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Mejora del flujo de trabajo de contabilidad en la nube

La actual iteración en la evolución de la tecnología de la contabilidad está trasladando la mayoría, si no todas, las aplicaciones de una empresa a la nube para mejorar prácticamente todos los aspectos de la producción y, lo que es más importante, los líderes de las empresas deben dar un paso atrás y evaluar los beneficios.

Con más de tres décadas de experiencia en la profesión contable, he visto de primera mano el impacto que la tecnología de la información ha tenido en las herramientas y aplicaciones que utilizamos, así como en la forma en que trabajamos y administramos nuestras empresas.A continuación se presenta una lista de siete razones comerciales que los propietarios de empresas deben tener en cuenta al comparar los procesos de flujo de trabajo en un entorno tradicional, en las instalaciones, con los que se trasladan a soluciones basadas en la nube.

1. Acceso remoto : Las aplicaciones de contabilidad en la nube están diseñadas para el acceso remoto, permitiendo a cualquier persona con una estación de trabajo con acceso a Internet acceder al programa desde su oficina, su casa o la ubicación del cliente, lo que sea más conveniente para el contador. Se puede acceder a los datos en cualquier momento sin necesidad de ir a la oficina y, en muchos casos, también se puede acceder a las aplicaciones a través de teléfonos inteligentes o tabletas, lo que proporciona aún más movilidad y capacidad de respuesta al cliente.

Mejora del flujo de trabajo de contabilidad en la nube
Mejora del flujo de trabajo de contabilidad en la nube

2. Centralización de datos : El trabajo en un archivo en la nube centraliza todos los datos, reduciendo los problemas de control de versiones que pueden ocurrir cuando los archivos se comprueban y se trabajan localmente. Este es un problema que ha acosado a los auditores durante mucho tiempo. Las aplicaciones en la nube permiten a los contadores que trabajan en el sitio de un cliente hacer que su trabajo sea revisado a distancia por un socio de la oficina y al mismo tiempo hacer correcciones en los documentos, como los estados financieros.

3. Colaboración mejorada : Con los datos centralizados y accesibles a distancia, todos los miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en el mismo conjunto de datos en tiempo real, en lugar de pasar el trabajo de un lado a otro, lo que puede causar diferencias de interpretación. La utilización de herramientas de colaboración como Microsoft Teams y Slack permite a los miembros del equipo ver y trabajar juntos en los documentos.

4. Mantenimiento reducido : Las empresas que mantienen sus propias aplicaciones normalmente necesitan programar el tiempo cuando todos están fuera de la aplicación, lo que puede retrasar las actualizaciones y requiere que el personal de la empresa ejecute las actualizaciones. Esto puede provocar retrasos en las actualizaciones críticas del software fiscal que podrían requerir que algunas devoluciones se reprocesen después de la actualización. Los proveedores de la nube cargan el software más reciente y lo ponen a disposición de todos los usuarios simultáneamente (lo que no ocurre con las aplicaciones internas, algunas de las cuales deben cargarse en estaciones de trabajo individuales cuando la estación de trabajo está disponible).

5. Soporte mejorado : Cuando las empresas llaman a un proveedor de aplicaciones para pedir ayuda, la persona de soporte tiene que averiguar el entorno de la red y las versiones de la empresa antes de ofrecer su dirección. Las aplicaciones basadas en la nube se ejecutan todas en la misma plataforma y versión, lo que facilita y agiliza la resolución de los problemas de soporte de las aplicaciones.

6. Costo administrado : Las empresas que mantienen su propia infraestructura de red necesitan estimar sus necesidades de crecimiento y capacidad para cinco años e integrar esas estimaciones en su infraestructura de red existente, incluyendo la administración del diseño, las cotizaciones de los proveedores, la instalación y el mantenimiento continuo. En el caso de una adquisición o un crecimiento repentino, el proceso debe repetirse. Esto puede ser un problema, ya que la mayoría de las empresas no disponen de los recursos informáticos óptimos para asegurarse de que están tomando las mejores decisiones. Los proveedores de nubes permiten una escalabilidad casi ilimitada y gestionan todos los aspectos técnicos y las decisiones por una cuota fija por usuario, lo que facilita su gestión tanto desde el punto de vista del tiempo como del costo.

7. Seguridad : El personal interno de TI hace lo mejor que puede para garantizar la protección de las redes de la empresa, pero rara vez tiene la formación continua y los recursos necesarios para convertirlo en una responsabilidad a tiempo completo, algo que en el mundo de hoy se requiere. La mayoría de los proveedores de nubes tienen infraestructuras de clase empresarial con equipos de seguridad dedicados a la vigilancia 24 horas al día, 7 días a la semana, lo que va mucho más allá de las capacidades que puede implementar cualquier empresa individual.

Conclusión

Los propietarios de las empresas necesitan educarse sobre cómo los flujos de trabajo digitales y la tecnología de nube pueden mejorar el trabajo en equipo y el servicio al cliente. Discutir los siete puntos anteriores antes de renovar cualquier licencia de software permitirá a la firma enfocarse más claramente en las soluciones óptimas que proporciona la nube.

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