¿Qué tienen en común la intoxicación alimentaria y los errores fiscales? Cuando te das cuenta de ellos, es demasiado tarde.
Cada año, en previsión de la temporada de impuestos, hablamos de lo que los negocios deben o no deben hacer, pero normalmente el asesoramiento fiscal es muy poco, demasiado tarde. Los malos hábitos causan más problemas que los errores de entrada y de cálculo. Si usted es dueño de una pequeña o mediana empresa (PYME), puede que tenga que cambiar sus hábitos fiscales.
Aquí, presentaré cinco errores comunes en los impuestos y explicaré cómo se pueden evitar fácilmente.
1. El negocio no puede pagar sus impuestos: He trabajado con empresas que se retrasan seis meses (o más) en el pago de impuestos y tardan otros seis meses (o años) en ponerse al día y pagar todas las multas y penalidades que han acumulado. Aunque este error parece fácil de evitar, a menudo no lo es.
Piensa en un pequeño restaurante en una gran ciudad. Un mes puede ser lento, pero el restaurante todavía tiene que pagar los salarios, el alquiler y las despensas. Así que el restaurante cumple con estos compromisos con su flujo de caja operativo, pero no tiene suficientes fondos para cubrir los impuestos sobre las ventas y las nóminas. Los meses siguientes también son lentos; se acumulan más impuestos atrasados y multas. Ponerse al día se hace cada vez más difícil, incluso durante un buen mes. Una situación similar puede ocurrir cuando el dueño de un pequeño negocio designa los ingresos de ventas de una determinada entrega para cubrir los impuestos de ese mes. Si la nieve retrasa esa entrega y el pago no puede llegar, los impuestos quedan sin pagar.
Solución: Crear una cuenta bancaria separada para los impuestos. A medida que generes ingresos, aparta automáticamente lo que tengas que pagar en impuestos. Quita el dinero de la vista para que no estés tentado de usarlo para otros gastos operativos. Los fondos estarán disponibles cuando llegue el día de los impuestos.
2. El negocio debe impuestos en varios estados pero no se da cuenta: En el viejo mundo, la exposición a los impuestos era bastante simple. Tienes una pizzería en Manhattan, así que pagas impuestos en la ciudad y el estado de Nueva York. Después de un tiempo, tu salsa especial gana prominencia, y empiezas a repartir pizzas calientes a través del túnel en Hoboken, Nueva Jersey. ¿Te diste cuenta que en el momento en que tu camión de reparto sale del túnel, expusiste tu negocio a los requisitos de impuestos de ventas y de presentación de Nueva Jersey?
Cuanto más se expanda su negocio, especialmente si vende a través de Internet, toma pedidos por teléfono y entrega artículos a sus clientes, más se expondrá a las diferentes localidades fiscales con sus diferentes fechas de presentación y tasas impositivas.
Solución: Mi consejo es usar el software para los impuestos de venta. Cuanto más se pueda automatizar el proceso, menos fallará.
3. Eliges la exención «Otro» – y te cuestionan: Si tus compradores te dicen que están exentos de impuestos, necesitas categorizar estas ventas. A menudo, el comprador está exento porque se trata de una organización benéfica o un organismo gubernamental, y estos casos son fáciles de rastrear. A veces no se está seguro, así que se utiliza el comodín: «Otra razón». Esto solía ser una caja de seguridad para comprobar, pero ahora los tesoros estatales utilizan la tecnología para cribar las declaraciones de impuestos y marcar automáticamente las rarezas como la casilla «Otro» marcada. «Otro» es un disparador para preguntas de seguimiento y solicitudes de documentación de apoyo.
Solución: Recomiendo que no se utilice la exención «Otros». Es una bandera roja, y aumentará sus posibilidades de desencadenar una auditoría.
4. Te hacen una auditoría – y no tienes nada que mostrar: Las auditorías siempre son dolorosas, pero quedar atrapado en una auditoría sin registros meticulosos es una pesadilla. Las PYMES son más propensas a terminar en esta situación porque tienen menos tiempo y dinero para gastar en la contabilidad.
Solución: Necesitas asumir lo peor y documentar meticulosamente un «rastro de auditoría». Espera que un día un auditor querrá mirar cada venta y ver cómo has calculado el impuesto sobre las ventas. Hoy en día, las herramientas avanzadas permiten a los auditores revisar fácilmente todos sus datos en busca de rarezas. Eso es lo que hacen durante la auditoría. Para cada declaración de impuestos sobre las ventas, necesitas reunir pruebas de que has presentado la declaración y pagado la cantidad correcta de dinero, y necesitas pruebas de cuándo se presentó la declaración y cuándo se liquidó el pago. Siempre solicite un Certificado de Envío para demostrar que envió su declaración a tiempo. Además, haga una copia del cheque y busque una prueba de cuándo se contabilizó el pago en su cuenta. Su servicio de banca electrónica debe documentar la fecha.
Sin toda esta documentación, estarás en el apuro de impuestos atrasados, multas y penalidades. Hagas lo que hagas, ayuda a los auditores a hacer su trabajo. Cuanto más amable seas, más amables serán ellos.
5. No sabes a qué impuestos estás expuesto: Los nuevos negocios se ven atrapados por impuestos que no sabían que existían. Además de los habituales impuestos corporativos, de ventas y de nómina, las jurisdicciones pueden recaudar impuestos «especiales». Por ejemplo, 39 estados, así como Chicago y Washington, DC, imponen impuestos especiales a las bebidas azucaradas que se venden en las tiendas de comestibles y/o en las máquinas expendedoras. Nueva York es famosa por añadir un impuesto de 8 centavos a los bagels si el cliente lo solicita «alterado» (es decir, cortado en rodajas o con un topping).
Solución: Debido a que los ejemplos raros como ese son comunes, tienes que averiguar sobre ellos. Un contador profesional es la fuente más confiable, pero también puedes consultar la Oficina de Mejores Negocios local o un sitio web del departamento de ingresos del estado. Si navegas por los formularios de impuestos del sitio web por nombre, puedes determinar cuáles son relevantes para tu negocio.
¿Demasiados sombreros?
Los propietarios de PYMES a menudo tratan de manejar la contabilidad sin ayuda profesional. Desafortunadamente, cuando una persona es el CEO, COO, CFO, contador y preparador de impuestos de la misma empresa, es más probable que ocurran errores en los impuestos. Incluso si intentas minimizar los costos de contabilidad, sigo recomendando trabajar con un contador público. Te ahorrarán dinero a largo plazo. Siempre que sea posible, automatiza los impuestos con un software. Las buenas intenciones no evitan los errores humanos, ni las intoxicaciones alimentarias.
Sobre el autor:
Jonathan Barsade es el CEO de Exactor, que proporciona soluciones para ayudar a las empresas con el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas.