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Microsoft Access: Mejor complemento de hoja de cálculo

Por Simon Hurst

De las aplicaciones de oficina principal utilizadas en las empresas profesionales, los procesadores de texto son los menos utilizados, las hojas de cálculo las más sobreutilizadas y las bases de datos las más infrautilizadas. Ello se debe en parte a que las aplicaciones de bases de datos se consideran a menudo dominio exclusivo de los desarrolladores experimentados, que las utilizan para crear aplicaciones completas de bases de datos.

Microsoft Access: Mejor complemento de hoja de cálculo
Microsoft Access: Mejor complemento de hoja de cálculo

Esta es, en efecto, una de sus capacidades, pero las aplicaciones de bases de datos de escritorio también pueden utilizarse para desarrollar soluciones muy eficaces a una serie de problemas sin más conocimientos técnicos, y a menudo considerablemente menos, que los que se necesitarían para resolver el problema utilizando una hoja de cálculo. El verdadero beneficio para muchos usuarios de obtener cierta comprensión de las bases de datos no proviene de la creación de bases de datos autónomas, sino de la utilización o el trabajo con bases de datos para sacar más provecho de sus hojas de cálculo, procesadores de texto y aplicaciones de cuentas.

Think Link

Una característica fundamental de una base de datos es la posibilidad de vincularse fácilmente a las fuentes de datos existentes. Esto significa que se pueden explotar las capacidades de una base de datos sin tener que crear nunca sus propias tablas de datos o introducir un solo elemento de datos. Sin embargo, hay que tener alguna idea de cómo se construyen las bases de datos relacionales. Cualquiera que pueda utilizar una función de búsqueda en Excel debería poder hacer frente a esto sin demasiada dificultad.

Esta capacidad de vincularse a los datos existentes significa que no sólo se pueden utilizar las tablas de datos existentes de una sola fuente, sino también combinar datos de diferentes fuentes o añadir datos propios adicionales sin tener que interferir con ninguna base de datos o aplicación existente. Todo lo que se necesita es una comprensión básica y un vínculo fiable entre las diferentes tablas de datos, como un código de cliente único. Al hacer accesibles los datos de esta manera, puede hacer que el uso de las otras aplicaciones de la oficina sea mucho más eficiente y confiable.

Consideremos primero las hojas de cálculo. Una de las cosas que una hoja de cálculo puede hacer extremadamente bien es permitir el análisis interactivo y ad-hoc de los datos. Pero antes de nada, tienes que ser capaz de poner tus manos en los datos que quieres analizar.

He escuchado el argumento de que los proveedores de software deberían hacer mucho más para que los datos de sus aplicaciones sean accesibles a los usuarios de todas las capacidades técnicas, y no hay duda de que hay un elemento de verdad en ello. Sin embargo, hasta que todos ellos lo hagan, los usuarios tendrán que hacerlo ellos mismos, o pagar a alguien más para que lo haga por ellos. Incluso si los proveedores hicieran más, seguiría habiendo muchas ventajas en poder trabajar con confianza con las bases de datos. Por más fácil que sea para los proveedores que los usuarios obtengan los datos en sus propias aplicaciones, la comprensión de las bases de datos permite vincular los datos de diferentes aplicaciones y aumentar los datos que posee una aplicación con datos adicionales definidos por el usuario.

Por ejemplo, un cliente con el que trabajo necesitaba tomar alguna información de su sistema de órdenes de compra, categorizar las órdenes de una manera que su sistema de cuentas no permitía y luego realizar algún análisis ad-hoc. La empresa cliente utilizó una simple base de datos de Microsoft Access para vincularse a los datos pertinentes de su sistema de cuentas, creó un pequeño formulario de entrada de datos para permitir el ingreso de los datos de categorización adicionales y luego creó una simple consulta a la base de datos para producir la nueva tabla de datos categorizada. Luego vincularon una tabla pivote de Excel a esta consulta para poder analizar e informar sobre los datos según lo requerido.

Sin duda, podrían haber obtenido el mismo resultado exportando los datos a Excel y luego introduciendo las categorías manualmente en Excel, o tal vez utilizando las funciones de búsqueda y referencia de Excel. Sin embargo, invirtiendo una cantidad similar de tiempo en entender un poco sobre las bases de datos pudieron crear una solución más dinámica y fiable. Además, la comprensión de las bases de datos que obtuvieron les ha permitido resolver otros problemas similares de manera más rápida y eficiente de lo que podrían haber hecho utilizando sólo una hoja de cálculo.

Descarte el índice de tarjetas

En cuanto a las horas de uso, el procesamiento de textos puede ser la más utilizada de las aplicaciones de oficina, y a menudo la causa de la mayor cantidad de ineficiencia y pérdida de tiempo. Sólo recientemente, con la creciente concentración en la gestión de documentos, muchas prácticas han comenzado a abordar esta cuestión. Durante años, los consultorios han mantenido información detallada sobre sus clientes de forma centralizada en sistemas de contabilidad, impuestos o gestión de consultorios, pero han utilizado índices de tarjetas, Word AutoText, listas de contactos personales o el método Blue Peter (he aquí una carta al mismo cliente que hice anteriormente) para incluir en sus cartas las direcciones de esos mismos clientes. Las empresas con un modesto conocimiento de las bases de datos han podido automatizar los enlaces entre sus aplicaciones de WP y sus bases de datos, o por lo menos se han dado cuenta de su potencial y han utilizado a un tercero para que les ayude a hacerlo.

Se pueden obtener grandes beneficios sólo con el uso de las bases de datos para trabajar con otras aplicaciones, pero también se puede explorar el uso de las bases de datos por derecho propio. Es posible crear una base de datos sencilla con unas pocas tablas y consultas, sin necesidad de saber cómo trabajar con formularios e informes complicados â?” los asistentes de Microsoft Access pueden ayudarle a crear consultas, formularios e informes sencillos. Si se necesita crear una hoja de cálculo que requiera que el usuario introduzca cantidades significativas de datos estructurados, entonces una base de datos puede ser el mejor camino a seguir.

Un arma clave en la armería de software de tu oficina

Parece que hay una clara reticencia entre muchos contables a manejar las bases de datos. Cuando se contentan con utilizar hojas de cálculo para casi todo, las bases de datos tienden a utilizarse con mucha menos frecuencia, incluso cuando deberían ser la elección natural para resolver un problema particular.

Las bases de datos parecen ser vistas como la provincia de los desarrolladores donde las hojas de cálculo están bien para todos los usuarios. Sin embargo, en muchos aspectos las dos aplicaciones requieren niveles similares de habilidad. Las diferentes percepciones pueden ser el resultado de la falta de estructura inherente en una hoja de cálculo. Crear una hoja de cálculo fiable, eficiente y bien construida suele ser tan difícil y largo como crear una base de datos.

Sin embargo, las hojas de cálculo poco fiables, ineficientes y mal estructuradas pueden seguir pareciendo funcionar. Por el contrario, si la estructura básica de una base de datos es incorrecta, pronto se hace evidente y es casi seguro que se tendrán que resolver los problemas estructurales antes de proceder. Esto no debería desanimarte: el tiempo empleado en conseguir la estructura de una base de datos al principio es probable que sea mucho menor que el que se requiere para resolver una hoja de cálculo demasiado compleja.

No es necesario que usted mismo se convierta en un experto en bases de datos, pero comprender cómo funcionan las bases de datos y de qué son capaces podría ayudarle a identificar importantes oportunidades para que tanto usted como sus clientes resuelvan una serie de problemas informáticos de forma eficiente y fiable.