La gestión del tiempo, como el presupuesto, suena genial en teoría. Pero es muy difícil de poner en práctica porque es difícil cambiar las rutinas, lo inesperado sucede, y los que te rodean no han leído el mismo libro y no te siguen la corriente.
Todos hemos oído hablar de los siete pecados capitales: la codicia, la envidia, la gula, la pereza, la ira, la lujuria y el orgullo. Resistan el impulso de tratar esto como si fuera un intercambio de tarjetas de béisbol, diciendo, â??Lo tengo, lo tengo, lo necesito, lo tengo.â»
Considere los siguientes siete pecados mortales especializados asociados a su negocio.
1. Falta de priorización. Sabes exactamente lo que hay que hacer, pero los elementos no tienen prioridad o todos tienen una alta prioridad.
Estrategia: Hace años, mi gerente me enseñó que cada día debe comenzar con un plan escrito. El plan escrito debe ser desarrollado justo antes de salir de la oficina el día anterior. El plan debe asignar prioridades de dos maneras: proyectos importantes que deben hacerse ese día, y proyectos importantes que tienen un plazo más largo, tal vez una semana. Las prioridades descienden después.
2. La atracción de la distracción. Tenemos proyectos que disfrutamos haciendo junto con los que tememos. El manejo del tiempo nos enseña sobre el bloqueo del tiempo. Desafortunadamente, cuando segmentamos una hora para un proyecto que no nos gusta, encontramos muchas razones para hacer otra cosa por un tiempo. Internet es uno de los principales culpables. Al final del período de tiempo hemos logrado poco.
Estrategia: Eliminar las distracciones o retirarse. Si el proyecto implica llamadas telefónicas, intercambie oficinas con alguien. Si sólo se trata de papeleo, instalarse en la sala de conferencias. En todos los casos, cierra la puerta para que no te interrumpan.
3. El tiempo perdido es tiempo perdido. Su cliente debe llegar a las 2 p.m. No llega hasta las 2:15 p.m. debido a los retrasos en el tráfico. ¿Qué estabas haciendo por esos 15 minutos extra? Esperando, por supuesto. Esos 15 minutos se han perdido para siempre.
Estrategia: Construir una lista de pequeños proyectos que se puedan hacer poco a poco o que puedan ser eliminados en pocos minutos. Limpiar el correo electrónico es un ejemplo de lo primero; escribir una carta es un ejemplo de lo segundo. Cuando llegas temprano o alguien se retrasa, el tiempo se ha creado inesperadamente. Saca esa lista. Lo peor que puede pasar es que el proyecto esté incompleto.
4. Planeando el fracaso. Es asombroso como algunas personas que trabajan con números (CPAs, banqueros, agentes de seguros y asesores financieros) pueden ser terribles para estimar cuanto trabajo se puede hacer en un periodo de tiempo determinado. Escribimos una lista de tareas que es físicamente imposible de completar en un día. Las distracciones y emergencias bajan aún más nuestra tasa de aprobación.
Estrategia: Una vez más, la priorización viene al rescate. Las tareas se asignan a uno de tres niveles. Trabajas para despejar los proyectos de mayor prioridad, y los proyectos no despejados pasan a la lista del día siguiente. Eventualmente, los proyectos de nivel medio son promovidos al nivel superior.
5. Resistencia a la delegación. A veces las personas que son buenas con los números no son los mejores comunicadores. Tenemos dificultades para explicarle a otro exactamente lo que hay que hacer. Otras veces entendemos matices de la situación que son difíciles de articular. Llegamos a la conclusión de que somos los únicos que podemos hacer el trabajo, pensando: â??Si quieres que algo se haga bien, hazlo tú mismo.â»
Estrategia: Pasa algo de tiempo escribiendo todo lo que haces. Revisa la lista, preguntando, â??Que esto lo haga yo y sólo yoâ?, seguido de â??Por quéâ?? Eres el dueño de esos proyectos. El resto puede ser manejado por otros. Puede que necesiten entrenamiento o entrenamiento de pacientes, pero puedes aprovechar su tiempo.
6. Inmediato de las interrupciones. Usted está profundamente pensado o trabajando en un proyecto cuando su asistente entra y anuncia, â?» Este papeleo debe ser completado y presentado en la siguiente media hora.â? Lo importante ha sido superado por lo inmediato. Tu asistente es inteligente. Su clave para tener un escritorio vacÃo es tomar cada proyecto que llega y entregárselo a alguien más.
Estrategia: Este papeleo debe ser completado inmediatamente. Este cliente tiene una pregunta; no dirá nada más y quiere hablar con usted. Estos son problemas que parecen requerir atención inmediata. ¿Pero qué pasaría si ese día estuvieras enfermo con la gripe? ¿O en vacaciones? ¿Le enviarían estos papeles en helicóptero a la selva brasileña? No. Serían retenidos hasta su regreso. A su cliente se le pediría que dejara un mensaje o que diera más detalles para que otra persona le ayudara. Lo inmediato no siempre tiene que superar lo importante.
7. Perdiendo de vista la meta. Hace años, teníamos el perfecto gerente administrativo en nuestra oficina. Era un ex-sargento del ejército que entendía de logística. Su gran línea era: âFocus en la misiôn.â? A veces nos olvidamos de lo que nos pagan por hacer.
Estrategia: Los proyectos tienen prioridades y también tienen plazos. Cuando se prioriza o se aborda una interrupción, pregúntese: â??¿Suena esto en la caja registradora?â? Porque trabajamos en nombre de nuestros clientes, los trabajos que completan las tareas que nos pagan por realizar tienen prioridad.
Evitar los siete pecados capitales de la gestión del tiempo te ayudará a concentrarte y a crear tiempo. No son reglas absolutas, pero proporcionan una excelente estructura.
Sobre el autor:
Bryce Sanders es el presidente de Perceptive Business Solutions Inc. en New Hope, Pennsylvania. Proporciona entrenamiento en adquisición de clientes HNW para la industria de servicios financieros. Su libro «Cautivando al inversor rico» se puede encontrar en Amazon.com.
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