Por David Ringstrom, CPA
Mi observación no científica es que la función SUM es la más utilizada en las hojas de cálculo de Excel. Esta función facilita la suma de varias celdas a la vez sin tener que añadir laboriosamente varias celdas juntas individualmente.
Llevando las cosas un paso más allá, la función de Autosuma facilita la suma instantánea de múltiples totales en una hoja de cálculo. Sin embargo, esta facilidad de uso introduce realmente un riesgo en las hojas de cálculo de Excel.
Digamos que necesitas totalizar los valores mostrados en la figura 1. En lugar de añadir manualmente la función SUM a las celdas B4:G4 y H2:H4, puedes usar dos atajos de teclado en su lugar:
- Haz clic una vez en la celda A1 y luego presiona Ctrl-A. Esto seleccionará el área contigua, que necesitamos expandir por una fila y una columna.
- Mantén pulsada la tecla Shift, luego toca la flecha hacia abajo, y luego la flecha derecha. En este punto, su selección debe parecerse al paso 1 de la figura 1.
- Presiona Alt-Equal Sign en Windows, o en una Mac, presiona Command-Shift-T. Alternativamente, puede hacer clic en el icono de Autosuma, que se parece a una E griega. Cualquiera de estas acciones debe sumar los totales de la fila 4 y la columna H simultáneamente. Asegúrate de seleccionar las celdas que deseas sumar; de lo contrario, la Autosuma colocará una función de Suma en la primera celda numérica dentro de la región actual de tu hoja de cálculo.
Figura 1: Puedes usar la Autosuma para sumar los totales de la fila de abajo y la columna de la derecha si amplías la selección inicial.
Esta técnica añadió las sumas necesarias, pero desafortunadamente, estas fórmulas que tan fácilmente añadimos no son a prueba de futuro, como se muestra en la figura 2. Así es como puede confirmar esto:
- Inserte una nueva fila en la fila 4 para que los totales bajen a la fila 5. Etiqueta la celda A4 como Peras, y luego introduce 1000 en las celdas B4 a G4.
- Fíjate en cómo los totales de la fila 5 no reflejan la cantidad adicional que se sumó para cada mes.
Figura 2: Los totales no reflejan la cantidad adicional que se ha sumado para cada mes.
Para corregir esto, necesitaríamos ajustar manualmente las fórmulas SUM de la fila 5 para incluir las filas 2 a 4, en lugar de las filas 2 y 3. Entonces tendríamos que recordar llevar a cabo esta acción cada vez que añadimos una nueva línea de productos. Afortunadamente, un simple cambio en el diseño de la hoja de cálculo puede liberarte de tener que acordarte de ajustar estas fórmulas como se muestra en la Figura 3:
- Inserte una fila en blanco justo encima de la fila total, que en este caso aparece ahora en la fila 5. Cambie la altura de la fila a la mitad de su altura normal. Una forma fácil de hacerlo es hacer clic en el número de fila en el marco de la hoja de cálculo y luego arrastrar la parte inferior de la fila ligeramente hacia arriba. A continuación, ajuste las fórmulas SUM de la fila 6 para que sean: =SUMA(B1:B5).
Figura 3: Inserte una fila en blanco justo encima de la fila total para evitar el ajuste de la fórmula SUM cada vez que se añada un nuevo elemento.
Notarán que incluí la fila 1 en la fórmula, así como la fila 5 en blanco. En adelante, si un usuario añade una nueva fila, la introducirá en la fila 2 o por encima de la 5. Nuestra función SUM abarcará automáticamente la(s) fila(s) adicional(es) sin más interacción de nuestra parte. Para mejorar la integridad de sus hojas de cálculo, asegúrese de que sus fórmulas SUM siempre sumen una fila por encima y otra por debajo de los números reales que está sumando.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .