Por Deanna C. White
Hubo un tiempo en que los profesionales financieros de las empresas de impuestos y contabilidad pasaban horas de su tiempo en las oficinas de atrás copiando las declaraciones por triplicado o comunicándose con sus clientes a través de juegos diarios de etiqueta telefónica o viajes a la oficina de correos.
Pero no hay duda de que en las dos últimas décadas han aprendido a adoptar tecnologías como QuickBooks, FileCabinet CS y el archivado electrónico para hacer la transición de sus oficinas a una plataforma sin papel más eficiente y rentable.
Ahora, muchos de esos mismos profesionales tienen que decidir si cruzar la más nueva frontera de la red: la tecnología de portal de clientes.
Para los profesionales de la industria tecnológica, es una conclusión inevitable. La tecnología de portales de clientes, dicen, es una necesidad para cualquiera que quiera hacer negocios en el mundo en constante expansión de la tecnología cableada con una clientela cada vez más conocedora de la tecnología que espera hacer negocios en línea.
Sin embargo, a pesar de las grandes ventajas que pueden ofrecer los portales de clientes -acceso a documentos vitales las 24 horas del día y los 7 días de la semana mediante informes seguros en línea, mayor eficiencia de los trabajadores de las empresas de contabilidad, ahorros sustanciales en los costos de impresión y envío- algunas empresas siguen sopesando si las tarifas del portal y el salto a una nueva tecnología hacen que valga la pena cruzar el camino del portal en este momento.
En octubre de este año, AccountingWEB habló con tres empresas de impuestos y contabilidad que han adoptado la tecnología del portal NetClient CS de Thomson Reuters para utilizarla en sus prácticas. Los tres usuarios, uno que ha usado la tecnología desde 2007 y dos que sólo la han usado el año pasado, coinciden en que los portales de clientes son más que una mera tendencia tecnológica. Creen que la tecnología está aquí para quedarse.
Esto es lo que tenían que decir:
Priya Kuttuva, CPA, ACA, con Mehar Associates, PLC, en Hiawatha, Iowa. Mehar Associates es una firma de cinco personas que provee servicios de contabilidad, auditoría, nómina e impuestos a individuos y empresas.
Kuttuva dijo que la empresa, que antes usaba QuickBooks, hizo la transición a la tecnología del portal NetClient CS de Thomson Reuters en 2007. En los cinco años que han transcurrido desde esa transición, dijo Kuttuva, el portal NetClient CS ha aumentado drásticamente el acceso a documentos vitales tanto para los clientes de Mehar como para la propia empresa.
«Nuestros clientes adoran el hecho de que pueden acceder a sus datos en cualquier lugar y en cualquier momento», dijo Kuttuva. «Muchas veces tienen empleados que están viajando, pero el portal todavía les permite actualizar sus datos [desde el campo]. Les permite ser más flexibles con sus clientes».
La accesibilidad del portal también permite a Mehar atender a sus clientes de la manera más expeditiva posible, cosechando así recompensas en términos de productividad de los empleados, servicio al cliente y la capacidad de ampliar su negocio.
«Estamos creciendo muy rápido y tenemos un gran volumen de transacciones», dijo Kuttuva. «Cuando los clientes hacen sus finanzas, pueden contactarme inmediatamente y yo también puedo obtener sus datos. Me permite ayudarles muy rápidamente y convenientemente».
Brian Greenberg, CPA, propietario y CEO de Brian Greenberg & Associates, LLC en Marlton, New Jersey. Brian Greenberg & Associates es una firma de tres personas que ofrece servicios de preparación y planificación de impuestos, así como servicios financieros a individuos y pequeñas empresas.
Greenberg dijo que su empresa existe desde 1990 y que aún recuerda los días, incluso después de la llegada de la presentación electrónica, en que su personal tenía que pasar hasta diez horas a la semana haciendo resmas de copias y enviándolas por correo. Dijo que dio el salto a NetClient CS en 2011, principalmente porque quería ahorrar dinero en los gastos que implica un sistema cargado de papel.
«Definitivamente hemos ahorrado dinero en papel y tóner, pero para mí, el aumento de la eficiencia de los trabajadores es clave», dijo Greenberg. «Lo más grande que el portal ha hecho por nosotros es liberar a nuestro personal de las horas dedicadas a tareas sin sentido como copiar y clasificar que no proporcionaban ningún beneficio a nuestros clientes».
Greenberg dijo que a sus clientes les encanta el hecho de que toda su documentación fiscal se almacene en un lugar de fácil acceso. También está emocionado de ofrecerles una nueva característica en el paquete NetClient CS – acceso a un portal privado donde podrán almacenar todos sus documentos financieros si así lo desean. «Ellos tienen acceso a todos esos datos personales en unos pocos clics», dijo Greenberg.
El único desafío que Greenberg dijo que ha experimentado en el proceso del portal hasta ahora es convencer a los clientes de usar el portal de forma consistente. «Aconsejaría a las empresas educar a los clientes sobre cómo utilizar el servicio y reforzar el uso de esta nueva tecnología con sus clientes, especialmente el beneficio de la nueva característica de finanzas personales», dijo Greenberg.
Aunque Greenberg inicialmente sintió una sensación de trepidación sobre los costos de iniciar el portal, el ahorro de costos ya es evidente. «En realidad estoy ahorrando dinero, a pesar de que estoy pagando una cuota mensual», dijo Greenberg. «Los contadores públicos a veces pueden ser miopes en cuanto a lo que gastan en lugar de lo que ahorran, pero definitivamente instaría a la gente a usar esto».
Robert Hamrich, propietario de Hamrich & Associates CPAs en St. Petersburgo, Florida. Hamrich & Associates CPAs es una pequeña empresa autodescrita que procesa aproximadamente 800 declaraciones de impuestos y 500 formularios 1040 al año, predominantemente para pequeñas empresas.
Después de 30 años en la profesión fiscal, Hamrich dijo que ha tenido la oportunidad de probar toda la gama de tecnología fiscal y contable. Adoptó NetClient CS en 2011, y cree que es fundamental para los profesionales de impuestos y contabilidad entrar en las aguas de la tecnología.
Hamrich dijo que comenzó su cambio a una operación sin papeles en 2003 cuando decidió hacer el archivo electrónico en masa. Desde allí, hizo la transición a FileCabinet CS y otras tecnologías sin papel, luego a una plataforma de oficina virtual, y finalmente a NetClient CS.
«Creo que la razón por la que NetClient CS ha tenido tanto éxito para nosotros es porque dimos pasos de bebé. Si no lo hubiera hecho de la forma en que lo hice, no creo que lo hubiera hecho», dijo Hamrich.
Al igual que sus compañeros, Hamrich aprecia la capacidad del portal para estimular el ahorro y la eficiencia de los trabajadores. Sólo este año, ha cosechado los beneficios de archivar más de 200 de los 1040 de sus clientes a través de NetClient CS y planea aumentar ese número.
Hamrich cree que a sus clientes les gusta el sistema de portal porque sienten que es más seguro que el correo postal, y cree que también tiene una ventaja de marketing. Los clientes, dice, están más dispuestos a elegir o mantener una empresa de impuestos y contabilidad que sea avanzada en tecnología. Pero advierte a cualquiera que decida adoptar la tecnología que sólo lo haga como parte de un plan tecnológico general.
«No puedes hacer lo del portal hasta que hayas hecho todas las otras cosas que yo he hecho. Si no estás sin papel hasta cierto punto, el portal no está tan disponible», dijo Hamrich. «Tienes que tener una visión general para no tener papel y estar basado en la nube».