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Los sistemas técnicos de la empresa de contabilidad son débiles

Las nuevas investigaciones demuestran una vez más que los contadores están tomando a veces riesgos potencialmente desastrosos con sus empresas y, peor aún, con sus clientes.

La reciente “Encuesta sobre operaciones y tecnología de las empresas de contabilidad”, publicada por CPA Trendlines Research, muestra que estos riesgos van más allá de simplemente “quedarse atrás” en la curva tecnológica debido a un gasto tradicionalmente poco inteligente. En un momento dado, “quedarse atrás” arriesgaba la obsolescencia, o peor aún, tal vez la irrelevancia – cualquiera de los dos era un riesgo empresarial, pero un riesgo que sólo podía medirse comparándolo con “la competencia”, fuera cual fuera.

Los sistemas técnicos de la empresa de contabilidad son débiles
Los sistemas técnicos de la empresa de contabilidad son débiles

Hoy en día las empresas de contabilidad están asumiendo una categoría de riesgo totalmente nueva: el riesgo de un desastre repentino, imprevisto e irrecuperable. El evento del cisne negro.

El estudio de este año lo expone con un detalle espantoso. Por ejemplo, el 22 por ciento de las empresas dijeron que entregaban las declaraciones de impuestos de los clientes por correo electrónico, a pesar de los riesgos ampliamente conocidos para la privacidad de los clientes.

Las violaciones menores de la seguridad han tenido consecuencias catastróficas para las corporaciones mundiales. Los contadores se engañan a sí mismos si creen que son inmunes.

Las empresas no sólo juegan con los datos de los clientes y la seguridad, sino que juegan a la ruleta rusa con sus propias operaciones comerciales. Por ejemplo, el 10 por ciento de las empresas han sufrido un fallo de red o bloqueo de software que causó un “importante” tiempo de inactividad en el último año. Son muchas horas facturables en juego, sin mencionar las consecuencias potencialmente catastróficas de las fechas de vencimiento o de los clientes sorprendidos.

La terrible paradoja, por supuesto, es que la mayoría de las empresas de contabilidad no son ciegas o sordas a los problemas, se preocupan por ellos todo el tiempo. El problema es que muy pocos están haciendo algo al respecto.

Demasiadas empresas no hacen copias de seguridad de sus correos electrónicos. Demasiadas no tienen una política para purgar los archivos viejos, o, si tienen una política, demasiadas no la siguen.

La mayoría de las empresas ni siquiera tienen un programa de actualización regular para sus servidores más críticos. La mayoría de las empresas no tienen un sistema de gestión de documentos diseñado profesionalmente. (¿Y qué es una empresa de contabilidad sino un organismo de gestión de documentos vivo y respirando?)

Nuestra investigación también encontró que la gran mayoría de los contadores están trabajando mientras están en movimiento. Esto no es nuevo, por supuesto, pero los riesgos de que algo salga mal sólo están aumentando. ¿Por qué? No hay suficientes empresas que hayan desplegado políticas de seguridad sólidas o instalado los sistemas necesarios para salvaguardar los datos de clientes y empresas.

Hablando de movilidad, el 55 por ciento de las empresas indicaron que no admiten dispositivos de tabletas. Como resultado, el 55 por ciento de las empresas no tienen ninguna forma de gestionar la seguridad del uso de tabletas por parte de los empleados ni ninguna esperanza de desarrollar una estrategia de adopción tecnológicamente progresiva.

A continuación, el estudio muestra claramente que las empresas entienden los imperativos de mejorar los flujos de trabajo – para la eficacia, la eficiencia, la velocidad y el costo. Pero muy pocas tienen planes reales para avanzar.

El estudio también muestra que las empresas están contentas de que sus empleados trabajen desde su casa, a veces en su propio equipo, pero pocas tienen idea de cómo manejar el fenómeno, beneficiarse de él o minimizar todos los riesgos obvios.

Otras conclusiones mostraron que un tercio de las empresas siguen confiando en las hojas de cálculo para realizar su trabajo de auditoría. ¿Quién quiere defender esa práctica en un juicio de responsabilidad?

La gran mayoría de las empresas ni siquiera pueden presupuestar eficazmente su tecnología. Un enorme 85 por ciento no puede desglosar su gasto en tecnología en una métrica por persona. Las empresas ciertamente calculan la métrica por persona para todo tipo de actividades, que van desde el alquiler a los lápices y el seguro de salud. ¿Por qué no tecnología?

Alrededor del 38 por ciento de los responsables de las estrategias tecnológicas consideran que la tecnología no es un diferenciador competitivo potencial capaz de proporcionar una ventaja competitiva, sino, lamentablemente, un mero elemento de gasto.

Tal vez el hallazgo más alarmante del estudio es que demasiadas empresas no saben lo que no saben. Y lo que creen saber está mal.

Concretamente, un tercio de las empresas creen que actualmente no utilizan nada que pueda considerarse un servicio de nube. Pero adivina qué, si estás leyendo esto, has estado usando la nube. Más sorprendente aún, dos tercios de las empresas dicen que ni siquiera están considerando una solución en la nube. (Psst, si estás pensando en actualizar tu teléfono, ya estás considerando una solución de nube).

Siguiente pregunta: ¿Cuáles son las principales tendencias en tecnología que son adecuadas para su práctica? Únase a la encuesta; obtenga los resultados.

Rick Telberg es fundador y director general de CPA Trendlines Research, en cpatrendlines.com , que ofrece inteligencia procesable a profesionales de impuestos, contabilidad y finanzas.