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Los programas de tutoría de calidad no sólo suceden

La tutoría puede significar muchas cosas para muchas personas en nuestra profesión. Generalmente, los programas de mentores pueden impulsar el aprendizaje y el desarrollo tanto de los alumnos como de los mentores, pero también pueden beneficiar a la organización patrocinadora a través de un aumento de la retención, las tasas de promoción y la satisfacción de los empleados.

Sin embargo, para que un programa de mentores tenga éxito, es fundamental que la organización tenga la base sólida de una cultura de aprendizaje. El primer paso para establecer un programa de mentores de calidad es desarrollar una visión clara. Intente hacer las siguientes preguntas:

Los programas de tutoría de calidad no sólo suceden
Los programas de tutoría de calidad no sólo suceden
  • ¿Por qué estás empezando un programa de mentores?
  • ¿Cómo se ve el éxito para los participantes?
  • ¿Cómo se ve el éxito para la compañía?

Una vez que se responda a estas preguntas, deberá identificar a sus participantes objetivo, tanto mentores como discípulos. Una vez que se hayan identificado los participantes objetivo, repase las preguntas originales para asegurarse de que entiende cuáles serán sus principales motivaciones para participar. Considere los objetivos de éxito declarados para la empresa y los participantes, y asegúrese de que éstos estén alineados. De lo contrario, reclutar a los participantes puede resultar difícil o, con el tiempo, los participantes podrían salir del programa con la sensación de haber perdido el tiempo.

Después de que sepas el por qué, puedes concentrarte en el cómo. Siempre es útil empezar con objetivos “SMART”: específicos, medibles, alcanzables, relevantes para la realidad y limitados en el tiempo. Esto proporcionará dirección a los participantes del programa y le ayudará a establecer indicadores clave de rendimiento para el programa. Determine qué tipo de programa de mentores le gustaría poner en marcha. La relación uno a uno y cara a cara es la más tradicional, pero hay otras opciones:

  • Tutoría de grupo (un mentor con varios alumnos)
  • Mentores de equipo (varios mentores con varios alumnos)
  • Tutoría de pares (una relación más mutua, donde cada persona es mentora de la otra)
  • E-mentoring (uno a uno, pero se realiza por correo electrónico o a distancia usando tecnología para conectarse, pero generalmente comenzando con una reunión introductoria cara a cara)

Una vez que se haya establecido un marco para el programa, es hora de identificar a los participantes. Cuando te pongas en contacto con los posibles participantes, recuerda que tanto los mentores como los alumnos pueden recibir beneficios de una relación de tutoría y asegúrate de expresarlo.

Mientras que los mentores tienen la oportunidad de compartir valiosos consejos de la experiencia, el acto de enseñar a alguien puede ser muy poderoso. A través de esta relación, la gente a menudo ve cómo sus conocimientos pueden ayudar a alguien más a desarrollarse, lo que resulta en una energía renovada en su propio trabajo.

Cuando busque potenciales mentores, tenga en cuenta las características que definen a un buen mentor. Busque personas que sean auténticas y humildes, y que estén dispuestas a aprender de sus pupilos. Los mejores mentores no son necesariamente los mejores en un negocio.

Del mismo modo, las personas que son seleccionadas en el programa como “mentees” deben exhibir algunas de las mismas cualidades. La voluntad de aprender y manejar la crítica constructiva son importantes.

Si el objetivo es el desarrollo, entonces los discípulos deben sentirse cómodos reconociendo las deficiencias y reconociendo cuando necesitan ayuda. No siempre es fácil hablar de los fracasos, pero un alumno que esté dispuesto a hacerlo abiertamente recibirá el mayor beneficio de un mentor.

Una vez que se han identificado los participantes, el emparejamiento es el siguiente reto. Tres tipos populares de opciones de emparejamiento son los siguientes:

1. Autocomparación – Este tipo de comparación permite a los alumnos encontrar sus propios mentores. Le da a los mentees una voz en el proceso permitiéndoles seleccionar un mentor. Este tipo de emparejamiento puede llevar a una mejor satisfacción de los participantes ya que tienen más voz y voto sobre con quién se les empareja, y reduce la carga administrativa general.

2. Este tipo de emparejamiento permite a los administradores del programa crear los emparejamientos de los participantes. Esto es común entre los formatos de programas de liderazgo y de alto potencial.

