A pesar de que se habla de automatización, los contadores siguen teniendo una gran demanda en el ámbito digital; sin embargo, esa demanda está empezando a cambiar, ya que la naturaleza de la contabilidad en la era digital está pasando de un enfoque puramente matemático a las expectativas de un enfoque más holístico que también tiene en cuenta la participación humana.
Por eso es muy importante que los contadores adopten las mejores prácticas que los distingan de la competencia y les garanticen un trabajo. Este artículo aborda algunas de las mejores prácticas que los contadores deben adoptar.
Incluya herramientas de contabilidad en su práctica
La era digital ha traído consigo la conveniencia y la eficiencia modernas. Las herramientas de contabilidad hacen el trabajo simple, manejable y rápido. Pero no es por eso que los contadores deben hacer uso de estas herramientas. El modelo de desarrollo actual gira en torno a la construcción de herramientas que pueden ser utilizadas por personas que no tienen el conocimiento de fondo en un campo en particular. En este caso, los empresarios pueden familiarizarse y utilizar fácilmente las herramientas de contabilidad, eliminando así la necesidad de un contador. No obstante, un contador que hace uso de esas herramientas no sólo muestra un compromiso con la calidad y la eficiencia de la prestación de servicios, sino que presenta nuevas formas de incorporar las herramientas en el sistema. Su nueva aportación sobre la forma de utilizar estas herramientas lo hace prescindible y contribuye en gran medida a garantizar su seguridad laboral.
Invertir en seguridad cibernética
La seguridad cibernética es una de las principales preocupaciones de las empresas de todo el mundo. Esto es especialmente así después de que numerosos ataques costaran a las empresas miles de millones de dólares en ingresos sólo en 2017. El objetivo de la mayoría de los piratas informáticos es la información sensible, como los secretos comerciales, la información de identificación y financiera, etc. Desafortunadamente para los contadores, esto los pone en medio de la ciberguerra. Los contadores tratan con información altamente sensible, lo que los convierte en objetivos ideales para el hacking. Las tendencias indican que el cibercrimen está pasando de la piratería de sistemas electrónicos a la piratería de personas a través de la ingeniería social organizada, lo que representa un problema aún más grave para los contadores. Por ello, como necesidad, la ciberseguridad debe estar en el centro de las mejores prácticas para los contadores en la era digital.
Actualmente, la ciberseguridad es más que la simple instalación de programas de seguridad. Implica reconocer el alcance y la gravedad de la amenaza, comprender sus riesgos y vulnerabilidades y tomar medidas activas para protegerse contra estas amenazas. Por ejemplo, las inversiones proactivas en ciberseguridad, como la inversión en una VPN, le habrían protegido de la vulnerabilidad de WPA2. Aunque los contables deberían invertir en consultores de seguridad, no deberían dejar todas las responsabilidades a estos expertos. En su lugar, deben mantenerse al tanto de la situación y de cualquier problema que surja en el mundo de la ciberseguridad. Cuestiones como la ingeniería social, por ejemplo, deben ser bien abordadas y comprendidas para una mejor gestión y protección.
Garantizar altos estándares éticos
Una vez más, esto se reduce a la naturaleza sensible de la información que los contadores tienen que manejar. Para que las empresas le confíen la responsabilidad de manejar toda su información financiera, debe proporcionar garantías sólidas. Estas garantías deben basarse en un alto estándar ético. La gente necesita confiar en que su información no será mal utilizada o vendida con fines de lucro. Las empresas están adoptando cada vez más los grandes datos en sus operaciones, lo que significa la recopilación de datos aún más sensibles del cliente. Esto aumenta enormemente lo que está en juego. Desafortunadamente, una certificación de la CPA no es una prueba de un estándar ético y depende del contador asegurarse de que heshe sigue el código de ética al pie de la letra. La información debe permanecer confidencial y se deben tomar medidas para asegurar que siga siendo así.
Hacer uso de sistemas descentralizados
Como contador, a menudo tienes que tratar con muchos conjuntos de datos diferentes y separados a la vez. Por comodidad y eficiencia, puede que te resulte más fácil agrupar toda la información en un solo repositorio. Desafortunadamente, esto crea una enorme laguna de seguridad que puede ser fácilmente explotada. Un sistema tan centralizado sería literalmente una mina de oro para los hackers si accedieran a él. Una de las mejores prácticas que los contadores necesitan implementar en la era digital es el uso de sistemas descentralizados. Por ejemplo, cada conjunto de datos debería mantenerse en un depósito diferente y seguro. Cada uno de esos depósitos debería contar con las medidas de seguridad más estrictas disponibles, como los inicios de sesión de autenticación de dos factores, la limitación del acceso de los administradores a sólo dos personas diferentes, etc.
