Trabajar con valores de tiempo en Excel a menudo da a los usuarios ajustes. Esto se debe a que Excel almacena los tiempos como una porción decimal de un día. Por lo tanto, 12 horas es lo mismo que 0,5. Tres horas y media se representa como 0.145833333333333. La comprensión de este concepto decimal junto con los formatos de números basados en el tiempo de Excel le ayudará a dar forma a los valores basados en el tiempo.
Digamos primero que tienes el valor 181 en una celda de la hoja de cálculo, y quieres mostrarlo como 3:01 durante 3 horas y un minuto. Para ello, tendremos que dividir 181 por 1440 para convertir 181 minutos a su equivalente decimal: 1440 se deriva de 24 horas en un día, y 60 minutos por hora, por lo tanto 24*60=1440. Como se muestra en la figura 1, 181 dividido por 1440 es 0,12569.
Figura 1 : Convertir los minutos en su formato decimal dividiéndolos por 1440 y luego aplicando un formato de número personalizado.
Ahora podemos transformar este número aparentemente incomprensible en un formato útil mediante el cuadro de diálogo de Excel sobre el formato de las células, que también se muestra en la Figura 1:
- Seleccione una o más celdas que contengan un valor de tiempo basado en decimales.
- Lanza la caja de diálogo de Formato de Celdas. Un atajo de teclado para hacerlo es Ctrl-1.
- En la pestaña Número, seleccione Personalizar. Desplácese hacia abajo por la lista de formatos personalizados y elija h:mm, y luego haga clic en Aceptar. Un atajo para cerrar el cuadro de diálogo Celdas de formato es hacer doble clic en h:mm.
Alternativamente, digamos que te gustaría que la célula leyera 3 horas y 1 minuto, o 3 horas y 1 minuto. Como se muestra en la Figura 2:
- Seleccione una o más celdas que contengan un valor de tiempo basado en decimales.
- Lanza la caja de diálogo de Formato de Celdas.
- En la pestaña Número, seleccione Personalizar.
- Introduzca este código de formato en el campo Tipo:
h» horas y «m» minutos»
- Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
También puedes usar «h» hora(s) y «m» minuto(s)» si quieres incluir el potencial de horas y minutos en plural.
Figura 2: Un formato numérico personalizado puede deletrear las palabras horas y minutos y a la vez mantener el valor de la celda subyacente en forma numérica.
El código del formato tiene dos componentes: marcadores de posición numéricos y texto. En este caso la letra h significa la porción de la hora de nuestro tiempo, mientras que las palabras horas y con un espacio antes y después de ella se encierran entre comillas. La m de minutos aparece inmediatamente después de la segunda cita doble, y luego minutos con un espacio antes y después de que aparezca entre comillas dobles.
El beneficio de los formatos numéricos personalizados es que las palabras aparecen en una celda de la hoja de cálculo, pero para Excel sigue siendo un valor numérico con el que podemos hacer matemáticas.
Figura 3: El CONVERTIDO tiene una variedad de usos.
Siempre hay muchas maneras de hacer cálculos en Excel, pero mencionaré otro enfoque, que es la función CONVERTIR de Excel. Como se muestra en la figura 3, la función CONVERTENCIA tiene tres argumentos:
- Número – Este puede ser cualquier número que represente una variedad de medidas. Para este artículo me centraré únicamente en el tiempo, pero CONVERTENCIA le permite convertir una docena de medidas, como libras a kilos, piedra a tonelada, incluso milla a milla náutica. Estas apenas arañan la superficie de lo que CONVERTENCIA puede convertir.
- From_Unit – Este es un código que representa el valor del que estás convirtiendo. En este caso usaremos «mn» para significar minutos
- To_Unit – Este es un código que representa el valor al que estás convirtiendo. En este caso usaremos «hr» para significar horas.
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Cuando eliges una From_Unit, Excel limita automáticamente los argumentos To_Unit disponibles a las opciones válidas, para que no intentes convertir inadvertidamente los minutos en toneladas o millas náuticas. La cantidad resultante incluye un valor decimal para los minutos, pero esto es una fracción de hora, en contraposición a una fracción de día como se mostró en la Figura 1.