3. Este tipo de emparejamiento permite a los directores del programa emparejar un gran número de participantes al mismo tiempo. Esta opción se utiliza a menudo para grandes programas de mentores de carrera.

En “Designing and Implementing a Mentorship Program” en Medium.com,1 West Stringfellow comparte buenas ideas sobre cómo emparejar a los mentores con los “alumnos” y “vender” la tutoría. Tal vez lo más importante es que proporciona fuentes para investigar la tutoría y los estilos de aprendizaje en relación con el género y la raza. De acuerdo con Stringfellow, “Estos estudios aumentan la conciencia sobre la complejidad de la relación de tutoría. Los gerentes de programas deben tener especial cuidado para asegurarse de que los programas no afiancen aún más la falta de diversidad de una empresa”.

Independientemente del tipo de emparejamiento que elija, un cuestionario para todos los participantes ayudará en el proceso de emparejamiento. Haga las preguntas básicas, así como preguntas sobre las habilidades de cada participante, los objetivos del programa, y algunas preguntas subjetivas para ayudar a conocerlos mejor. Aquí hay un breve ejemplo:

  • Nombre
  • Ubicación
  • Función laboral actual (proporcionar un currículum vitae y un perfil LinkedIn)
  • ¿Tienes alguna preferencia por ser un mentor o un alumno?
  • ¿Cuáles son sus mayores fortalezas?
  • ¿Qué habilidades o áreas de especialización le gustaría desarrollar?
  • ¿Dónde te ves dentro de tres años?
  • ¿Cuáles son algunos de los principales desafíos que está experimentando y tratando de superar en su papel en este momento?
  • ¿Qué significa para ti la tutoría?
  • ¿Cuál es su filosofía sobre la tutoría?
  • ¿Cree que la tutoría es un esfuerzo activo?
  • ¿Cómo prefiere comunicarse con su mentor?
  • Describe a tu mentor o alumno ideal.

¿Qué es lo más importante que te gustaría sacar de tu tutoría? Habilidades específicas, intereses u objetivos de desarrollo, junto con las experiencias previas y las preferencias correspondientes, son todas consideraciones críticas. Cuanto más sepas, más posibilidades tendrás de que los participantes encuentren un buen ajuste y un resultado feliz y productivo de la tutoría.

En una conversación con la Princesa Capps, vicepresidenta y directora de recursos humanos de Tierney, compartió algunos de los retos y éxitos que ha visto con las tutorías. Tierney es una agencia de comunicaciones con sede en Filadelfia que cuenta con 100 personas y ofrece servicios de publicidad, relaciones públicas y medios de comunicación. Capps validó la importancia de tener metas, objetivos y base de participantes claramente establecidos para que un programa de mentores tenga éxito.

También compartió que el éxito de la tutoría no siempre tiene que ocurrir como parte de un programa establecido, y destacó sus propias experiencias en la promoción de un tipo de tutoría que se ajusta a las necesidades de los nuevos empleados y de los empleados que comienzan su carrera. Al guiar a sus alumnos para que identifiquen a alguien a quien les gustaría emular u obtener consejos valiosos de la experiencia, ha visto a la gente sacar el máximo provecho de una combinación de mentores.

Una vez que se han identificado los objetivos del programa, los indicadores de rendimiento y se han emparejado los mentores y los alumnos, es hora de que empiece la diversión. Una reunión introductoria para que los mentores y alumnos establezcan las reglas básicas suele ser un buen primer paso.

Asegúrate de que estos mentores establezcan sus propios objetivos y planes de acción, pero proporciónales un marco que se alinee con los objetivos generales del programa. Será útil proporcionar esta orientación a los participantes para que puedan empezar bien las cosas.

Guíalos para que se pongan de acuerdo sobre los objetivos futuros y establezcan una métrica de responsabilidad para la tutoría. A lo largo del camino, deberá proporcionar acceso a recursos, contenido relevante y mejores prácticas de tutoría.

Cuando la bola empiece a rodar, asegúrate de obtener informes de progreso y establecer puntos de control. Planee tener un proceso formal para el cierre y para la retroalimentación de la tutoría. Los programas de tutoría tradicionales duran de seis meses a un año, pero la relación establecida puede durar toda la vida.

El artículo original apareció en el Pennsylvania CPA Journal