Hace unas tres décadas, cuando presenté mi primer curso sobre la eficiencia de la auditoría, la clave era simplemente empezar con las normas profesionales y encontrar la manera más eficiente de cumplirlas. Esencialmente esto sigue siendo cierto, pero hay mejoras por hacer.
Esta serie de 10 artículos se centrará en las formas de mejorar el proceso de auditoría, reducir los costos de auditoría y permitir que las empresas de contadores públicos ganen algo de dinero con los encargos de auditoría. Este primer artículo de la serie comienza con algunas orientaciones fundamentales para seleccionar los clientes adecuados para mejorar el compromiso general de auditoría y la rentabilidad de la empresa.
Empezando con los estándares
La Declaración de la AICPA sobre la norma de control de calidad Nº 8 (QC-10, que puede obtenerse gratuitamente en www.aicpa.org) exige que una empresa establezca y documente políticas y procedimientos para, entre otras cosas, aceptar y mantener clientes y compromisos.Dice en el párrafo .27:
«La empresa debe establecer políticas y procedimientos para la aceptación y la continuación de las relaciones con los clientes y los compromisos específicos, diseñados para proporcionar a la empresa una garantía razonable de que emprenderá o continuará las relaciones y los compromisos sólo cuando la empresa:
- es competente para llevar a cabo el compromiso y tiene las capacidades, incluido el tiempo y los recursos, para hacerlo; (Ref: par. .A11)
- puede cumplir con los requisitos legales y éticos pertinentes; y
- ha considerado la integridad del cliente y no tiene información que lo lleve a concluir que el cliente carece de integridad. (Ref: par. .A12-.A13)»
La sección AU-C 220 de las Normas Aclaradas de Auditoría de la AICPA (que pueden descargarse gratuitamente de www.aicpa.org) establece en el párrafo .14:
«El socio del compromiso debe estar convencido de que se han seguido los procedimientos adecuados en cuanto a la aceptación y la continuación de las relaciones con los clientes y los compromisos de auditoría y debe determinar que las conclusiones a las que se llegue a este respecto sean adecuadas. (Ref: par. .A7-.A8)»
Los procedimientos de aceptación y continuidad del cliente normalmente incluyen la evaluación de la integridad de la administración, el uso de los estados financieros y los problemas de empresa en marcha.
Haciendo la investigación del cliente
Para cumplir con estas normas profesionales, los líderes de los compromisos deben hacer o aprobar una investigación de las nuevas entidades clientes y su gestión en los primeros compromisos.Estos asuntos deben ser considerados y revisados para los compromisos continuos:
- La firma CPA es independiente de hecho y de apariencia.
- La empresa CPA está calificada para llevar a cabo el compromiso.
- La dirección es honesta y no está involucrada en actos ilegales.
- El sistema de presentación de informes financieros de la entidad puede proporcionar, y la administración tiene la intención de proporcionar, estados financieros que se presenten de manera adecuada.
Los procedimientos de investigación del auditor pueden incluir:
- Obtención de información crediticia de la empresa y sus funcionarios.
- Discusión del posible cliente con los banqueros y abogados de la empresa.
- Preguntar a la dirección del cliente potencial por qué la empresa está cambiando los CPA.
- Obteniendo el permiso de la compañía para comunicarse con sus antiguos auditores.
- Hacer averiguaciones a los antiguos auditores sobre desacuerdos, la integridad de la dirección, los honorarios no cobrados u otras razones por las que no se debe aceptar el compromiso.
- Revisando los informes de los antiguos auditores.
- Preguntar a la dirección si algún oficial o director ha sido condenado por un crimen.
Las ayudas para la aceptación de clientes y la continuación de la práctica normalmente están diseñadas para facilitar las investigaciones de clientes nuevos y continuos. Estos formularios deben ser revisados y actualizados para evaluar anualmente la asociación continua con un cliente y un compromiso.
La investigación de posibles nuevos clientes y la evaluación continua de los clientes existentes proporcionan información que permite a una empresa de contadores públicos determinar que un cliente cumple sus normas de calidad. Una vez que se toma la decisión de aceptar o continuar una relación con un cliente, la calidad del personal del cliente debe evaluarse en general como alta, de alta competencia y de alta integridad. Estos atributos constituyen la base de otros procedimientos de evaluación de riesgos.
Rechazo de la aceptación o terminación de relaciones continuas
La mayoría de los profesionales estarán de acuerdo en que los clientes problemáticos son casi siempre los menos rentables.Los mayores quejosos de las facturas suelen ser los clientes que más tiempo consumen para atenderlos.
Los clientes que no contratan empleados competentes suelen hacer más preguntas y demandan más atención. Los clientes más pequeños son generalmente los menos capitalizados y los más propensos a las dificultades financieras.
Es muy probable que el personal directivo de los clientes con dificultades financieras anule los controles internos y cometa fraude. Los clientes con amenazas a la existencia continua son más propensos a fallar… y a demandar a sus auditores o contadores para tratar de recuperar las pérdidas!
Terminar las relaciones con los clientes es difícil para la mayoría de los contadores públicos. ¡Se requiere un gran coraje! Muchos clientes problemáticos son viejos amigos, y no queremos perder esas relaciones (¡o tal vez nuestro compañero de golf!).
En general, la pérdida potencial de flujo de dinero nos da miedo.¡A veces podemos tener miedo de no poder reemplazar a estos clientes problemáticos y que tengamos que dejar de comer un día a la semana!Así que sonreímos y sufrimos con los problemas.
La verdad es que las empresas de contadores públicos que anualmente dan de baja a sus clientes menos deseados tienen más tiempo para desarrollar nuevas relaciones con clientes de mayor calidad que aumentan el compromiso y la rentabilidad de la empresa. A medida que la calidad de la cartera de clientes de una empresa mejora y los beneficios aumentan, el personal de la empresa también disfruta de una mayor satisfacción y cumplimiento al atender las necesidades de los clientes.
Muchos profesionales pueden atestiguar que la depuración anual de su lista de clientes ha contribuido directamente al crecimiento de su empresa, tanto en lo que respecta a los ingresos totales como a la remuneración de los empleados. Seleccionar y servir a los clientes de auditoría adecuados es el primer paso para mejorar el proceso de auditoría!