Saltar al contenido

Mejorando su proceso de auditoría, Parte 6: Eliminando el exceso de pruebas de auditoría

Cuando empecé mi carrera en la profesión de auditor, la licitación pública estaba prohibida por el Código de Conducta Profesional de la AICPA . Debido a que una firma de CPA no podía éticamente ser subcotizada en una auditoría, los clientes generalmente podían ser convencidos de pagar los honorarios cobrados por la mayoría o todos los cargos de un compromiso (¡este ha sido mi sueño frecuente desde entonces!).

Una vez que se permitió la licitación, las empresas de contadores públicos se vieron obligadas a encontrar formas más eficientes de auditar o, por defecto, incurrir en una menor rentabilidad de la contratación.Lamentablemente, muchos contadores públicos se habían sentido cómodos (tal vez debería decir atrincherados) en los paradigmas de recopilación de pruebas excesivas y les había resultado difícil cambiar. Algunos de estos paradigmas todavía existen hoy en día!

Mejorando su proceso de auditoría, Parte 6: Eliminando el exceso de pruebas de auditoría
Mejorando su proceso de auditoría, Parte 6: Eliminando el exceso de pruebas de auditoría

Aquí hay un ejemplo:Un reciente seminario en vivo que impartí contó con la participación de socios de la firma de contadores públicos y personas de contabilidad de gestión. Un director financiero de una gran organización sin fines de lucro describió el extenso trabajo y el costo del diseño de los controles internos de la entidad, que eran similares a los exigidos por la Ley Sarbanes-Oxley para las empresas de propiedad pública.

La directora de finanzas lamentó que durante los procedimientos de evaluación de riesgos de su auditor, el nuevo sistema de control interno fue completamente ignorado! Los auditores continuaron reuniendo pruebas principalmente a través de sus extensas pruebas de procedimientos de balances, que era su antigua y más costosa estrategia de auditoría. Más tarde observé a dos socios de la empresa CPA organizando una reunión con el director de finanzas para discutir sus estrategias de auditoría costo-eficientes de realizar pruebas de control para reducir las costosas pruebas de balances!

Esta serie de 10 artículos se centrará en las formas de mejorar el proceso de auditoría, reducir los costos de auditoría y permitir que las empresas de contadores públicos ganen algo de dinero con los encargos de auditoría.Este artículo, en particular, no trata de técnicas para eliminar el exceso de pruebas de auditoría (decenas de mis artículos archivados en AccountingWEB tratan de técnicas específicas).

Si bien estas técnicas son importantes, ninguna será muy eficaz a menos que los miembros de la dirección de la empresa CPA se comprometan a hacer cambios en sus filosofías y prácticas de funcionamiento. Permítanme contar algunas de las formas en que el cambio puede ser necesario para mejorar el proceso de auditoría:

1.Planificación de pruebas sustantivas menos costosas. Por ejemplo, mientras trabajaba con el personal de una empresa internacional de contadores públicos al principio de mi carrera, se me dijo que la estrategia de auditoría de una entidad sin una adecuada separación de funciones debía basarse principalmente en procedimientos analíticos y en procedimientos de comprobación de saldos para obtener pruebas sustantivas. Si bien sabemos que las Normas Aclaradas de Auditoría permiten poner a prueba los controles de la administración a nivel de la entidad para compensar la falta de segregación de funciones y otras deficiencias de control, reducir el riesgo de control y proporcionar pruebas sustantivas menos costosas, algunos auditores siguen aplicando sus estrategias anticuadas e ineficientes y consideran que el riesgo de control es elevado en todas las circunstancias del contrato. El alto riesgo de control casi siempre requiere pruebas sustantivas más costosas de los procedimientos de pruebas de balances.

2.Eliminar los documentos innecesarios de los clientes de los archivos del compromiso. Muchos auditores incluyen rutinariamente copias de los estados de cuenta bancarios de los clientes, impresiones de las cuentas por cobrar y registros de inventario en la documentación de la contratación. Incluso si esos registros se almacenan electrónicamente, deben someterse a todos los procedimientos de control de calidad que se aplican a otra documentación de auditoría (por ejemplo, iniciales y fechas, indización y referencias cruzadas, etc.). Una vez que los documentos del cliente se incluyen en la documentación del contrato, el auditor se hace responsable de toda la información contenida en los documentos. Esto incluye asuntos inusuales, errores e indicadores de fraude que el auditor puede haber pasado por alto. Tenga la seguridad de que el abogado del demandante no pasará por alto estos asuntos en caso de una acción adversa de un tercero!

