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Los 10 principales errores de deducción que cometen los contadores de las pequeñas empresas

Hay varios tipos de impuestos a considerar cuando se evalúa la carga impositiva total de sus clientes, incluyendo el impuesto federal o el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre las ventas, que es impuesto por los estados sobre la venta de bienes y servicios.

El enfoque de este artículo es el impuesto sobre la renta, sin embargo es bueno entender que los dos impuestos están influenciados el uno por el otro. Por ejemplo, la reforma fiscal de 2018 trae nuevas reglas en el lado del impuesto sobre las ventas, como el límite de 10.000 dólares deducibles para los individuos.

Los 10 principales errores de deducción que cometen los contadores de las pequeñas empresas
Los 10 principales errores de deducción que cometen los contadores de las pequeñas empresas

En respuesta a esto, algunos estados están planeando ajustar sus reglas de impuesto sobre la renta para contrarrestar el impacto de los cambios en el impuesto sobre las ventas. Dejaré los detalles sobre el impuesto de ventas a un lado por ahora.

La mayoría de los nuevos empresarios hacen a su contador esta pregunta común: “¿Qué gastos son deducibles para mi negocio?” La respuesta que doy a todos mis clientes es: “Cualquier gasto que sea necesario, ordinario, razonable, documentado y legal puede ser deducible”. Esa es una respuesta simple pero precisa, pero puede que no cubra todos los matices.

Ahora, veamos algunos detalles sobre el impuesto sobre la renta. Como mencioné, hay muchos matices en las regulaciones y también en la terminología. Permítanme darles una introducción a los términos más comunes que encontrarán:

  • Ordinario : es comúnmente aceptado en la industria y visto a menudo con otros negocios en el mismo comercio
  • Necesario : el gasto fue necesario para generar los ingresos del negocio o se incurrió en él como consecuencia de las actividades productoras de ingresos. Pero no es necesario que sea indispensable para ser deducible
  • Razonable : esto es muy subjetivo, pero en esencia significa que no es pródigo o extravagante
  • Documentado : el contribuyente tiene la carga de la prueba para demostrar que el gasto existió, que la cantidad reportada es exacta, y que tiene un verdadero propósito comercial (necesario)
  • Legal : el gasto no puede infringir ninguna ley, ser considerado un soborno, o realizado en relación con una actividad ilegal / o actividad en la que el negocio no da la capacidad legal para realizar

Al aconsejar a sus clientes, por favor considere que hay algunas deducciones que son problemáticas. De mis años de experiencia, aquí hay 10 deducciones de impuestos que veo que son más comúnmente perdidas, mal usadas y/o abusadas:

  1. Gastos de Home Office : Frecuentemente no documentar los metros cuadrados del hogar, creando un ambiente de sólo negocios, y documentar su propósito de negocios es el tema más común
  2. Gasto de vehículos : mezclar el uso personal y comercial de los vehículos y no hacer un seguimiento adecuado del kilometraje es una gran área de incumplimiento
  3. Seguro : Especialmente, con los seguros de salud y vida, que tienen reglas muy especiales para ser deducibles, en muchos casos estos pueden NO ser deducibles si no se siguen las reglas
  4. Contribuciones caritativas y políticas : En el caso de las entidades de paso, como las S-Corporations y Partnership/LLC$0027s, la caridad es “deducible” sólo en la declaración de la persona, pero la mayoría de los contribuyentes no pueden obtener ningún beneficio por ello debido a las deducciones estándar. Las contribuciones políticas NUNCA son deducibles
  5. Comidas y Entretenimiento : el factor “entretenimiento” realmente afecta la deducibilidad de estos gastos. NOTA: en 2018, hay cambios significativos en el código fiscal para los gastos de entretenimiento
  6. Gastos de Viaje : frecuentemente combinar los viajes personales con los de negocios es un gran priblema
  7. Empleados y subcontratistas : no clasificar correctamente a los empleados o contratistas y reportarlos como tales; lo que puede conducir a grandes penalizaciones en el impuesto sobre la nómina o a la anulación de los gastos de los contratistas
  8. Planes de Jubilación y Compensación Diferida : no incluir a TODOS los empleados en el plan de la empresa y/o no aprovechar las deducciones de impuestos por aplazamiento de ingresos
  9. Castigo apropiado : de facturas/recibos abiertos que se consideran incobrables, facturas/recibos abiertos que no se pagarán, y ajuste de la cantidad/valoración del inventario. Para los contribuyentes de la BASE DE CRÉDITO
  10. Costos de pre-arranque : realizados antes de que el negocio se iniciara y.o en relación con la creación del negocio. También algunos dueños de negocios tienden a “cubrir” los gastos del negocio con fondos personales o tarjetas de crédito personales (fuera de las cuentas bancarias del negocio) y se olvidan de registrarlo en los libros del negocio

Este breve manual puede darle consejos sobre cómo apoyar mejor las necesidades de su cliente en cuanto a impuestos sobre la renta. Y, como ya se ha mencionado, el impuesto sobre la renta y los impuestos sobre las ventas están vinculados entre sí, por lo que si el Departamento de Hacienda de su cliente se ve afectado por un tipo de impuesto, es probable que intente ajustar el otro.

Aquí hay un video de 55 minutos que grabé para explicar todo esto en detalle.