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Los contadores públicos pueden realizar auditorías en la nube con AuditFile

Mientras estaban en casa para el Día de Acción de Gracias en 2011, los hermanos Kevin y Steven Bong se divirtieron un poco a costa de su padre. Como contador público durante los últimos 35 años, Gary Bong ha tenido mucha experiencia en auditorías. Pero según Kevin Bong, el software de auditoría anticuado que su padre usaba mientras trabajaba en casa a menudo lo frustraba mucho.

“Mi hermano y yo estábamos echando un vistazo a su trabajo y divirtiéndonos un poco con el software”, dijo Kevin Bong a AccountingWEB. “Había un botón de pincel en la herramienta, como en Windows 95. Así que le preguntamos qué hace el pincel y nos dijo: $0027¡No lo sé, pero no lo toques! ¡Puede que lo rompas todo!”

Los contadores públicos pueden realizar auditorías en la nube con AuditFile
Los contadores públicos pueden realizar auditorías en la nube con AuditFile

Cuando Gary les dijo a sus hijos cuánto costaba el software – una cantidad de seis cifras – Kevin y Steven, ambos programadores informáticos en ese momento, estuvieron de acuerdo en que tenía que haber una mejor manera. “Pensamos que tal vez podríamos construir un programa de auditoría”, dijo Kevin Bong. “¿Qué tan difícil podría ser?”

No fue fácil, pero los hermanos Bong, junto con un equipo de programadores y contadores públicos, construyeron una solución de auditoría en línea para los profesionales de la contabilidad llamada AuditFile, que se lanzó oficialmente en agosto pasado.

“Nuestro objetivo era dar a la profesión una mejor herramienta”, dijo Kevin Bong, que estudió contabilidad y programación informática en la Universidad de California-Los Ángeles y pasó algún tiempo con la firma de los Cuatro Grandes Deloitte LLP. “La contabilidad pública es una gran profesión, y hay mucha tecnología emocionante para la contabilidad y los impuestos. Realmente queríamos proporcionar una herramienta de auditoría fácil de usar y agradable para los contadores públicos, especialmente para los más jóvenes que entran en la profesión.”

AuditFile es una herramienta segura, basada en la nube, que permite a las empresas de contadores públicos llevar a cabo auditorías de manera más eficiente. Los usuarios pueden crear una auditoría en cuestión de minutos. Los tableros en tiempo real y los indicadores de progreso mantienen a los administradores informados del estado de la auditoría, mientras que los flujos de trabajo racionalizados y las aprobaciones mantienen la auditoría en el buen camino.

“El seguimiento analítico y el flujo de trabajo es un elemento importante de AuditFile. Vincula la planificación, los programas, los documentos de trabajo y el balance de prueba en una solución”, dijo Bong, que es COO de AuditFile con sede en San Francisco. “Tenemos la capacidad de permitir que mucha información fluya a través de toda la auditoría”.

Características principales de AuditFile

Otros componentes clave del AuditFile son:

  • Diseño intuitivo
  • Funciones avanzadas del archivador con programas integrados de evaluación de riesgos y auditoría
  • Monitorea múltiples fechas de vencimiento que se superponen
  • Rastrea y resuelve los comentarios del examen abierto
  • Estandariza los requisitos de contratación en toda la empresa

“El programa también es personalizable. Puede personalizar los procedimientos, la configuración y los permisos. Por ejemplo, se pueden modificar las firmas requeridas para los procedimientos, los niveles de personal y los permisos para cada nivel de personal”, dijo Bong. “También hemos tratado de vincular los procedimientos de auditoría con el programa de auditoría, en lugar de que los procedimientos se almacenen en un documento de Word. Con algunos sistemas, se abre el documento de Word, tal vez hay de 10 a 20 pasos, y se firma el documento. Tenemos un programa mucho más fácil de usar para rastrear eso. Puedes adjuntar un documento de trabajo o escribir un memo directamente en un procedimiento, y lleva un registro de quién lo tocó y cuándo. Es un flujo de trabajo mucho más dinámico”.

El hecho de que AuditFile esté completamente basado en la nube también lo diferencia de otros programas de auditoría en el mercado, añadió Bong. Se puede acceder a los datos de forma segura desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, 24/7.

“AuditFile” ha eliminado virtualmente muchos problemas asociados con la organización de la auditoría y los archivos, de modo que nos preocupamos mucho menos por duplicar las ayudas de práctica, por perder un paso crítico o por no lograr la aprobación de un gerente de auditoría. Hacemos todo esto mientras los socios de nuestra firma pueden trabajar desde casa, una cafetería o en la oficina”, dijo James Johnson, CPA, propietario de la firma Russell, CPA con sede en Kentucky JH Johnson & Associates, en una declaración escrita.

En la construcción del producto, Kevin y Steven Bong contaron con la ayuda de los contadores públicos, que proporcionaron a los hermanos un aporte crucial. “Una vez que tuvimos una versión beta lista para salir, la pusimos en manos de algunos CPA que nuestro padre conocía. Así que tuvimos unos cuantos contadores públicos realmente útiles que usaron y probaron el producto durante un año y medio”, dijo Kevin Bong. “Estábamos recibiendo constantemente comentarios”.

El negocio se está levantando

Desde su lanzamiento oficial en agosto, cerca de 30 empresas están usando el programa de auditoría – y más están en proceso, dijo Bong.

“En este momento, la mayoría de las pequeñas empresas de contadores públicos se han apuntado para usar AuditFile. Han sido muy útiles y nos han dado muy buenos comentarios, especialmente sobre las nuevas características que vamos a desarrollar en los próximos meses”, añadió. “También hemos recibido bastante interés de las grandes firmas, de las 200 más grandes”.

Después de registrarse en AuditFile, las empresas tienen acceso a una prueba gratuita de 14 días. Los costos entonces van desde 49 a 199 dólares por usuario, por mes dependiendo del paquete. Durante las épocas más ocupadas del año, las empresas tienen la posibilidad de añadir usuarios a AuditFile, o de eliminarlos cuando el trabajo de auditoría se ralentice. “Sólo pagan por lo que usan”, dijo Bong.

El año pasado, AuditFile recaudó 3 millones de dólares de varios inversores – incluyendo Banneker Partners, Green Visor Capital, Rothenberg Ventures, y 500 Startups – para impulsar los esfuerzos de ventas.

“Ninguna empresa tiene una solución como esta”, dijo Stephen Davis, socio de Banneker Partners, que lideró la ronda de financiación, en una declaración escrita. “[Kevin y Steven Bong] vieron un problema real experimentado por su padre y lo han resuelto de una manera muy singular.”

Planes de futuro

AuditFile acaba de empezar a recaudar fondos para la Serie A, lo que también ayudará a aumentar las ventas y los esfuerzos de marketing, según Bong. Hay planes para lanzar una aplicación oficial de AuditFile para móviles en el futuro, añadió.

La empresa también está desarrollando una nueva función de transferencia de datos para AuditFile, que podría suponer la aportación de dos pesos pesados del programa de contabilidad en línea con sede en California.

“Somos capaces de conectarnos a un nivel muy profundo con Intuit QuickBooks Online y con Xero para ayudar realmente con la transferencia de datos para los auditores; para poder descargar e importar directamente el balance de prueba, o incluso todo el libro mayor, y poder hacer pruebas con esos datos”, concluyó Bong. “Esto es algo con lo que nuestros clientes están realmente entusiasmados”.