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Los clientes deben respaldar adecuadamente las reclamaciones de viajes

Si incurre en gastos no reembolsables mientras viaja fuera de su casa por negocios, generalmente tiene derecho a deducir el costo de sus gastos de viaje, dentro de ciertos límites. Pero la ley fiscal impone estrictos requisitos de justificación. En un nuevo caso, Near, TC Memo 2020-10, 1/14/20 , el Tribunal Fiscal negó la deducción porque el contribuyente no estableció la relación necesaria entre su negocio y los gastos de viaje.

Antecedentes: Por lo general, si eres autónomo, puedes deducir los gastos ordinarios y necesarios incurridos cuando viajas por negocios. Esto incluye los gastos de transporte de ida y vuelta de su destino de negocios, así como cualquier gasto relacionado con los negocios en su destino de negocios, como el alojamiento. El importe total es deducible si el viaje está completamente relacionado con los negocios.

Los clientes deben respaldar adecuadamente las reclamaciones de viajes
Los clientes deben respaldar adecuadamente las reclamaciones de viajes

Sin embargo, el IRS a menudo cuestiona las deducciones por gastos de viaje que no están debidamente justificados. Por lo tanto, es importante mantener registros que muestren

  • El monto del gasto;
  • La hora y el lugar de la actividad comercial; y
  • El propósito de los negocios y la relación.

Tenga en cuenta que los registros deben ser “adecuados”. Según la publicación 463 del IRS (Gastos de Viaje, Entretenimiento, Regalos y Automóviles), las pruebas son adecuadas si muestran la cantidad, fecha, lugar y carácter principal del gasto. Por ejemplo, guarde los recibos de los hoteles cuando se quede a dormir por negocios. Además, los extractos de las tarjetas de crédito pueden corroborar los recibos. Como último recurso, el IRS dice que usted puede ofrecer una declaración escrita u oral que contenga información específica para ayudar a probar un elemento del gasto con otras pruebas de apoyo.

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Además, se aplican una serie de normas especiales para justificar el uso comercial de un vehículo.

Hechos: En el nuevo caso, el contribuyente, residente en California, operaba un consultorio jurídico privado como autónomo. También era empleado del Departamento de Transporte del Estado de California (Caltrans).

Debido a que el contribuyente tenía un pase de tránsito mensual, no conducía para ir al trabajo regularmente. A veces compartía el coche con su cónyuge, pero sus horarios de trabajo no eran los mismos.

Como empleado de Caltrans, el contribuyente sirvió como abogado para un juicio importante en 2015. Durante el juicio, que duró unos dos meses, el contribuyente alquiló una habitación cerca del juzgado. Su acuerdo con Caltrans prevé el reembolso de los gastos de viaje, incluyendo el alojamiento y el exceso de kilometraje del coche por encima de los costes habituales de desplazamiento.

El contribuyente dedujo casi 17.000 dólares en gastos de viaje en su Lista C para 2015. Para corroborar los gastos de viaje, proporcionó una lista, recibos y extractos bancarios que identificaban las cantidades, fechas y lugares de sus gastos de viaje notificados. Aunque los documentos incluían información sobre el monto, la hora y el lugar de los gastos, ninguno de ellos permitía al tribunal determinar en qué medida, de haberlos, esos gastos tenían un propósito comercial.

El contribuyente no presentó ningún contrato con los clientes para justificar los gastos de viaje incurridos por los compromisos con los clientes. Además, algunos de los gastos de viaje eran para viajes que incluían a miembros de la familia y no proporcionó ninguna prueba que distinguiera qué gastos de viaje se habían realizado con fines comerciales y no personales, si los había. En consecuencia, las deducciones por gastos de alojamiento y de automóvil fueron denegadas.

La moraleja de la historia: Asegurarse de que las deducciones de viaje puedan soportar el escrutinio de Hacienda. Sea proactivo en cuanto a que los clientes mantengan registros contemporáneos.

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