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Microsoft Excel: Cómo automatizar los enlaces de los archivos de texto

Por David Ringstrom, CPA

Hace algún tiempo, expliqué cómo usar el Asistente de Texto a Columnas de Excel para separar el texto dentro de una hoja de cálculo en columnas. Aunque este enfoque es útil para los datos que están en una hoja de cálculo, en otros casos, es posible que desee vincular las hojas de cálculo a archivos de texto que cambian periódicamente. En este artículo, te guiaré a través de los pasos para automatizar este proceso.

Microsoft Excel: Cómo automatizar los enlaces de los archivos de texto

Un método común para acceder a los archivos de texto es a través del cuadro de diálogo Abrir. Como se muestra en la Figura 1, puede elegir entre varios tipos de archivos, incluidos los archivos de texto. Según el tipo de archivo, Excel puede separar automáticamente los datos en columnas, como se muestra en la Figura 2, o dejar todos los datos en una sola columna, como se muestra en la Figura 3. Los datos, como los que se muestran en la Figura 3, pueden entonces separarse en columnas manualmente por medio del Asistente de Texto a Columnas.

Figura 1: Puedes elegir entre varios tipos de archivos en el cuadro de diálogo Abrir.

Figura 2: Excel separó automáticamente los datos en columnas.

Figura 3: Excel dejó todos los datos en una sola columna.

Sin embargo, muchos usuarios no se dan cuenta de que hay una forma alternativa de acceder a los archivos de texto que puede minimizar los pasos e incluso automatizar la integración de datos basados en archivos de texto en las hojas de cálculo. Para hacerlo:

  • Excel 2007 y posteriores: Elija Desde el texto en la sección Obtener datos externos de la pestaña Datos.
  • Excel 2003 y anteriores: Elija Datos, Importar datos externos y luego Importar datos.

En este punto, en cualquier versión de Excel, se le presentará una variación del cuadro de diálogo Abrir:

  • Excel 2007 y posteriores: El cuadro de diálogo se denomina Importar archivos de texto.
  • En Excel 2003 y anteriores: El cuadro de diálogo se denomina Seleccionar fuente de datos.

Independientemente de su versión de Excel, busque su archivo de texto y haga clic en el botón Importar. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo denominado Asistente para la importación de texto. Este asistente es idéntico al Asistente de Texto a Columnas, pero recorreré los pasos para quien no esté familiarizado con ninguno de los dos:

En la primera pantalla del asistente, indica si su archivo de texto está delimitado por un ancho fijo:

  • Delimitado: Significa que hay un separador entre cada campo, como un tabulador, una coma, un espacio, un punto y coma, o quizás el carácter |, que se denomina símbolo de la pipa.
  • Ancho fijo: Significa que a cada campo se le asigna un número específico de caracteres, lo que significa que los datos se alinean uniformemente en columnas.

Como se muestra en la Figura 4, una ventana de vista previa de datos le muestra las primeras filas del archivo de texto como ayuda para determinar el tipo de archivo. Una vez que elija el ancho delimitado o fijo, haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso del asistente.

Figura 4: Excel proporciona una ventana de vista previa de datos en la que se pueden ver las primeras filas de su archivo de texto.

Si elige delimitado, el segundo paso del asistente se verá como la Figura 5, de la cual puede elegir entre los delimitadores estándar o introducir un delimitador de su elección, como el símbolo de la tubería en el campo Otros. A pesar de la engañosa anchura del campo Otro, sólo puedes colocar un único carácter en este campo.

Figura 5: Si seleccionaste Delimitado en el Paso 1 del Asistente para la importación de texto, seleccionas tu delimitador en el Paso 2.

Alternativamente, si eliges ancho fijo, la segunda pantalla del asistente se verá como la Figura 6. Excel intentará posicionar automáticamente los saltos entre cada columna. Puede reposicionar estos saltos de columna arrastrándolos a la izquierda o a la derecha. Haz doble clic en un salto para eliminarlo o haz clic una vez entre dos campos para insertar un salto de columna.

