En primer lugar, la verdad sobre el software fiscal profesional es que selecciona automáticamente el método de contabilidad en efectivo para todas las declaraciones de negocios que usted presenta.
Sin embargo, la elección más importante que se hace en la declaración de impuestos inicial es el método de contabilidad. El efectivo se utiliza más comúnmente porque en los libros del contribuyente tendrán cuentas por cobrar, y el preparador de impuestos justificará el uso del efectivo porque no tendrá que reclamar como ingresos dinero que la empresa nunca vio.
Esto reduce efectivamente los ingresos imponibles porque las cuentas por cobrar no se tienen en cuenta. Si por alguna razón, en el futuro, se vuelve más ventajoso desde el punto de vista fiscal utilizar otro método de contabilidad, hay que presentar el formulario 3115 y obtener la aprobación del IRS para cambiar el método.
Si lo piensas, al presentar el formulario 3115 al IRS para cambiar el método de contabilidad, básicamente le estás diciendo al IRS que nunca has contado los ingresos y gastos correctamente. Y el cambio que estás pidiendo reflejará claramente los ingresos y los gastos.
No sé ustedes, pero mi opinión sobre la presentación de este formulario es que está llamando la atención sobre cada declaración de impuestos presentada anteriormente porque los ingresos y los gastos nunca se reflejaron de manera correcta, y el IRS puede decidir auditar esos años anteriores para ver qué es lo que está mal en ellos.
Antes de presentar la primera declaración de impuestos de una empresa, tendré una conversación con el propietario del negocio sobre su empresa, donde le preguntaré sobre sus planes de un año, cinco años y diez años. La mayoría de los clientes utilizan un sistema de contabilidad como QuickBooks, y lo único que registrarán son sus facturas en el sistema. Rara vez una empresa lleva un registro de las cuentas por pagar. Por lo tanto, seleccionar efectivo sólo en base a estas declaraciones es una mala práctica límite.
Con arreglo a otro método, como el del devengo, los ingresos se reconocen cuando la empresa tiene derecho a ellos, que es donde entrarán las cuentas por cobrar. Pero una cosa que se pierde es que con el método del devengo, se puede hacer coincidir los gastos con los ingresos, lo que significa que se pueden acumular ciertos gastos que la empresa está contractualmente obligada a pagar, en función de los ingresos que se están declarando. Estos gastos incluyen alquiler, salarios, beneficios de los empleados, pagos a subcontratistas, y cualquier otra cosa que coincida con los ingresos nunca recibidos.
En años posteriores, el método del devengo puede convertirse en una poderosa herramienta de planificación fiscal, en el sentido de que la equiparación de los gastos con los ingresos puede producir gastos más altos que los ingresos devengados, creando naturalmente una deducción fiscal. Por eso es importante tener estas conversaciones con los dueños del negocio antes de presentar la primera declaración.
El método del dinero en efectivo es bastante sencillo, eliminas las cuentas por cobrar y por pagar, y tienes ingresos imponibles, donde el método del devengado te permite jugar un juego legal de acumular la mayoría de los gastos. Con el dinero en efectivo, básicamente no hay espacio de maniobra para preparar la declaración.
Un par de palabras de nota: Cuando una empresa alcanza un determinado umbral de ingresos, se le exige que utilice el método del devengo sin solicitarlo. Además, la selección del método de caja requiere que, año tras año, se convierta al método de caja a partir de un estado de cuentas basado en valores devengados. En mi experiencia, QuickBooks imprimirá un estado financiero de caja o de acumulación. Sin embargo, he aprendido que cuando el programa hace esta conversión de acumulación a efectivo, está mal, así que hago todas mis conversiones a mano.
El método de contabilidad final que se puede utilizar es probablemente el menos comprendido. El método híbrido de contabilidad se utiliza cuando se desea utilizar el método de contabilidad de caja para los ingresos y gastos y el método de acumulación para el inventario. Este método se utilizaría si la empresa tiene pocas o ninguna cuenta por cobrar y por pagar pero tiene inventario.
El cálculo de las existencias según el método de los valores devengados tiende a exagerar, por la devolución, el costo de los bienes vendidos (COGS), mientras que los ingresos y los gastos no se reflejan. Es un beneficio para ciertas empresas.
La presentación de la declaración de impuestos de la primera empresa es muy importante, debido a la elección del método de contabilidad. Una palabra de nota, si hay una segunda compañía, con accionistas relacionados, todas las compañías DEBEN usar el mismo método de contabilidad.