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Mejorando su proceso de auditoría, Parte 9: Planificación para terminar el compromiso

Imagina el siguiente escenario: El contador encargado está casi listo con el trabajo de campo del compromiso cuando el CFO llama para decir que la sala en la que el personal de compromiso ha estado trabajando se necesita para las próximas tres semanas, a partir de mañana.

El contable encargado pregunta entonces al director financiero sobre la información que el encargado tiene en su lista de “partidas abiertas” y ella explica que no ha tenido tiempo de reunir la información solicitada, pero que debería completarla la primera parte de la próxima semana.

Mejorando su proceso de auditoría, Parte 9: Planificación para terminar el compromiso
Mejorando su proceso de auditoría, Parte 9: Planificación para terminar el compromiso

Al llegar a la oficina de la empresa CPA al día siguiente, el contador encargado tiene la esperanza de terminar su revisión de los documentos de trabajo de los asistentes y trabajar en el borrador de los estados financieros y las notas a pie de página. Desafortunadamente, su buzón de entrada tiene tres solicitudes de información de clientes y una nota de otro socio de la firma solicitando una reunión a media mañana.

La socia explica que tiene un trabajo de “crisis” para un cliente de una gran firma que debe ser completado en los próximos tres días y el encargado es la única persona que puede hacer el trabajo. Durante las próximas dos semanas, el encargado no puede volver para completar su auditoría.

Cuando puede volver a la auditoría, se pierde tiempo en volver a la oficina del cliente para obtener más información y encontrar al personal de contratación para limpiar las notas de revisión. Se pierde más tiempo tratando de obtener información del Director Financiero. Se necesita más trabajo para resolver los problemas que causa la información tardía y el contador encargado ya está sobre el presupuesto!

Como han aprendido muchos contadores públicos, la mayor parte del tiempo perdido y los excesos de presupuesto se producen en la fase de finalización de un compromiso. Un examen detenido de las razones de ello suele indicar que no se realizan las actividades de la contratación en los momentos adecuados.

En resumen, el hecho de no planificar eficazmente un compromiso empuja los problemas a la fase de ejecución y, por lo general, a la fase de finalización. La planificación de la finalización de un compromiso de auditoría requiere una mirada realista al inicio y luego la finalización de los procedimientos y actividades en el orden y los tiempos más oportunos.

La lista de verificación práctica y cronológica que se incluye a continuación está separada en fases de compromiso y puede ayudar a los contadores encargados y a los líderes del compromiso a eliminar la pérdida de tiempo y mejorar su proceso de auditoría.

Fase de preplanificación e

1.Obtener los archivos permanentes, de impuestos, de correspondencia y actuales del año anterior.

a.Familiarizarse con el informe del auditor, los estados financieros y las notas a pie de página.
b.Determinar que el marco para la presentación de informes es apropiado dada la naturaleza, el tamaño y la complejidad de la entidad informante.

c.Revisar los procedimientos de evaluación de riesgos del año anterior, los niveles de riesgo evaluados, la estrategia de auditoría y el plan (programa) de auditoría para determinar si hay oportunidades de cambios que mejoren el proceso de auditoría en el año en curso.

d.Revise los formularios clave, ayudas de práctica, documentos de trabajo y otra documentación en el archivo actual del año pasado para determinar cualquier documento del cliente, documentos de trabajo innecesarios o correspondencia que pueda ser eliminada este año.

e.Determinar si es posible utilizar la evaluación del riesgo de control del año anterior en el año en curso y si al hacerlo se pueden reducir los procedimientos de evaluación del riesgo del año en curso y otras pruebas sustantivas.

f.Lea la carta de comunicación de control interno e investigue el estado actual de las deficiencias significativas y las debilidades materiales y sus efectos en los procedimientos de auditoría del año en curso.

g.Preparar una lista de procedimientos y actividades que pueden realizarse durante el trabajo interino, hacer solicitudes de personal y programar el trabajo interino

h.Determinar si se necesitarán especialistas (por ejemplo, informáticos, abogados, expertos en valoración o actuarios).

i.Prepare y entregue una lista de horarios y otra asistencia del cliente por lo menos 30 días antes de la fecha de presentación del informe.

2.2. Celebrar una reunión de preplanificación con el contador encargado y el líder de compromiso.

a.Discutir los cambios del cliente en los negocios, la organización, la contabilidad, el control interno, el personal y los acontecimientos actuales que pueden afectar a la auditoría de este año.

b.Discutir cualquier efecto del clima económico actual, cualquier problema de continuidad y la necesidad de que la administración elabore planes para superar las posibles amenazas a la continuidad de la entidad.

c.Programar las fechas de vencimiento, el trabajo de campo provisional y de fin de año, y asignar el personal de contratación.

d.Discutir los honorarios, las políticas de facturación, los presupuestos y otras cuestiones administrativas.