Figura 6: Si seleccionaste un ancho fijo en el Paso 1 del Asistente para la importación de texto, puedes establecer los anchos de campo en el Paso 2.

Una vez que haya especificado un delimitador o confirmado los saltos de columna, haga clic en Siguiente para pasar al tercer paso del asistente. Este paso le permite aplicar varios ajustes a las columnas dentro de su archivo de texto. De forma predeterminada, cada campo está marcado como General, lo que significa que se importará en la hoja de cálculo sin que se aplique ningún formato en particular. Esto significa que se eliminarán los ceros a la izquierda y las fechas en formatos como aaaa-mm-dd se tratarán como texto dentro de la hoja de cálculo. En lugar de aceptar el valor predeterminado de General, puedes elegir entre otras tres opciones:

  1. Texto: Esta opción indica a Excel que trate una columna como texto, lo que significa que los ceros a la izquierda se conservarán en las columnas que contengan valores numéricos, como los códigos postales.
  2. Fecha: Esta opción indica a Excel que convierta una columna en una fecha. Cuando se elige esta opción, se debe especificar el formato de fecha utilizado en el archivo de texto, como por ejemplo aaaa-mm-dd. Excel convertirá estas fechas al formato de fecha estándar para las hojas de cálculo de Excel.
  3. No importar (Skip): Esta opción le indica a Excel que, en efecto, tire las columnas innecesarias dentro del archivo de texto. El archivo de texto original permanecerá intacto, pero las columnas que marques como No importar no aparecerán en tu hoja de cálculo.

Una vez que hayas cambiado cualquier configuración en el paso 3 del asistente y hayas hecho clic en Finalizar, aparecerá el cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 7. Una vez que confirmes la ubicación donde deben residir los datos del archivo de texto, haz clic en el botón Propiedades. El cuadro de diálogo que se muestra en la Figura a 8 revela la configuración que utilizo con frecuencia para automatizar las conexiones a los archivos de texto:

Figura 7: El cuadro de diálogo Importar datos aparece una vez que has hecho clic en Finalizar en el Asistente para la importación de texto.

  • Pedir el nombre del archivo en la actualización: Desactiva esta opción si estás estableciendo un enlace permanente a un archivo de texto específico, o déjala activada si vas a traer un archivo de texto diferente cada vez que actualices.
  • Actualizar datos en Archivo Abierto: Esta opción asegura que los datos del archivo de texto se importen en tu hoja de cálculo automáticamente. Es una oportunidad de automatización importante, ya que establece un vínculo de “establecer y olvidar” con los archivos de texto. Alternativamente, dejas esta opción desactivada y actualizas manualmente los datos, como describiré en un momento.
  • Rellena las fórmulas en las columnas adyacentes a los datos: Uno de mis aspectos favoritos de Excel es esta capacidad de tener cualquier fórmula que coloco a la derecha de los datos de un archivo de texto para ser copiada en filas adicionales, o eliminada de filas innecesarias, siempre que refresco los datos de un archivo de texto. Esto me permite establecer conexiones establecidas y olvidadas con datos basados en archivos de texto.

Figura 8: El cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos externos permite automatizar las conexiones con los archivos de texto.

Haga clic en OK dos veces para completar el proceso de importación. En adelante, puede refrescar manualmente los datos haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda dentro de los datos actuales y eligiendo Refrescar, como se muestra en la Figura 9. Para volver al cuadro de diálogo Propiedades que se muestra en la Figura 8, haga clic con el botón derecho del ratón en los datos y elija Propiedades del intervalo de datos. Para reemplazar los datos actuales por los de otro archivo de texto, elija Editar importación de texto en el menú de clic derecho. Se le pedirá que vuelva a recorrer el Asistente para la importación de texto, como se describió anteriormente.

Figura 9: Haga clic con el botón derecho del ratón en una celda y seleccione Refrescar para refrescar manualmente sus datos.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .