En el mundo de la tecnología relacionada con la contabilidad, se ha vuelto esencial que las denominadas aplicaciones de terceros se integren con las plataformas y los programas informáticos básicos. Sin embargo, la mayoría de los usuarios no saben cómo se supone que debe ser la verdadera integración y a menudo se sienten decepcionados cuando van a trabajar.
Por ello, necesitamos confiar en expertos como Stacy Kildal, que pasa gran parte de su vida laboral tratando con software e integraciones, particularmente en el mundo de los QuickBooks, para asegurarse de que los productos hagan lo que se supone que deben hacer y que su personal y clientes estén contentos. Kildal fundó Kildal Services, una compañía de servicios completos de contabilidad, nóminas y consultoría tecnológica. También es una autoproclamada «adicta a la tecnología» y trabaja para ayudar a sus compañeros contables a trabajar mejor y de forma más inteligente.
Así que cuando el término «integración» se sacude, sabe muy bien que hay mitos y realidades que rodean al término. AccountingWEB le habló recientemente sobre lo que el término debería significar y cómo las empresas pueden esperar trabajar con la creciente lista de aplicaciones de terceros.
AW: ¿Qué se espera cuando se plantea una reclamación de que una aplicación se integra con una plataforma o pieza de software?
âKildal: Si dice sincronizarse con un software en particular, espero verlo listado en la tienda de aplicaciones de esa plataforma; si no lo está, honestamente no espero nada hasta que vea cómo está empujando la información en otro software.Después de trabajar con aplicaciones de terceros durante 15 años [tanto con QuickBooks de escritorio como con QuickBooks Online], lo he visto casi todo. Algunos dirán que se sincronizan, pero todo lo que hacen es sacar información del software de contabilidad, o sólo actualizan algunos datos. Siempre lo pruebo para ver qué pasa realmente.
AW: ¿Cuál es el problema más común que se plantea al integrar una aplicación de terceros con un programa o plataforma existente?
âKildal: La curva de aprendizaje es la mayor preocupación de mis clientes. Quieren saber cómo su equipo se pone al día lo suficientemente rápido para ver el impacto que se espera que la implementación tenga en el día a día de los negocios. â
AW: ¿Qué es lo que más deberían tener en cuenta los desarrolladores a la hora de crear aplicaciones de terceros y por qué?
âKildal: ¿Sabe para qué está resolviendo su producto, y cómo se verán esos datos cuando se introduzcan en el software o la plataforma que está usando? ¿Están aprovechando las ventajas de las caracterÃsticas disponibles en el software de contabilidad – facturación en lÃnea, seguimiento de clases y/o ubicaciones, artÃculos de dos caras, etc.? ¿Está dando al usuario las herramientas y los datos para crear los informes necesarios para analizar los datos introducidos en la aplicación? Una gran aplicación no tiene ningún valor si es sólo una cosa independiente que no permite al negocio ver lo que está haciendo junto con el resto de la contabilidad.
AW: ¿Cuáles son los «métodos alternativos» más comunes que escuchas que utilizan y explican los contadores?
Kildal: Bueno, usamos el método de trabajo que se me ocurrió hace años. Otro que escucho a menudo es pegar un enlace de pago en el campo de una factura. Esto sucede si la empresa decide no utilizar, por ejemplo, â la opción integrada de pagos QB/Facturación en línea en QBO.â
âAW: ¿Puede recomendar algunos de los mejores métodos de prueba en el uso de las aplicaciones en conjunto?
âKildal: Regístrate en la aplicación a través de la página web del desarrollador y pruébala sin sincronizar. Crea una cuenta de correo electrónico (por ejemplo, tenemos [correo electrónico protegido])â que puedes usar para crear cuentas de prueba para el software y las aplicaciones.â Además, paga por una cuenta de prueba a la que puedas añadir aplicaciones que no sean de prueba (también tenemos eso). Por ejemplo, con QBO Accountant + facturación al por mayor, ¡es realmente barato!â
AW: ¿Pensamientos finales sobre los mitos y realidades de la integración cuando se trata de aplicaciones relacionadas con la contabilidad?
âKildal: El único mito que quiero desacreditar es que no es difícil probar una aplicación con datos en vivo. Empieza una prueba, pruébala con tus datos o con tus clientes. Si no te gusta la aplicación, simplemente desconéctala y cancela la suscripción. Haz unas cuantas transacciones de prueba para que no tengas que editar o eliminar un montón. â
Stacy Kildal hablará en detalle sobre cómo se supone que funcionan las integraciones, específicamente en el ecosistema de QBO, durante su sesión titulada «Seleccionando y conectando aplicaciones al ecosistema de QBO». Su presentación será parte de la próxima conferencia de Scaling New Heights del 22 al 25 de mayo. Por favor, visite este enlace para obtener más información y registro del evento.