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Los mejores trucos de QuickBooks que nadie te ha contado nunca

Después de trabajar exclusivamente con QuickBooks durante cinco años, continúo aprendiendo nuevos consejos y trucos â?” muchos de los cuales los he aprendido de los mismos clientes con los que estoy entrenando o consultando. Aquí están algunos de mis trucos favoritos de QuickBooks. (Estos trucos son para las versiones de QuickBooks Enterprise, Premier y Pro.)

Cambiar el aspecto de los nuevos QuickBooks para que se parezcan a los viejos QuickBooks

Los mejores trucos de QuickBooks que nadie te ha contado nunca

A partir de la versión 2013, QuickBooks salió con un nuevo aspecto sigiloso. La barra de navegación está a la izquierda en vez de arriba de la pantalla. No sé tú, pero yo extraño el viejo look. Afortunadamente, hay una forma de cambiar el aspecto de QuickBooks.

Figura 1. Haga clic en View> Top Icon Bar . Esto divide la barra de navegación izquierda en el lado izquierdo y pone los iconos en la pantalla de inicio.

Figura 2. Haz clic en Edit> Preferences> Desktop View . Cada usuario (si está en una configuración multiusuario) tendrá la posibilidad de cambiar a iconos de color en la barra de iconos superior y/o establecer el esquema de colores del archivo de la compañía como se muestra a continuación.

Mostrar subcuenta más baja

Tengo un cliente que tiene varios niveles de subcuentas en su plan de cuentas. Es muy difícil encontrar cuentas en el listado desplegable del plan de cuentas cuando hay tantas subcuentas. Recientemente aprendí este truco: mostrar la subcuenta más baja.

Figura 3. Iniciar sesión como Admin. Ir a Editar> Preferencias . Seleccionar Contabilidad . Seleccionar Preferencias de la empresa . Haz clic en la casilla junto a Mostrar sólo la subcuenta más baja .

Esta preferencia sólo está disponible si selecciona Usar números de cuenta.

Cuando esta preferencia está activada, QuickBooks muestra sólo la subcuenta más baja. Por ejemplo, si la cuenta que selecciona es:

54000Â-Rent:54100Â-Office:54110Â-Main

Pantallas de QuickBooks:

54110Â-Main

Cuando esta preferencia está desactivada, QuickBooks muestra las cuentas de los padres junto con la subcuenta.

Forma rápida de cerrar una ventana abierta en QuickBooks

Aprendí este truco de un cliente la semana pasada.

Figura 4. Normalmente, para cerrar una ventana abierta se hace clic en la X para cerrarla. Una forma más rápida es pulsar la tecla Escape . La ventana abierta se cerrará inmediatamente.

Imprime un cupón de factura

En muchos casos, necesitamos la posibilidad de imprimir un comprobante de factura para adjuntarlo a las facturas de los proveedores (con fines de documentación) o para adjuntarlo a los pagos de los proveedores.

Figura 5. Simplemente, haz clic en Imprimir desde la ventana de la factura.

Figura 6. El comprobante de la factura se imprimirá como se muestra a continuación.

Encontrar fácilmente las transacciones relacionadas: El informe del historial de transacciones

¿Alguna vez se ha encontrado con una transacción en QuickBooks que muestre que una factura ha sido pagada o que una factura ha sido pagada? ¿Sabías que hay una forma rápida de encontrar el pago de la factura o el pago del cliente relacionado?

Figura 7. Simplemente haga clic en la pestaña Informes de la parte superior de la ventana de transacciones.

Figura 8. Seleccione Historial de transacciones . Se abrirá la ventana Historial de transacciones, en la que se enumeran todas las transacciones relacionadas, incluido el pago. Haga clic en Ir a para ver el pago recibido.

Diario de transacciones

Recientemente aprendí este truco de uno de mis empleados.

Figura 9. Puede mostrar el registro del diario que QuickBooks hace detrás de las escenas para una transacción. Haga clic en la pestaña Informes de la parte superior de la ventana de la transacción. Seleccione Diario de transacciones . El diario de transacciones se abrirá.

Apaga el corrector ortográfico

Si el corrector ortográfico te molesta, puedes apagarlo.

Figura 10. Ir a Edición> Preferencias . Seleccionar Mis preferencias . Desmarque la casilla junto a âVerificar siempre la ortografía antes de imprimir â .â”

Calculadora incorporada

Dentro de cada campo de cantidad en QuickBooks está la capacidad de usar una calculadora.

Figura 11. Simplemente toca la tecla + del teclado para activarla como se muestra a continuación. Introduce tu fórmula y pulsa Introduce cuando hayas terminado.

Como dije antes, estoy constantemente aprendiendo nuevos consejos y trucos en QuickBooks, y espero aprender más en el futuro. Tómate un tiempo para explorar estos trucos de QuickBooks por ti mismo. Deje un comentario a continuación si desea compartir algunos de sus propios trucos.

Sobre el autor:

Veronica Wasek es una Asesora de QuickBooks Certificada Avanzada ProAdvisor, una CPA, una oradora pública, y miembro de la Red Nacional de Entrenadores/Escritores Intuitivos. Veronica es la fundadora de VM Wasek CPA LLC, una firma centrada en QuickBooks que se especializa en la creación, capacitación, limpieza, consultoría y contabilidad de QuickBooks personalizados. El blog de Veronica, http://5MinuteBookkeeping.com, ofrece consejos, videos y tutoriales para que las pequeñas empresas puedan hacer su contabilidad en tan sólo cinco minutos al día usando QuickBooks Online.

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