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Mejorando su proceso de auditoría, Parte 2: Aplicación de las políticas de control de calidad en los contratos

Esta serie de 10 artículos se centrará en las formas de mejorar el proceso de auditoría, reducir los costos de auditoría y permitir que las empresas de contadores públicos ganen algo de dinero con los encargos de auditoría. La segunda parte de esta serie contiene orientaciones para desarrollar un sistema de control de calidad y la documentación necesaria para las empresas de contadores públicos de diversos tamaños. Todo el personal encargado de los encargos de auditoría debe estar familiarizado con las políticas y procedimientos de control de calidad de una firma de contadores públicos y su aplicabilidad a los encargos.

Un grupo de trabajo del Instituto Americano de Contadores Públicos ha emitido una Ayuda de Práctica titulada, Estableciendo y Manteniendo un Sistema de Control de Calidad para la Práctica de Contabilidad y Auditoría de una Firma de Contadores Públicos (SQCS No. 8; la Sección 10 de QC está incluida en el Apéndice A de esta Ayuda de Práctica).

Mejorando su proceso de auditoría, Parte 2: Aplicación de las políticas de control de calidad en los contratos
Mejorando su proceso de auditoría, Parte 2: Aplicación de las políticas de control de calidad en los contratos

Sistema de control de calidad y el papel de los equipos de compromiso

La Sección 10 del Código de Conducta, Sistema de control de calidad de una empresa , contiene sistemas, políticas y procedimientos de calidad que son responsabilidad de las entidades que realizan los compromisos de certificación. Los equipos de trabajo tienen la responsabilidad de implementar los procedimientos de control de calidad relevantes para los compromisos de certificación, auditorías, revisiones y compilaciones. En virtud de esta Declaración, entre otros requisitos, los equipos de contratación de auditorías deben cumplir los requisitos de independencia del sistema de control de calidad de una empresa.

En los primeros años de aplicación, la mayoría de nosotros pensamos que un sistema de control de calidad era sólo una función de cumplimiento que requería más políticas, más documentación y más trabajo. En realidad, un sistema de control de calidad que está diseñado exclusivamente para la naturaleza y el tamaño de la práctica de una firma de contadores públicos, y que está integrado en sus compromisos de contabilidad y auditoría, puede realmente ahorrar tiempo, reducir costos y mejorar el proceso de auditoría!

Para ilustrarlo, consideremos algunas de las políticas para uno de los elementos más importantes de un sistema de control de calidad: la participación del liderazgo. El líder de la participación es la cúspide de un sistema de control de calidad. La participación del líder en un compromiso durante las fases de planificación, ejecución y finalización no sólo garantiza el cumplimiento de las normas de auditoría, sino que puede asegurar que el compromiso se complete de la manera más eficiente. A continuación se presentan algunos ejemplos de la participación de un dirigente en un compromiso de auditoría y los beneficios conexos:

1.Entregando la carta de compromiso. El líder del compromiso debe entregar la carta de compromiso antes de que el contador encargado comience a trabajar. El contenido de la carta, los cambios en los métodos operativos y contables, cualquier problema de fraude y los problemas de continuidad de la empresa son algunos de los puntos que deben ser discutidos con el cliente. La información obtenida por el líder debe documentarse para que el contador encargado la utilice al planificar el compromiso.

2.Reunión de preplanificación. Durante la reunión del líder con el contador encargado antes de que comience la planificación del compromiso, el líder debe discutir los eventos actuales del cliente, la información obtenida al entregar la carta de compromiso y las estrategias de auditoría anticipadas. Esta comunicación permitirá al contador encargado planificar el compromiso con información actual y una comprensión de las expectativas del líder.

3.Reunión de planificación. A esta reunión debe asistir todo el personal de compromiso, incluido el líder.El líder debe guiar la reunión, la evaluación de riesgos, la formulación de la estrategia de auditoría y el diseño del plan de auditoría.A medida que el equipo de contratación comienza el trabajo de campo, cada persona puede completar sus tareas de la forma esperada por el líder sin necesidad de tomar extensas notas de revisión y de rehacer el tiempo.

En cada una de estas circunstancias, el líder está llevando a cabo políticas y procedimientos de control de calidad.El líder ha obtenido información de primera mano del cliente, ha supervisado al contador encargado y ha controlado el proceso de planificación del compromiso. Sin esta participación, se puede perder un tiempo considerable por actividades de planificación ineficaces, la realización de trabajos de campo innecesarios y la preparación de documentación de auditoría inadecuada. Además de todo esto, la ineficaz participación del líder durante todo el contrato hará que se dispare el tiempo de revisión y conclusión.

Desempeño del compromiso

La SQCS Nº 8 establece que una empresa debe establecer políticas y procedimientos que proporcionen al personal una garantía razonable de que los compromisos se realizan de conformidad con las normas profesionales aplicables, los requisitos reglamentarios y las normas de calidad de la empresa.

Entre otras numerosas políticas y procedimientos de la Ayuda para la Práctica, las siguientes son algunas políticas ilustrativas (no exhaustivas):

Política No. 1: La planificación de la contratación cumple con los requisitos de las políticas profesionales, reglamentarias y de la empresa CPA. Las estrategias y planes de auditoría se diseñan de la manera más eficiente considerando los riesgos del compromiso.

Política No. 2: El desempeño del compromiso, la supervisión y la preparación de informes están de acuerdo con los requisitos de las normas profesionales y de la empresa. Los archivos de los contratos contienen la documentación adecuada de estas actividades.

Política Nº 3: Los miembros de los equipos de intervención calificados examinan oportunamente la labor realizada por otros miembros del equipo. Las pruebas de esas revisiones se documentan claramente en los archivos de contratación.

Política Nº 4: La empresa mantiene la confidencialidad, la custodia, la integridad y la accesibilidad de la documentación de la contratación.

Política Nº 5: La empresa exige que se celebre una consulta cuando proceda y que se documenten y apliquen la naturaleza, el alcance y las conclusiones de esas consultas.

Política No. 6: La empresa no divulga los informes hasta que el líder de la misión y el personal de la misión aborden, resuelvan y documenten cualquier diferencia de opinión.

Si bien el sistema de control de calidad de una firma de contadores públicos no produce pruebas sustanciales, es la base del proceso de auditoría. La integración de las políticas y procedimientos de control de calidad de una empresa en el desempeño de los contratos garantizará que se recopile, evalúe y documente la cantidad mínima de pruebas suficientes y competentes en cada contrato. Esta es una de las principales formas en que los auditores pueden mejorar su proceso de auditoría!