Los clientes que contratan a la atención de ancianos pueden deber impuestos a las niñeras

No te dejes engañar por el término «impuestos de niñera». No sólo se aplican a las niñeras. Cualquier persona que trabaje en la casa de otra persona, incluyendo a los cuidadores de ancianos entre otros, podría ser considerado un empleado.

Con el envejecimiento de la generación del baby boom, se espera que los ayudantes de salud en el hogar y los asistentes de cuidado personal sean las ocupaciones de más rápido crecimiento en los próximos años, añadiendo alrededor de 1,2 millones de nuevos puestos para el año 2026, según las últimas estimaciones de la Oficina de Estadísticas Laborales.

Los clientes que contratan a la atención de ancianos pueden deber impuestos a las niñeras

Eso significa que sus clientes podrían estar contratando cuidado de ancianos en casa para ellos o sus seres queridos. Aquí está cómo determinar si su cliente debe «impuestos de niñera» y necesita seguir las leyes fiscales, salariales y laborales en torno al empleo en el hogar.

Establecer quién es el empleador del cuidador de ancianos

Su cliente puede contratar a un cuidador de edad avanzada de diferentes maneras. La forma en que traigan a bordo al cuidador ayudará a determinar si ahora es un empleador.

Si se contrataron a través de una agencia de cuidados de salud en el hogar, el cuidador será el empleado de la agencia. Se les pagará a través de la agencia y los impuestos serán responsabilidad de la agencia. También significa que la agencia controla qué cuidadores son enviados al hogar de la persona mayor y qué tareas laborales pueden realizar.

La contratación a través de una agencia de referencia o colocación es un poco diferente. Por una tarifa, este tipo de agencia ayudará a su cliente a encontrar un trabajador de cuidados mayores pero luego le entregará el control del empleo. Eso significa que tu cliente será responsable de la nómina, los impuestos, el seguro y el cumplimiento.

Al contratar de forma independiente, sin la ayuda de un tercero, su cliente también será considerado como un empleador y tiene responsabilidades fiscales y de pago de nóminas.

Determinar si el anciano o su familia es el empleador

Si su cliente ha contratado de forma independiente o a través de una agencia de colocación, el siguiente paso es averiguar quién da las instrucciones al cuidador de ancianos y es el empleador. Por lo general, se determina que la persona que recibe los cuidados es el empleador. Sin embargo, si la persona mayor no puede dar instrucciones, un niño adulto podría ser considerado el empleador. O si el adulto mayor está siendo cuidado en la casa de su hijo, entonces el niño es el empleador porque el cuidador está trabajando en su casa.

Comprobar los salarios con respecto al umbral de cobertura de empleo

Cada año, el IRS establece su Umbral de Cobertura de Empleo. Para el 2019, el monto del umbral de cobertura de empleados domésticos es de $2,100. Eso aumenta a $2,200 para el 2020.

Si su cliente paga a un cuidador de ancianos una cantidad igual o superior al umbral de empleo, entonces tendrá que retener los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare de los salarios de sus empleados y pagar la misma cantidad que un empleador. Cada uno pagará el 7,65 por ciento por una cantidad total del 15,3 por ciento de los salarios en efectivo.

También tendrás que considerar los impuestos de desempleo. Si su cliente le paga a su cuidador mayor más de $1,000 en cualquier trimestre calendario, deberá pagar impuestos de desempleo federales (FUTA) y estatales (SUI). El FUTA es el seis por ciento sobre los primeros $7,000 en salarios. Las tasas y los umbrales del SUI varían según el estado.

Hay excepciones. Si el cuidador principal se considera empleado de su cliente pero es su cónyuge, hijo menor de 21 años, o cualquier empleado menor de 18 años, entonces no necesitan contar sus salarios para fines de impuestos de niñera. Para los impuestos de desempleo, no cuente los salarios pagados al cónyuge del cliente o a un hijo menor de 21 años.

Los cuidadores de ancianos en el hogar son empleados y no contratistas independientes

Casi todos los trabajadores del hogar son empleados y no contratistas independientes y la clasificación errónea se considera evasión de impuestos federales. Eso se debe a que el empleador (familiar o mayor) establece el horario del trabajador, da instrucciones sobre cómo se debe hacer el trabajo y proporciona las herramientas y el equipo para hacer el trabajo. Es una cuestión de control y la familia (o la persona mayor) lo tiene. Si su cliente tiene alguna duda sobre la clasificación de su trabajador, puede completar el formulario SS-8 con el IRS.

Reducir la obligación fiscal de su cliente

Su cliente puede aprovechar los programas de ahorro de impuestos y las exenciones fiscales para compensar su responsabilidad fiscal. Podrían ser elegibles para ello:

Deducción de impuestos por atención médica
Cuenta de Gastos Médicos o de Salud Flexible (FSA) – podría cubrir los gastos médicos no cubiertos por el seguro si la persona mayor calificara como dependiente de su cliente
FSA de Cuidado de Dependientes – si la persona mayor vive con su cliente, es física y mentalmente incapaz de cuidarse a sí misma y requiere un cuidador para que su cliente pueda ir a trabajar, entonces puede ser capaz de pagar algunos gastos a través de una FSA de Cuidado de Dependientes.
Crédito fiscal por cuidado de hijos y dependientes – si la persona mayor es física o mentalmente incapaz de cuidarse a sí misma, vivió con su cliente durante más de la mitad del año, y es dependiente de su cliente o podría haber sido dependiente bajo ciertas excepciones, entonces su cliente podría calificar para este crédito fiscal.

Aprovechar la exención de la atención de acompañantes

También existe la Exención por Cuidados de Acompañantes, que podría significar que el cuidador mayor no necesita que se le paguen horas extras por las horas trabajadas más de 40 en una semana de trabajo. Esto sólo se aplica si la familia o la persona mayor se considera el empleador. No se puede utilizar si el cuidador es empleado de una agencia.

Si el cuidador pasa el 20 por ciento de su tiempo o menos en «trabajo» o en cosas necesarias para cuidar a un paciente anciano como bañarse, vestirse, limpiar y cocinar, entonces su cliente califica para esta exención. El tiempo del cuidador se dedica principalmente a la confraternidad y la protección.

Esto podría ser un gran beneficio financiero para una familia que contratara en forma privada y no pasara por un tercero si creen que pueden aplicar la exención de la atención en compañía. Como una agencia de atención médica en el hogar no puede aprovecharse de esto, podrían rotar a los cuidadores para evitar las horas extras, lo que significa que la persona mayor puede no recibir el mismo cuidador todos los días. O, la agencia podría cobrar una tarifa horaria más alta a su cliente para compensar sus gastos por horas extras.

Comprensión de las leyes fiscales, salariales y laborales

Los empleadores del hogar deben cumplir con las leyes fiscales, salariales y laborales relacionadas con el empleo doméstico. Estas leyes podrían incluir una Declaración de Derechos de los Trabajadores Domésticos; la cobertura de compensación laboral requerida; el salario mínimo, las horas extras y las normas sobre el tiempo de sueño; las regulaciones sobre licencias médicas y familiares pagadas; y más.

Sus clientes pueden preferir el control que tiene un empleador, especialmente cuando se trata del cuidado de un ser querido de edad avanzada. Pueden contratar y retener a los cuidadores que mejor se adapten a su familia y asegurarse de que su anciano reciba un cuidado constante. Puede significar más trabajo cuando se trata de determinar los impuestos y asegurarse de que su cliente cumpla con las leyes fiscales, salariales y laborales.