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Los errores de facturación más comunes que cometen los contratistas

Por Marcelle Green

Los contratistas, en particular los que son nuevos en el trabajo del gobierno y trabajan para una agencia del Departamento de Defensa (DoD), a menudo se enfrentan a retrasos en la presentación de los comprobantes de pago.

Los errores de facturación más comunes que cometen los contratistas
Los errores de facturación más comunes que cometen los contratistas

Hay dos razones comunes por las que se producen retrasos: el empleado que tramita los comprobantes tiene un programa muy distinto al del contratista, y los errores en los comprobantes hacen que éstos se devuelvan al contratista para su corrección.

Los contratistas deben recordar que el empleado que procesa los vales por primera vez tiene prioridades diferentes a las del contratista:

  • A la persona encargada de tramitar los comprobantes no suele importarle si el contratista cobra o no. El objetivo del empleado es procesar el papeleo si es correcto, y devolverlo si no lo es.
  • El empleado que procesa esos billetes no tiene mucho conocimiento más allá del estrecho alcance de su trabajo. El empleado no pensará, “Oh, el proyecto de ley dice esto, pero debe significar eso.” Un contratista que designe un coste de forma incorrecta hará que la factura sea rechazada, no corregida.

¿Cuáles son los errores que provocan retrasos y rechazos? A continuación se presentan los 10 errores más comunes que cometen los contratistas, según un ex empleado de la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA) que se encargó de revisar los vales públicos de los contratistas:

  1. Usando el Código de Dirección de Actividades del Departamento de Defensa (DoDACC) equivocado. Este número de seis dígitos identifica una unidad, actividad u organización que tiene la autoridad para solicitar y/o recibir material. Cuando se presenta una factura usando el código equivocado, va a la oficina equivocada, y la oficina del DCAA rechazará la factura. Compruebe con el oficial de contrataciones que se está utilizando el código correcto antes de presentar la primera factura.
  2. Presentando vales fuera de la secuencia numérica.
  3. Facturación de los costos indirectos sobre la base de las tasas de facturación provisionales que no han tenido la aprobación previa de la DCAA.
  4. Utilizando tarifas de facturación obsoletas, por ejemplo, aplicando las tarifas del año pasado a los costos de este año.
  5. No presentar una solicitud, junto con la documentación justificativa, de nuevas tasas de facturación provisionales o de tasas de ajuste temporales. Las tasas de facturación finales se utilizan después de que el DCAA complete su auditoría de la presentación de sus gastos incurridos y haya habido un acuerdo formal de tasas.
  6. Errores matemáticos, tales como: el último acumulado más los nuevos cargos no equivalen a los nuevos acumulados; retroceder en la cantidad total financiada en lugar de mostrar el costo real incurrido y restar la cantidad que excede el límite de financiación; o tasa veces base no equivale a la cantidad que aparece en el comprobante público.
  1. Gastos de facturación superiores a la cantidad financiada del contrato.
  2. Cuota de facturación que excede las limitaciones contractuales (algunos contratos limitan la cuota al 85 por ciento hasta la facturación final).
  3. No facturar por los números de línea de contrato / subnúmeros de línea de contrato (CLIN/SLIN) cuando el contrato es costeado y financiado por CLIN/SLIN.
  4. Presentar detalles incompletos, incorrectos o inadecuados para apoyar el bono público.

La facturación correcta es responsabilidad del contratista, no del gobierno. No dejes que estos errores comunes de facturación lleven a retrasos o rechazos.

Sobre el autor:

Marcelle Green es la directora de marketing y relaciones públicas de VBP OutSourcing, una empresa profesional de contabilidad y marketing con sede en Maryland que atiende las crecientes necesidades de los contratistas federales del Departamento de Defensa.Para más información, llame al (410) 590-5000 o visite h ttp://www.vbpoutsourcing.com .

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