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Mantener el cumplimiento de los salarios y las horas en 2013

Por Richard D. Alaniz

Durante los últimos seis años aproximadamente, los juicios por salarios y horas se han convertido, si no en algo común, en algo muy frecuente. Es poco probable que esta tendencia, alimentada por un gran número de trabajadores desplazados a raíz de la crisis financiera y alimentada por los acuerdos y fallos judiciales logrados en los últimos años, termine pronto.

Mantener el cumplimiento de los salarios y las horas en 2013

Según la empresa consultora NERA Economic Consulting, los acuerdos salariales y de horas para las empresas estadounidenses ascendieron a 467 millones de dólares en 2012, lo que concuerda con los años anteriores. Las empresas, en promedio, pagaron 4,8 millones de dólares con el fin de resolver un caso en 2012, que es ligeramente superior a los 4,6 millones de dólares pagados a las empresas en 2011. Además, el valor medio de los acuerdos para los casos de salarios y horas en 2012 fue de 1,7 millones de dólares. Por último, los reclamos por horas extras fueron los más frecuentes en 2012, igualando el 40 por ciento de los alegatos examinados por el estudio de NERA Economic Consulting. Desde 2007, las horas extraordinarias, la clasificación errónea y las reclamaciones de “poner y quitar” se han mantenido constantes.

A continuación se presenta un desglose de las denuncias de salarios y horas presentadas en 2012, de la encuesta de NERA Economic Consulting:

Como demuestra el gráfico anterior, las reclamaciones de horas extraordinarias son las más frecuentes en materia de salarios y horas, seguidas de las reclamaciones por falta de comidas y descansos, clasificación errónea y reclamaciones por trabajo fuera del horario de trabajo. Muchas demandas por salarios y horas combinan diferentes violaciones, siendo un tema común tanto las demandas por horas extras como las demandas por clasificación errónea. A fin de evitar la responsabilidad en materia de salarios y horas, los empleadores deben asegurarse de que cumplen todas las normas pertinentes en materia de salarios mínimos, horas extraordinarias y otras normas relacionadas con los salarios y las prestaciones.

Ley de Normas Laborales Justas y otras leyes de control

La ley de salarios y horas está regulada tanto por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) como por diversas leyes estatales divergentes. Es importante que los empleadores se aseguren de cumplir con todas las regulaciones aplicables. La División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de los EE.UU. (DOL) lleva a cabo investigaciones de presuntas violaciones de la FLSA. Cuando, de acuerdo con dicha investigación, el DOL determina que una empresa no cumple con la FLSA, la agencia puede imponer sanciones y multas, incluyendo el pago de salarios atrasados. El estudio de NERA Economic Consulting encontró que más del 25 por ciento de las empresas que resolvieron demandas de salarios y horas en 2012 habían sido encontradas por el DOL con una violación del FLSA. Los atrasos salariales asociados a esas violaciones ascendieron a un total de 18,8 millones de dólares.

Las demandas colectivas continúan. Muchas demandas de salarios y horas se presentan como demandas colectivas no relacionadas con la actividad de aplicación del DOL. Aunque, de acuerdo con el estudio de NERA Economic Consulting, han disminuido las demandas colectivas de salarios y horas extremadamente grandes (aquellas con 10.000 o más demandantes), han continuado los procedimientos de demandas colectivas más pequeñas. El estudio muestra que el número de demandas por salarios y horas presentadas ha continuado al mismo ritmo que en los últimos años.

Mantenerse fuera de los problemas de salarios y horas

Para no tener problemas con los salarios y las horas, los empleadores deben consultar con un asesor jurídico para asegurarse de que se cumplan todas las leyes federales y estatales aplicables en materia de salarios y horas. Además, los empleadores deben revisar cuidadosamente los siguientes temas para asegurarse de que están pagando a todos los empleados correctamente:

Clasificar a los trabajadores adecuadamente. Determinar quién está exento del pago de horas extras no siempre es sencillo. De hecho, en muchos juicios sobre salarios y horas se alega que el empleador ha clasificado erróneamente a los empleados, con lo cual, en última instancia, les paga menos de lo que les corresponde por las horas extraordinarias. Los empleados se clasifican como exentos o no exentos. Los empleados exentos están exentos de las protecciones de las leyes federales y estatales de salarios y horas, como los requisitos de horas extras. Los empleados exentos bajo la ley federal son generalmente ejecutivos, administrativos y profesionales. En la exención administrativa es donde muchos empleadores clasifican erróneamente a los trabajadores. El mero hecho de que a alguien se le pague un salario no siempre significa que esté debidamente exento. Los empleados no exentos generalmente están cubiertos por las leyes federales y estatales de salarios y horas.

Según la Ley de Seguridad Social, para clasificar un puesto como exento, éste debe pasar una prueba de salario y obligaciones. Además de la prueba de salario (un salario mínimo requerido de 455 dólares por semana), hay cuatro categorías principales de deberes: 1) ejecutivo, 2) administrativo, 3) profesional, y 4) ventas externas. Los deberes que se deben buscar incluyen: dirigir y supervisar el trabajo de otros; tener la autoridad para contratar, despedir y promover; ejercer un juicio independiente y discreto; y tener conocimientos avanzados en un campo de la ciencia y aprender a través de un curso de instrucción prolongado.

