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Los desafíos móviles de las reuniones en su empresa

Las reuniones de “huddle” (también conocidas como reuniones de pie o stand-up) son una gran manera de comenzar el día, pero puede ser un desafío tener a todos en la misma habitación si tienes a los miembros del equipo en diferentes lugares.

A pesar de este obstáculo, un equipo remoto se beneficiará de estas reuniones diarias porque reducen el aislamiento y la falta de supervisión que los miembros del equipo remoto pueden sentir. Las reuniones de acampada les recordarán que son parte de un equipo y los mantendrán en el camino.

Los desafíos móviles de las reuniones en su empresa
Los desafíos móviles de las reuniones en su empresa

La belleza de la efectividad de una reunión de acurrucamiento es la interacción en tiempo real. El objetivo es asegurar que todos sean escuchados y responsables. Los miembros del equipo se benefician de la retroalimentación y el reconocimiento instantáneo que ofrecen este tipo de reuniones de acampada.

Hay muchas maneras de realizar sus reuniones con un equipo remoto. Algunas son mejores que otras, y es importante encontrar la que mejor funcione para tu equipo cuando no están todos en el mismo lugar. Aquí tienes algunas opciones para probar:

La conferencia telefónica (Fácil, pero fácilmente distraída)

La conferencia telefónica es el método más fácil de implementar. Todo el mundo tiene un teléfono, y todo el mundo sabe cómo usarlo. Establece una línea de conferencia telefónica y estarás en el negocio.

A pesar de su facilidad de uso, te metes en problemas rápidamente cuando la gente empieza a hablar por encima de los demás. Y es difícil aportar información, si crees que alguien más puede hablar. Otro problema es que la gente se olvida de apagar el botón de silencio… o se olvida de encenderlo (todos somos culpables de esto).

Es difícil dirigir una gran reunión por estas razones, pero teniendo un orden claro de intervención y un líder fuerte de la reunión, muchas de las dificultades pueden ser superadas. Después de cada orador, permita que el equipo haga su aporte antes de pasar al siguiente orador.

La videoconferencia (buena, pero la tecnología puede fallar)

Un paso adelante es la videoconferencia. El beneficio de una videoconferencia es la interacción cara a cara. Se puede leer mucho de las expresiones de la gente y también asegura que los participantes presten atención.

Con una tecnología más avanzada vienen dificultades más avanzadas. Todos hemos intentado hacer una videollamada con una mala conexión a Internet, y no es divertido. Seguirás teniendo problemas con la gente que habla por encima de los demás, y añadir un retraso de Internet sólo hará que este problema sea más frustrante.

Es vital probar primero unas cuantas opciones de videoconferencia para asegurarnos de que tienes un servicio de calidad que es fácil de usar por todos. El éxito con este método también se reducirá a un claro orden de discurso y un fuerte líder de la reunión para mantener las cosas en orden.

El Enfoque Milenario (Ideal, pero Nuevo)

Puede que no lo hayas notado pero la mayoría de tu equipo son ahora milenarios. Hay un surtido de aplicaciones de mensajería en estos días (por ejemplo, Slack) que las empresas han implementado para la comunicación en tiempo real y la gestión de equipos. Estas aplicaciones son excelentes para las reuniones diarias de los grupos, ya que proporcionan una interacción en tiempo real, una rápida transmisión del estado de tu equipo y una cuenta escrita a la que todo el mundo puede remitirse.

Uno de los obstáculos a los que se puede enfrentar es la implementación. Si es posible, empiece haciendo pruebas en equipos más pequeños antes de lanzar una implementación en toda la empresa. Son fáciles de adoptar porque funcionan como cualquier otra aplicación de mensajería.

Se sorprendería de cómo estas aplicaciones pueden mejorar la eficiencia e incluso la moral de su equipo. Se aplican las mismas reglas que arriba – necesitas un líder de reunión y un orden de palabra para evitar que los hilos del caos se apoderen de la eficiencia de tu tiempo de reunión especificado.

El peor escenario posible: Email (Mejor que no hacerlos)

Las “reuniones” por correo electrónico no son eficientes, no proporcionan retroalimentación instantánea, obstruyen tu bandeja de entrada, la gente no se siente escuchada… la lista de molestias sigue y sigue. No conozco un escenario en el que debas usarlo, así que llamémoslo el peor de los casos.

Por lo menos, puedes obtener el estado de tu equipo en su trabajo, y eso es útil. Sólo no esperes que sea tan fabuloso para construir ese sentimiento de camaradería.

Pensamientos finales

Ahora que tienes algunas ideas sobre la celebración de reuniones a distancia, no dejes que el hecho de no estar juntos te impida incorporarlas. Las reuniones de “huddle” se convertirán en un aspecto vital del día de tu equipo, ya sea que lo hagas en persona o a distancia.

Desde el aumento de la eficiencia hasta el aumento de la moral, los beneficios valen la pena de 10 a 15 minutos cada día. Hay muchas opciones disponibles para un equipo móvil, y con un poco de prueba y error, encontrará la mejor que se adapte a sus necesidades.

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