3.Renunciar a las preferencias individuales de los socios por el bien de la unidad de la empresa. Una asistente de personal en uno de mis seminarios de capacitación de personal compartió que su firma tenía seis socios auditores y cada uno tenía diferentes requisitos para realizar ciertos procedimientos de auditoría y la preparación de la documentación de auditoría. Incapaz de recordar los diferentes requisitos de cada socio, la asistente de personal tuvo que cambiar la documentación e incluso volver a realizar algunos procedimientos durante el examen y la finalización del contrato. ¿El resultado? Continuos excesos de presupuesto y rotación de personal!

4.Obtener el acuerdo de los asociados y los líderes del compromiso. 5. La unidad entre el personal de liderazgo de la empresa CPA se extiende más allá de los procedimientos de auditoría y documentación. Para que las filosofías de operación y las políticas y procedimientos de control de calidad paguen dividendos en forma de compromiso y beneficios de la empresa, la unidad debe extenderse más allá del compromiso en la aplicación de estas políticas y procedimientos. Todo el personal directivo debe demostrar unidad en apoyo de los objetivos generales y las políticas operativas de una empresa de contadores públicos.

La historia ha demostrado que cuando un líder está en desacuerdo con otros líderes, el personal puede sentir la justificación de su desviación o desacuerdo con las políticas y procedimientos firmes. Como el poder de un río enfurecido empujando contra una presa con un agujero en ella, la fuerza de tales desacuerdos entre los líderes puede eventualmente derribar incluso la estructura firme más fuerte. Por ejemplo, considere el número de grandes firmas de CPA que se han disuelto en oficinas individuales en las últimas décadas!

5.Saber lo que requieren los estándares profesionales. Esto probablemente suena muy obvio. Los contadores públicos tienen una educación profesional obligatoria, han comprado guías de auditoría y obtenido revisiones de pares durante años, todo lo cual se enfoca en los requerimientos de los estándares profesionales. Sin embargo, para algunos de nosotros, la información obtenida no siempre es información aplicada! Las presiones presupuestarias, las demandas de los clientes, la limitación de las 24 horas del día, los objetivos personales y familiares compiten por el tiempo de un CPA. Al igual que al estudiar para el examen de CPA, cumplimos con los requisitos necesarios para mantenernos en la práctica, pero nuestro aprendizaje no siempre se transfiere a nuestras responsabilidades laborales para producir futuros retornos de inversión.

Las páginas de Ética Profesional del sitio web de la AICPA contienen descripciones de violaciones de su Código de Conducta Profesional , junto con las acciones disciplinarias resultantes. Un socio de la firma CPA citado en esas páginas delegó sus responsabilidades de control de calidad y auditoría a una persona de nivel gerencial. La investigación ética reveló que el socio no sabía lo que estaba haciendo, ni estaba involucrado en el compromiso de ninguna manera requerida por las normas! Sus sanciones fueron la suspensión del ejercicio durante dos años, la realización de cientos de horas de CPE, y la sujeción a una revisión previa a la emisión de cualquiera de sus futuras auditorías. El no conocer y aplicar las normas profesionales probablemente terminó con su carrera! ¡La sabiduría es el conocimiento aplicado!

Conclusión

La vieja pregunta sobre las auditorías ha sido “¿cuánto es suficiente?” Las cinco consideraciones anteriores forman un marco para las respuestas a esta pregunta. El juicio y el escepticismo profesional de un auditor determina cómo se aplica este marco a cada encargo de auditoría.

La eliminación del exceso de pruebas de auditoría es el resultado de la recopilación de la cantidad mínima de pruebas que se requiere para que cada contrato individual satisfaga los requisitos de las normas profesionales. No siempre es fácil de hacer, pero es una clave importante para mejorar el proceso de auditoría!