Los trabajadores de oficina en un entorno principalmente basado en el papel pasan casi el 15 por ciento de su tiempo – 6 horas por semana – buscando documentos, según una encuesta de 2015.
Incluso reduciendo esa cifra a la mitad, tres horas por semana desperdiciadas por un empleado al que se le paga, digamos, 40 dólares por hora representan 120 dólares por semana de tiempo y dinero desperdiciados. Curiosamente, el mismo estudio mostró que aquellos que trabajan en entornos digitales – típicamente usando un sistema de gestión de documentos – no perdieron prácticamente ningún tiempo buscando archivos.
Tal vez más importante que los costos financieros de un sistema de papel es la obligación de administrar con seguridad los documentos de los clientes. Un sistema de gestión de documentos electrónicos ofrece una solución a los problemas, los errores y las cuestiones de calidad inherentes a los sistemas basados en papel. En un sistema de gestión de documentos digitales, todo el contenido se almacena, organiza y procesa en forma digital, lo que permite una búsqueda, un almacenamiento y un procesamiento del trabajo rápidos y precisos.
Pero muchas empresas más pequeñas siguen luchando con sistemas basados principalmente en el papel. ¿Por qué hay una reticencia a pasar a un modelo digital? Después de haber hablado con cientos de empresas a lo largo de los años, escucho repetidamente estos siete mitos y percepciones erróneas sobre los sistemas de gestión de documentos que impiden que las empresas más pequeñas se vuelvan digitales.
1. Mi empresa es demasiado pequeña
Prácticamente cualquier empresa puede beneficiarse de tener formularios, documentos y correos electrónicos fácilmente buscables y a sólo un par de clics de distancia. El moderno software de edición de PDF ofrece edición de documentos, marcado y etiquetado, creación de formularios y firmas digitales. En comparación, un sistema basado en papel requiere muchos pasos y materiales adicionales para fotocopiar, crear carpetas, enviar documentos en papel y carpetas entre los revisores y mantener el almacenamiento físico.
Recientemente trabajé con una firma de dos contadores y un gerente de oficina. La firma manejó aproximadamente 750 clientes, apoyando varias presentaciones de negocios, declaraciones de impuestos, conciliaciones de balances de prueba, balances, estados de ingresos, informes financieros y planificación. Estaban constantemente ocupados, y los socios a menudo trabajaban los fines de semana. Apenas seis meses después de poner en marcha la gestión de documentos y un portal seguro, tenían la capacidad de añadir nuevos clientes. El gerente de la oficina se encargó de la creación de informes, utilizando informes automatizados en el DMS. En lugar de pensar que el crecimiento requiere más horas o pagar para contratar a un nuevo empleado, lo lograron mejorando la productividad y eliminando las tareas manuales. Este es sólo un ejemplo, pero a lo largo de los años, he visto muchos equipos tan pequeños como dos profesionales darse cuenta de los beneficios de un buen sistema de gestión de documentos.
2. Mis clientes prefieren el papel
No, no lo hacen. El mundo sigue avanzando. Los clientes que dicen estar satisfechos con los procesos de papel hoy en día experimentarán firmas electrónicas cuando consigan una hipoteca. Están haciendo transacciones bancarias en sus dispositivos móviles. Están capturando los gastos del negocio tomando fotos de los recibos. Sea proactivo a la hora de ofrecer un intercambio seguro de archivos digitales, y los clientes estarán encantados. A medida que los clientes pasen a trabajar digitalmente en otras áreas, esperarán más de sus contadores. No se pierda nuevas oportunidades o pierda los clientes existentes frente a los competidores que van un paso por delante.
3. Guardar documentos en una unidad de red compartida funciona bien para nosotros
Muchas empresas pequeñas simplemente crean una estructura de carpetas y guardan los documentos allí. Los inconvenientes de este enfoque son que varios usuarios nombrarán los archivos de manera diferente o los ordenarán en carpetas donde los colegas no esperarán encontrar ese archivo. Para asegurar que todos puedan encontrar lo que necesitan y que sea la versión más actualizada de ese archivo, se requiere un cierto control de los procedimientos. Aunque los archivos están en formato digital, persisten los problemas de organización y búsqueda.
Un sistema DMS inteligente reconocerá los documentos y formularios comunes, los nombrará de acuerdo con las políticas de la empresa y los archivará en la carpeta apropiada del cliente, eliminando los dolores de cabeza de la búsqueda que se experimentan con una unidad de red compartida. El sistema también debe ofrecer un control de versiones sin esfuerzo, asegurando que los empleados trabajen siempre con la versión más actualizada de un documento. Del mismo modo, la gestión de la retención se convierte en una parte natural del proceso de trabajo.
4.Enviamos y recibimos los documentos del cliente por correo electrónico
¡Por favor, no digas eso! Los archivos adjuntos a los correos electrónicos son el método más utilizado para compartir información. Los documentos que se intercambian con los clientes contienen información confidencial, y los hackers apuntan a las empresas de contabilidad por esa razón. El envío y reenvío de archivos adjuntos en el correo electrónico crea múltiples copias de ese documento, aumentando aún más el riesgo de violación o pérdida.
Un buen sistema de gestión de documentos incluirá un portal basado en la web, donde los documentos se podrán almacenar y compartir de forma segura con los clientes y éstos tendrán acceso de auto-servicio a sus archivos las 24 horas del día. Es prioritario pasar a un portal seguro para el intercambio de documentos. Una ventaja añadida será que el número de correos electrónicos entrantes disminuirá, reduciendo así el riesgo de seguridad.
5.El software requiere una gran inversión inicial
La aplicación de un sistema de gestión de documentos en una pequeña empresa puede ser bastante asequible, y el rendimiento de la inversión es convincente. Según un estudio realizado en 2015 por AIIM sobre el progreso de las organizaciones hacia entornos sin papel, el 84 por ciento de los participantes informan de un retorno de la inversión en 18 meses o menos, y el 59 por ciento en 12 meses. Si bien esto demuestra que la conversión es una inversión que vale la pena, hay beneficios más allá de los ahorros financieros, como el aumento de los tiempos de respuesta de los clientes, la mejora de la productividad y el mejor cumplimiento.
6.El momento no es el adecuado
El paso a un sistema de gestión de documentos puede ser tan simple como unos pocos días para la aplicación y la capacitación. Elija la época menos ocupada del año; para algunas empresas es inmediatamente después de la temporada de impuestos o a finales del verano. Empiece a planearlo con antelación para que el personal pueda trabajar en sus horarios para participar. Un técnico contable superior de una firma con ocho empleados nos dijo recientemente: «En retrospectiva, lo pospusimos demasiado tiempo; nunca más esperaría tanto tiempo. Una vez que tomamos la decisión de ir con Doc.It, sucedió rápidamente».
7.Tendremos que dejar todos nuestros documentos en nuestro antiguo sistema.
Los documentos almacenados en cualquier forma o ubicación pueden ser trasladados a un nuevo DMS. Las empresas basadas en el papel pueden convertir los archivos de papel a formato digital. El esfuerzo que implica esta tarea de escaneo puede mitigarse mediante un proceso por etapas y una cuidadosa determinación del alcance de la historia que debe ser convertida. Algunas empresas contratan a estudiantes de verano o a estudiantes cooperativos para completar este trabajo.
Los documentos almacenados en un formato digital pueden ser convertidos o importados del lugar de almacenamiento existente al nuevo DMS. Un proveedor de servicios completos de DMS ofrecerá recursos para ayudar en la migración.
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