Es importante examinar a fondo cualquier clasificación con el asesor jurídico, ya que la prueba y la distinción entre exentos y no exentos no está clara. Además, las leyes estatales divergentes complican la prueba. En la mayoría de los juicios sobre salarios y horas que implican una clasificación errónea, el empleador hizo un esfuerzo de buena fe para clasificar correctamente a sus empleados, pero muchas veces no lo hizo correctamente.

Asegurar el cumplimiento de las normas. Las acusaciones de “poner y quitar”, aunque no son tan frecuentes como las reclamaciones de horas extras o de clasificación errónea, se siguen presentando con regularidad. La buena fe no evita la responsabilidad en ciertas industrias. Por lo general, el ponerse y quitarse el equipo de protección, también conocido como EPP, es tiempo de trabajo según la Ley de Normas Laborales Justas y debe ser compensado. Los empleadores que requieren este tipo de equipo deben revisar sus prácticas para asegurarse de que el tiempo que pasan poniéndose y quitándose estos equipos se tiene en cuenta en sus prácticas de nómina.

Errores de la herramienta. Además, muchos empleadores cometen errores de asignación de herramientas. La Ley de Seguridad y Salud Ocupacional requiere que los empleadores proporcionen ciertos equipos de seguridad, y muchos estados tienen leyes asociadas. Otros equipos pueden ser deducidos del salario de un empleado, pero algunos estados requieren una autorización de deducción del salario por escrito del empleado. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia una deducción de salario debe llevar el salario de un empleado por debajo del salario mínimo (ya sea federal o estatal). Esto puede ser problemático cuando el empleado gana sólo un poco más que el salario mínimo.

Revisar las prácticas de nómina y las clasificaciones de puestos. Los empleadores deben revisar periódicamente cómo los empleados registran sus horas. Las leyes cambian, las clasificaciones de los puestos de trabajo se reelaboran y la nueva tecnología puede hacer que el proceso sea más fácil y menos propenso a errores. Bajo el Acto de Normas Laborales Justas, la responsabilidad de llevar un registro del tiempo de los empleados recae en el empleador, independientemente de si el empleado está obligado a fichar su entrada y salida. Los empleadores deben esforzarse por establecer prácticas sólidas en materia de horas extraordinarias y de control del tiempo para garantizar que se cumplan las leyes sobre salarios y horas. Ser proactivo en la búsqueda de errores en los salarios y las horas en su empresa puede ayudar a evitar demandas por salarios y horas o investigaciones del gobierno antes de que comiencen.

Realizar auditorías. Además de ser proactivos, los empleadores también deberían realizar auditorías de forma rutinaria. Una verificación al azar de un sitio o departamento puede revelar que los empleados no están controlando las horas adecuadamente o que los supervisores no están siguiendo los procedimientos establecidos.

Tengan especial cuidado con los empleados del sindicato. En los talleres sindicales, el número de horas que los empleados trabajan no sólo se refleja en sus nóminas, sino que en muchos casos se utiliza para calcular las contribuciones a los fondos de pensiones y prestaciones. En estas situaciones, los empleadores pueden tener aún más problemas cuando realizan una operación de cambio brusco de dichos fondos. Si tiene empleados sindicalizados, preste especial atención a la forma en que se rastrean las horas de esos empleados para asegurarse de que está cumpliendo con su convenio colectivo.

Conocer las leyes estatales y locales. Las leyes estatales y locales pueden ser más protectoras y estrictas que las leyes federales. Los empleadores deben consultar con un asesor legal para asegurarse de que su empresa cumple con todas las leyes y ordenanzas aplicables para evitar de la mejor manera posible la responsabilidad por salarios y horas.

Las demandas por salarios y horas se han convertido en un elemento básico de la barra de los demandantes debido a su facilidad de prueba. Como demuestran las cifras recientes, estos juicios no desaparecerán pronto. Los empleadores deben ser conscientes de la responsabilidad que tales demandas pueden suponer y tomar medidas para asegurar su cumplimiento ahora, antes de que el Departamento de Trabajo inicie una investigación o un empleado presente una demanda colectiva.

Lea los artículos adicionales de derecho laboral y de empleo de Richard Alaniz.

Sobre el autor:

Richard D. Alaniz es socio principal de Alaniz and Schraeder, una empresa nacional de trabajo y empleo con sede en Houston. Ha estado a la vanguardia del derecho laboral y del empleo durante más de treinta años, incluyendo períodos en el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos y en la Junta Nacional de Relaciones Laborales. Rick es un prolífico escritor sobre derecho laboral y de empleo y realiza frecuentes seminarios para empresas clientes y asociaciones comerciales en todo el país. Las preguntas sobre este artículo pueden dirigirse a Rick al (281) 833-2200 o [correo electrónico protegido].