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Mejores prácticas para el trabajo a distancia

En las últimas dos semanas, hemos sido empujados a un valiente – o al menos a un extraño – mundo nuevo. El distanciamiento social ha significado que hemos tenido que cambiar todo, desde cómo trabajamos hasta cómo pasamos nuestro tiempo libre prácticamente de la noche a la mañana.

Al mismo tiempo, nuestros clientes nos necesitan ahora más que nunca. Ya sea que necesiten actualizar sus libros inmediatamente para solicitar un préstamo o una proyección de flujo de caja para determinar cuánto tiempo sus negocios pueden sobrevivir con ingresos reducidos, los propietarios de negocios están recurriendo a sus contadores y contables para obtener asesoramiento inmediato.

Mejores prácticas para el trabajo a distancia
Mejores prácticas para el trabajo a distancia

Esto significa que aunque gran parte del país se ha encontrado tristemente con un poco demasiado tiempo libre, nosotros – y nuestros empleados – tenemos el reto no sólo de manejar el aumento de la demanda de nuestros servicios, sino también de gestionar entornos de trabajo remotos.

Dos de las principales preocupaciones que enfrentan los contadores y tenedores de libros en este momento es cómo mantener a los empleados responsables mientras trabajan desde casa y cómo asegurarse de que los datos de sus clientes -y de su empresa- permanezcan seguros.

Rendición de cuentas de los empleados

En otras circunstancias, sus empleados podrían estar encantados con la oportunidad de evitar los desplazamientos diarios y trabajar en pijama. En este momento, sin embargo, podrían estar abrumados por la perspectiva de convertir una parte de sus casas en espacio de oficina, manejar niños que de repente están siendo educados a distancia, y la distracción de las casi constantes actualizaciones sobre el estado de nuestro sistema de salud y la economía.

Incluso sus empleados más centrados y dedicados apreciarán alguna responsabilidad para ayudarles a navegar por estos cambios. Implementar estas sugerencias de responsabilidad también le ayudará a sentirse más seguro de que el trabajo del cliente se está manejando de manera efectiva y eficiente.

Reunión diaria

Tener una breve (15-20 minutos) reunión diaria “stand-up” ayuda a mantener a todos conectados y responsables, incluso cuando todos están trabajando en la oficina. También les da a sus empleados una apariencia de un horario normal de inicio de la jornada laboral mientras trabajan a distancia.

Programe una reunión a través de Zoom u otra plataforma de reunión virtual al comienzo de cada día, a la misma hora en que sus empleados se reportarán a la oficina. Establezca la regla de que todos se reporten a tiempo, como lo harían en la oficina, y que las cámaras estén encendidas. Esto asegura que todo el mundo se involucre y proporcione un “tiempo cara a cara” con los compañeros de trabajo.

Empieza por dar una actualización del “panorama general” de tu negocio. Esto puede ser las fechas límite que se acercan, nuevas iniciativas que quiere lanzar, o cualquier otra cosa que compartiría con su equipo a diario.

Entonces, dale a cada miembro del equipo hasta tres minutos para compartir:

  1. Lo que lograron ayer.
  2. Lo que lograrán hoy.
  3. Lo que pasa con ellos personalmente.

Esta reunión diaria (la llamamos “Huddle” en Profit First Professionals) ayudará a sus empleados a sentirse conectados con otros miembros de su equipo. También te ayudará a vigilar qué empleados pueden estar luchando con su nueva situación de trabajo a distancia, para que puedas echar una mano.

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Crear un Tablero de Control

Lo primero es lo primero: NO TE PASES DE LA RAYA. Tu tablero no tiene que ser elegante. Un simple tablero de Trello – o incluso un Google Sheet – será suficiente.

El propósito del tablero de mandos es dar a sus empleados un lugar al que acudir para ponerle al día sobre el estado de cada proyecto en el que están trabajando, sin que usted se vea inundado con docenas de correos electrónicos cada día. Cuando todos los empleados pueden ver el tablero, y cuando saben que tú también lo estás viendo, puede surgir una pequeña competencia amistosa. Esto ayuda a mantener a todos productivos y responsables.

Establecer un ambiente de trabajo conjunto

Algunos empleados trabajan bien en aislamiento; otros prosperan trabajando alrededor de otros. Abre una reunión virtual usando Zoom, Skype, GoToMeeting o cualquier otro software de videoconferencia, y anima a los empleados a iniciar sesión para trabajar con los miembros de su equipo. Esto permitirá que todos continúen colaborando y manteniendo intacta la camaradería de la oficina, incluso mientras todos trabajan separados.

Ser flexible

Puede parecer contrario a la intuición, pero ser flexible con sus empleados puede ayudarles a ser más responsables. Cuando saben que usted confía en ellos para hacer su trabajo, harán todo lo posible para asegurarse de no defraudarlo a usted (o a sus clientes).

Seguridad de los datos

Un área en la que tú no quieres ser flexible con tus nuevos trabajadores remotos es la seguridad de los datos. Desafortunadamente, hay algunos malos operadores por ahí que ven este aumento de trabajo remoto como la oportunidad perfecta para robar datos para sus propios usos.

Quería ir más allá del típico consejo de “asegurarse de que el software antivirus de todo el mundo está actualizado y que están usando una conexión segura a Internet”, así que le pedí a Chris Burns, propietario de Techie Gurus en Sterling Heights, MI, algunos consejos para mantener los datos seguros mientras se trabaja de forma remota. “Lo más difícil del clima actual es tratar de salvar la brecha entre la productividad y la seguridad”, dice Chris.”Este brote va a cambiar fundamentalmente la forma en que las empresas piensan sobre su TI y la seguridad.”

Así es como Chris recomienda salvar la brecha entre la productividad y la seguridad, tanto ahora como en el futuro.

Tener la protección adecuada

Cosas como los cortafuegos y los antivirus son esenciales pero no son suficientes para la mayoría de las empresas.La mejor protección de seguridad que una empresa puede poner en marcha es la autenticación multifactorial (MFA).Microsoft afirma que el 99% de la mayoría de los ataques a las cuentas se pueden detener con sólo tener MFA. Casi todos los proveedores de software en la nube ofrecen una forma de habilitar el MFA ya sea a través de un mensaje de texto o a través de una aplicación en su teléfono, y no puedo enfatizar lo suficientemente la rapidez con la que debe aplicar esto para todos los usuarios de su empresa.Con los hackers intentando que la gente haga clic en los enlaces de los correos electrónicos de phishing, deberías tenerlo al menos habilitado en todas las cuentas de correo electrónico.Tanto Google G Suite como Microsoft Office 365 ofrecen MFA que son fáciles de implementar y usar.

Escritorios virtuales

Un error común es que el acceso remoto a través de una Red Privada Virtual (VPN) lo resuelve todo. Las VPN son geniales cuando se implementan correctamente, pero también crean diferentes problemas. Una VPN mal configurada puede llevar a graves problemas de seguridad que pueden exponer los datos privados a personas no autorizadas. Además, las VPNs carecen de la eficiencia de red de otras tecnologías, por lo que ejercen una presión sobre el ancho de banda que es tan crítica ahora mismo con todos los que trabajan desde casa.

Una mejor solución para los trabajadores remotos es pasar a una infraestructura de escritorio virtual (VDI) o al menos tener una herramienta de acceso remoto para conectarse a las computadoras que se encuentran en la empresa. VDI está alojando escritorios virtuales en servidores en una ubicación segura como un centro de datos o una nube pública como Amazon AWS o Microsoft Azure. Esto permite a los usuarios conectarse desde cualquier lugar y trabajar para poder estar en la oficina o en casa durante el cierre. Tanto el VDI como el software de acceso remoto son mucho más amigables con el ancho de banda, porque sólo transmiten cosas como movimientos de ratón y pulsaciones de teclas. Ambos ofrecen una mejor seguridad porque las vulnerabilidades de fuga de datos como el mapeo del portapapeles y la impresión pueden ser desactivadas. VDI requiere más planificación y ofrece mejor seguridad porque los datos estarán en un centro de datos y no en un local. El software de acceso remoto es mucho más fácil de implementar y es preferible cuando el tiempo de despliegue es crítico… ¡como durante un cierre ordenado por el gobierno!

Busque el asesoramiento de expertos

Chris tiene un consejo más: “No puedo enfatizar lo suficiente cuánto deberías buscar un profesional de la informática cualificado para discutir cualquiera de estas opciones durante este tiempo. La mayor parte de esto se puede implementar de forma remota para mantener el riesgo bajo para sus empleados, usted y su proveedor de TI. Una vez que se asiente el polvo y todos pasemos por esto, todo el mundo debería examinar su TI en general y desarrollar un mejor plan para su empresa para hacer frente a situaciones como COVID-19 o incluso desastres naturales. Cuanto mejor preparada esté la empresa para manejar situaciones como ésta, mejor será a largo plazo”.

Como profesionales de los servicios financieros, somos los “primeros en responder” para los negocios de nuestros clientes. Al igual que los primeros en responder en el campo de la medicina, nosotros – y nuestros empleados – debemos operar tan efectiva y eficientemente como sea posible para cuidar de nuestros clientes durante estos tiempos. Asegurarse de que sus empleados sean responsables y estén bien atendidos y que los datos que sus clientes le confían sean seguros le ayudará a centrarse más en las necesidades de sus clientes.

Los tiempos difíciles suelen ser los tiempos de mayores oportunidades. Aunque las cosas se han desgarrado un poco en las últimas semanas, saldremos de esto más fuertes que nunca.