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Los 5 principales errores de escritura en los negocios que cometen tus colegas

«Estamos en servicio al cliente, pero la comunicación escrita es un desastre», escribió una gerente que necesitaba ayuda para su equipo. Las solicitudes de ayuda para la escritura comercial y los talleres para las empresas de CPA están en su punto más alto.

Curiosamente, de las solicitudes que he recibido en los últimos meses, el 75 por ciento eran para ayudar con los problemas de escritura de otra persona. Para ayudarte en tu búsqueda de comunicaciones de calidad, aquí tienes cinco de los errores de escritura más comunes en los negocios, y cómo puedes ayudar a tus colegas a causar una mejor impresión.

Los 5 principales errores de escritura en los negocios que cometen tus colegas
Los 5 principales errores de escritura en los negocios que cometen tus colegas

No. 5: Errores ortográficos y gramaticales

Aquí hay un escenario de la vida real que no quieres tener: Recibí un correo electrónico de una de las 10 mejores empresas con un archivo adjunto que incluía instrucciones para llegar a su oficina. A los destinatarios se les dijo que «caminaran todo el camino pasando la rampa de estacionamiento». Desafortunadamente, el corrector ortográfico no puede ayudarte en eso. Este fue el segundo caso de la «t silenciosa» en esa palabra que vi en sólo dos semanas.

Cómo ayudar: Recuerde a sus colegas por qué la escritura de negocios es importante: Es la cara electrónica de su empresa. Todo el mundo comete errores y erratas (incluso tú); la clave es estar atento a los problemas recurrentes que pueden solucionarse con una educación y corrección suaves.

Habla cuando veas que los mismos errores ocurren una y otra vez, y no te lo tomes como algo personal si te señalan tus problemas a su vez. Como las espinacas en los dientes, es mejor estar al tanto.

No. 4: El mensaje tiene el nivel de detalle equivocado

Un anciano envió una vez un correo electrónico de 200 palabras preguntando esencialmente, «¿Este mensaje estaba destinado a un destinatario diferente?» un aumento del 2.000 por ciento en palabras, en su mayoría innecesario. Los socios envían rutinariamente los correos de una palabra «thx», expresando su sincero agradecimiento por un trabajo bien hecho.

Cómo ayudar: Haz que la buena escritura sea una prioridad en tu empresa. Esto puede hacerse a través de mandatos de revisión, ejercicios, ofreciéndose a ser el mentor de escritura de alguien, o comenzando un club de escritura en su firma – llámelo Typemasters.

No. 3: Tono inapropiado

Algunas personas no se toman un respiro antes de enviar un correo electrónico con carga emocional. Otros se burlan de una situación que es más seria para el lector que para el remitente, o usan un lenguaje sutilmente condescendiente. El tono es difícil de transmitir y fácil de malinterpretar con el lenguaje escrito.

Cómo ayudar: Revise los mensajes con el escritor y discuta cómo el lector puede, o puede haber, interpretado. Enfócate en el propósito de la comunicación y la importancia de la relación.

No. 2: El mensaje carece de fuerza

Esta es una gran área de oportunidad para aquellos que buscan añadir poder a sus mensajes. Muchas veces los contadores y otros profesionales usan términos y adverbios sofisticados para parecer inteligentes en el correo electrónico o en comunicaciones más formales. Por ejemplo: «Según el examen de las secciones de su archivo actual más recientemente terminadas, parece que algunas de nuestras discusiones, y mis comentarios de revisión sobre compromisos anteriores en cuanto a organización, pulcritud y documentación de la integridad, no han tenido el impacto que yo pretendía».

Cómo ayudar: Practica quitando las palabras innecesarias de un mensaje para recuperar la fuerza sin perder el profesionalismo o la cortesía: «Nuestras discusiones, y mis comentarios de revisión sobre la organización, pulcritud y completitud de las secciones de su archivo, no han tenido el impacto que pretendía».

No. 1: El mensaje fue escrito en lugar de hablado

Aquí es donde dejaría caer el micrófono. Excepto que estoy escribiendo esta pieza, no hablándote. Escribimos mucho en estos días, pero coger el teléfono o reunirse en persona es a menudo un vehículo mucho mejor para la comunicación.

Cómo ayudar: Si un mensaje está tardando mucho en ser redactado porque es difícil elegir las palabras correctas, es necesario añadir un poco de color vocal a la situación. Anima a los miembros del equipo a escribir menos y a hablar más. Es más eficiente y efectivo lo que se suma a un mejor servicio al cliente.

Si estás interesado en mejorar tu escritura de negocios más allá de leer estos cinco consejos:

  • Echa un vistazo a los 5 mejores consejos para cortar el desorden de tu escritura.
  • Lee los consejos de corrección de la chica de la gramática.
  • Practica estas habilidades y más a través de los Talleres de Escritura de Negocios.

¡Se puede hacer un gran progreso en un corto período de tiempo a través de la práctica de buenos hábitos de escritura!

Sobre el autor:

Kristen Rampe es una contadora pública que ofrece talleres de estrategia, dirección y desarrollo profesional en comunicación, formación de equipos y servicio al cliente, todo ello con una combinación ganadora de ingenio y sabiduría. Si te ha gustado este artículo, puedes encontrar más formas de mejorar tu práctica en su blog o siguiéndola en Twitter @KristenRampe.