3.Programe tiempo para que el líder del compromiso entregue la carta de compromiso al personal directivo o de gobierno.

a.Llegar a un entendimiento sobre la naturaleza del compromiso, así como las responsabilidades del cliente y de la empresa CPA.

b.Discutir los temas actuales de los clientes, incluyendo cualquier efecto del clima económico.

c.Hacer investigaciones de fraude.
d.Arreglar el espacio de trabajo adecuado.
e.Arreglar la asistencia al cliente.

f.Fechas finales para el trabajo de campo provisional y de fin de año.

g.Discutir las fechas límite.
h.Discutir el rango de los honorarios de auditoría y los efectos de las variables (problemas, falta de asistencia al cliente, etc.).

Fase de planificación

1.Completar o actualizar la documentación básica necesaria para demostrar la comprensión del negocio y el entorno del cliente, incluyendo el control interno.

a.Formulario de aceptación y continuidad del cliente.
b.Documentación de asuntos inusuales.
c.Diagramas de flujo de control interno y sistemas de procedimientos de recorrido memorando u otra documentación.

d.Documentación de todas y cada una de las consultas del personal de gestión o contabilidad.

2.2. Evaluar el riesgo de control mediante clasificaciones de estados financieros, combinarlo con la documentación de riesgo inherente y evaluar el nivel de riesgo de declaración errónea material.

3.3. Utilizar el riesgo evaluado a nivel de los estados financieros a partir de un Formulario de Aceptación y/o Continuación del Cliente y otra documentación para establecer la importancia relativa general, la importancia relativa tolerable de las declaraciones erróneas o de los resultados, y el límite inferior para los elementos individualmente significativos a nivel de los estados financieros.

4.4. Utilizar la evaluación del riesgo de inexactitud material a nivel de afirmación (clasificación de los estados financieros) para establecer la importancia relativa de la inexactitud/el rendimiento tolerable y el límite inferior para las partidas individualmente significativas a nivel de clasificación de los estados financieros.

5.Diseñar un plan de muestreo o no muestreo utilizando los niveles de materialidad calculados para las clasificaciones de los estados financieros.

6.Actividades de planificación de documentos y decisiones.
7.Modificar el programa de auditoría.
8.Hacer asignaciones de trabajo y proporcionar la capacitación necesaria para el personal del personal.

9.Celebrar una reunión de planificación y lluvia de ideas con todo el personal de compromiso.
10.10. Preparar la comunicación de planificación para los gobernantes.

Fase de ejecución

1.Realizar la máxima cantidad de trabajo interino que sea práctico antes del final del año fiscal del cliente.

2.2. Diseñar y llevar a cabo procedimientos analíticos altamente eficaces, siempre que sea posible, que puedan generar pruebas para evaluar las afirmaciones pertinentes de los estados financieros.

3.Programa de auditoría completo y documentación de apoyo de la auditoría.

Fase de envoltura

1.Completar la revisión del trabajo del asistente del contador encargado tan pronto como se complete y aclarar los puntos de revisión tan pronto como sea posible.

2.Borrador del informe de auditoría, estados financieros y notas a pie de página (finalizar si el cliente lo prepara).

3.3. Programar la revisión del líder (y todas las demás revisiones requeridas) en el campo siempre que sea posible (de lo contrario, programar el tiempo del personal para completar el resumen y la revisión en la oficina).
4.Obtener la revisión final del líder de los documentos de trabajo, el informe de auditoría y los estados financieros y notas al pie de página, y aclarar los puntos de revisión y los puntos abiertos lo antes posible.

5.Preparar la carta de comunicación de control interno y obtener la revisión del líder.
6.Obtener la aprobación del cliente de un borrador de los estados financieros, presentar un borrador de la carta de comunicación de control interno, y conseguir que la carta de representación de la gerencia sea firmada.

7.Conocer y comunicarse con las personas encargadas del gobierno.

8.Realizar los procedimientos administrativos de cierre.
9.Completar los procedimientos finales de control de calidad, documentar la fecha de entrega del informe y cerrar o asegurar la documentación de la auditoría.

La piedra angular de la rentabilidad del compromiso:Envoltura eficiente

La finalización eficiente de los combates es siempre producto de la planificación efectiva de los combates y de la ejecución de los procedimientos en su orden y tiempos óptimos. Si no se planifica adecuadamente y se realizan los procedimientos en el orden adecuado durante el combate, los problemas pasan a la fase de finalización.

Los elementos abiertos suelen ser más difíciles de cerrar, y ciertamente más costosos, durante la fase de cierre que durante la fase de ejecución de un compromiso. Adoptar una política de “hágalo ahora” para deshacerse de los cabos sueltos aliviará una presión considerable durante la fase de finalización.

Aprender a anticiparse a los problemas comunes y a lograr su resolución temprana también ayudará a acelerar el proceso de conclusión. Prevenir la pérdida de control durante el resumen requiere planear el acabado.