es una empresa que anteriormente mantenía su inventario y datos de clientes en forma de hoja de cálculo, procesaba los pedidos a través de un terminal y ataba todo el proceso manualmente. Para su gestión, la vinculación de las funciones dispares era vital y la introducción de la automatización era clave para la ampliación de su negocio. Tener aplicaciones separadas en uso por los equipos de finanzas, servicio al cliente, gestión de inventarios, etc., era el problema, y trasladarse a la Nube en una plataforma individual sin casar los procesos juntos no habría sido un ajuste útil – incluso si se abordaban algunos de los problemas específicos que sufría la función de la empresa.

Todo esto no quiere decir que mover un solo departamento o necesidad funcional a la Nube no sea un gran paso como primer paso de una estrategia más amplia; muchas compañías hacen exactamente eso y obtienen grandes resultados al ser liberadas de los grilletes del envejecimiento, sistemas inflexibles. Más bien no se debe esperar que esto resuelva todos los demás problemas con sus actuales sistemas de TI – de hecho, puede servir para exponerlos ya que el departamento que ahora se beneficia de la tecnología moderna se ve obstaculizado por el lento ritmo del resto de la organización que aún no se ha actualizado a la Nube.

Uno de los mayores beneficios de muchas plataformas de gestión de negocios en la nube es la promesa de una red “abierta” de desarrollo de aplicaciones. Los sistemas que ofrecen capacidades de plataforma como servicio ayudan a “probar el futuro” de cualquier inversión que haga, asegurando que puede configurar o personalizar más fácilmente el despliegue a medida que su negocio evoluciona y sus necesidades cambian inevitablemente. Además, el hecho de estar basado en la nube significa que estos sistemas pueden integrarse más fácilmente con sus otras aplicaciones empresariales. Sin embargo, debe ser consciente de que crear demasiada complejidad de integración en la Nube probablemente le expondrá a los mismos retos que tuvo al desplegar múltiples sistemas dispares por su cuenta – una bola de pelo en la Nube sigue siendo una bola de pelo.

Eficiencia vs. innovación

Junto con la evaluación del potencial de la Nube para racionalizar las operaciones, las empresas que miran su estrategia de la Nube deben considerar que la nueva tecnología no sólo nos permite hacer las mismas cosas más eficientemente, sino que, lo que es más importante, permite formas completamente nuevas de hacer y dirigir el negocio. Donde una empresa podría haber mantenido anteriormente un gran stock de productos, podría ser capaz de pasar los pedidos directamente a sus proveedores en tiempo real, recortando el coste de mantener el stock mientras mantiene un buen nivel de respuesta a sus clientes. Si sus sistemas de contabilidad, comercio electrónico, clientes y finanzas están unificados, es más fácil experimentar con múltiples canales de venta – tanto en línea como fuera de línea – aprovechando el mismo almacén central y la inversión en existencias.

Una empresa basada en servicios podría ofrecer a los consultores la posibilidad de presentar hojas de tiempo y gastos directamente para su aprobación en el sistema -mejorando el proceso de seguimiento de los proyectos y acelerando el ciclo de facturación- o, de hecho, publicar actualizaciones del estado de los proyectos y otras garantías en un portal seguro para los clientes en línea, mejorando así las comunicaciones con éstos.

Cualquier empresa podría considerar la transformación de sus comunicaciones con los clientes mediante el seguimiento y la participación con los clientes directamente desde su plataforma de gestión de negocios a través de los medios de comunicación que les importa – de Twitter a Facebook y viceversa.

Para asegurar que se mantengan y sean competitivas y prosperen, es vital que los negocios que evalúen estas plataformas no sólo miren a replicar lo que hacen ahora en la Nube – sino que miren a abrazar la oportunidad de hacer las cosas de manera diferente.

Haciendo las preguntas

Aunque somos defensores comprometidos de que la computación en nube es el modelo en el que debe basarse la TI de la empresa en el futuro, también creemos firmemente que recrear sus sistemas y procesos actuales en la nube no ayudará a abordar las cuestiones fundamentales que deben abordarse al enfrentarse a la actual turbulencia macroeconómica.

En su lugar, al observar su negocio principal e identificar los problemas de proceso que crean dificultades a sus empleados y limitan su negocio hoy en día, estará mejor situado para desarrollar una estrategia holística de la Nube. Haciendo las preguntas difíciles – ¿cómo puede asegurarse mejor de que sus empleados pueden colaborar en el mejor interés del cliente y de la empresa? ¿Cómo puede minimizar la reentrada de datos entre los sistemas departamentales? ¿Cómo puede lograr una visión holística y en tiempo real del rendimiento de la empresa – a nivel local y mundial? Más allá de la mejora de los procesos, ¿las plataformas que está evaluando dan alguna oportunidad para la evolución de su modelo de negocio fundamental?

Comprometerse con estas preguntas y más es una parte fundamental de su camino hacia la Nube – al comprender las necesidades de la empresa y cómo sus sistemas elegidos basados en la Nube pueden ayudar a abordarlas, se asegurará de que su empresa pueda competir y prosperar en el entorno empresarial actual.

Reimpreso de nuestro sitio hermano, BusinessCloud9