La preocupación de la mayoría de los contadores es que este tipo de sistema comprometería la eficiencia y la conveniencia necesarias para la prestación de un servicio de calidad. Pero la belleza de usar software y herramientas de contabilidad es que ellos dan cuenta de tales ocurrencias. Hay varios programas de contabilidad en el mercado que consolidan los datos de múltiples fuentes siempre que la fuente de datos esté claramente definida. Eso significa que se consiguen mantener los altos niveles de eficiencia mientras se garantiza la seguridad.
No obstante, la seguridad no es el único beneficio de los sistemas descentralizados. Otro beneficio es la capacidad de controlar y regular el flujo de información. Con un sistema descentralizado, es fácil rastrear quién maneja qué y regular ese flujo en consecuencia.
Tomar un seguro
El seguro es otra de las mejores prácticas esenciales para los contadores en la era digital. Hay varios tipos de seguros disponibles para los contadores, como el seguro de propiedad, el seguro de responsabilidad profesional, el seguro de errores y omisiones, el seguro de responsabilidad cibernética, entre otros. Contratar un seguro indica que aprecias la responsabilidad que te da la gente y que no dejas nada al azar. Y lo que es más importante, te proporciona la cobertura que necesitas para operar en un mundo en el que, a pesar de nuestros mejores esfuerzos, los accidentes y los errores siguen ocurriendo. Aunque debes tomar todas las medidas activas para garantizar que llevas a cabo tu negocio de manera incuestionable, siempre debes incluir la posibilidad de estar comprometido de una manera u otra. El seguro te protege tanto como a tus clientes.
Invertir en abogados
Como el seguro, esto es tanto para su protección como para sus clientes. Tener un abogado de oficio le permite adelantarse a cualquier situación legal conflictiva que pueda surgir. Por ejemplo, si el gobierno te ordena revelar la información de un cliente, deberías al menos impugnar esa orden en la corte. Los abogados son una necesidad en los tiempos financieros actuales, especialmente para evitar que las personas en posiciones de autoridad ejerzan demasiado esa autoridad.
Aprendizaje continuo
Lo interesante del mundo digital en el que vivimos es lo rápido que las cosas se vuelven obsoletas. Las tecnologías, el software, las herramientas y los métodos operativos están sujetos a cambios. Como parte de las mejores prácticas para los contadores, el aprendizaje continuo le proporciona una ventaja muy necesaria en un mundo que parece estar siempre en movimiento. El aprendizaje le permite crecer como contador y desarrollar estrategias efectivas para manejar los temas emergentes. Mencioné anteriormente que la contabilidad ha pasado de su enfoque centrado en las matemáticas a uno más holístico. Por eso no deberías restringir tu experiencia de aprendizaje a sólo la contabilidad. La comprensión de las operaciones comerciales, por ejemplo, te permite modelar tus servicios de manera que sirva mejor a tus clientes. Por ejemplo, el crecimiento de la analítica de Big Data en los negocios tiene un impacto en la contabilidad tanto como en otros aspectos del negocio como el marketing y las ventas.
Incorpore otros campos a su empresa
Cuando lees los consejos de contabilidad para empresas que están disponibles en línea, te das cuenta de muchos factores recurrentes. Uno de ellos es la necesidad de una contabilidad bien integrada. Dicha contabilidad incluye campos como la asistencia técnica y los departamentos legales. Como contador, deberías hacer de esto una parte de tu modelo operativo. Al incorporar otros campos, usted proporciona un servicio totalmente integrado para sus clientes, lo que elimina la necesidad de que busquen otras empresas. Esto es beneficioso de varias maneras, una de las cuales es proporcionarle un mayor control sobre la información y limitar las fugas y otras complicaciones.
Otro beneficio clave es que aumenta la eficiencia, ya que no hay que esperar a que la información sea procesada por otras empresas. Más aún, puedes manejar los problemas de manera más efectiva. Por ejemplo, si necesita actualizaciones del sistema o nuevo software, su equipo técnico puede manejarlo fácilmente sin comprometer las operaciones de toda la empresa.
Comida para llevar
Las mejores prácticas para los contadores mejoran la prestación de servicios, garantizando al mismo tiempo la plena protección tanto de los clientes como de los contadores. En la era digital, las amenazas son mucho más sofisticadas y dinámicas, lo que obliga a los contadores a ser flexibles y adaptables. Por consiguiente, la adopción de prácticas óptimas debe establecerse de manera que no comprometa esa flexibilidad o adaptabilidad. Debe ser posible rastrear y vigilar estas prácticas, así como evaluar su eficacia en su práctica.
Por ejemplo, ¿cuáles son sus responsabilidades y cuán amplia es su cobertura? ¿Cubre el seguro todas estas responsabilidades o todavía necesita cobertura adicional? Estas evaluaciones deberían ayudarle a mantenerse por delante de su competencia y de cualquier otra persona que quisiera comprometer sus servicios, como los hackers.