Es hora de hacer algo diferente en su práctica contable: empezar a usar un acuerdo formal de servicio. En mis encuestas informales a los contadores, encuentro que muchos no usan un acuerdo de servicio o una carta de compromiso cuando empiezan con una nueva cuenta de cliente. Este documento es importante ya que te protege a ti, y protege al cliente.
El acuerdo de servicios que utilizo tiene un formato similar al de la carta de compromiso que utilizan las empresas de contadores públicos. Mi empresa factura con precios basados en el valor, por lo que debo ser específico sobre qué tareas están o no incluidas en los servicios básicos mensuales, y qué servicios tienen un costo adicional. Si no está utilizando un acuerdo de servicio, esto le dará algo de que pensar!
Aquí están mis pensamientos sobre los 10 principales elementos a incluir en un acuerdo de servicio.
1. Lo que necesitamos de ti. Esta sección establece que no puedo realizar servicios de contabilidad sin los documentos de origen, así que si usted, el cliente, no me proporciona los originales o el acceso electrónico a los documentos que necesito, de manera oportuna , no puedo hacer lo que me han contratado para hacer. Especifico alrededor de cinco opciones diferentes de cómo pueden suministrarme los documentos de origen.
Nota: Constantemente advierto a mis clientes que no deben usar el correo electrónico para enviar documentos confidenciales, incluyendo formularios W-9 y documentos de nómina. Me suscribo a un servicio de nube de terceros que permite a los usuarios enviar y recibir documentos electrónicos de forma segura, y proporciono un enlace a mi cuenta en mi sitio web y en mi firma de correo electrónico. Tenga en cuenta que hay una diferencia entre enviar un documento de forma segura y almacenarlo en la nube. Algunos ejemplos de algunos servicios de intercambio de documentos son Hightail (antes YouSendIt), ShareFile, Box, Dropbox, iCloud y Google Drive. Cada uno tiene sus pros y sus contras, así que investiga.
2. Qué haremos y cuándo lo haremos. A continuación, discuto con qué frecuencia tocaré sus libros, como diario, semanal, mensual o trimestral. También incluyo un anexo con una lista completa de los servicios que prestaré, como la conciliación de cuentas bancarias, el ingreso de datos de nómina a posteriori, la preparación y presentación de declaraciones de impuestos sobre las ventas, etc.
3. Lo que no haremos. Me tomo la molestia de enumerar lo que no haré. Elijo no asumir la responsabilidad de proporcionar servicios de nómina, por lo que todos mis clientes deben suscribirse a un servicio de nómina de terceros, e introduzco los datos de la nómina a posteriori. También señalo que no soy contador público ni contable, y no preparo declaraciones de impuestos ni proporciono asesoramiento fiscal o legal.
4. Servicios fuera del ámbito de su propuesta. Aquí enumero algunos ejemplos de tareas que están fuera del alcance de los servicios de la base y que se cobrarán por hora. Estas incluyen completar formularios de auditoría de compensación de trabajadores, presentaciones de impuestos de propiedad del condado y otras presentaciones estatales o federales que puedan surgir inesperadamente. A menudo, encuentro que el contador público o el contador puede preparar estos formularios para el cliente.
5. Términos de compromiso estándar. En esta sección tengo un breve párrafo sobre cada uno de los siguientes temas:
a. Conducta profesional: Estoy de acuerdo en ser profesional, rápido y prudente.
b. Confidencialidad: Estoy de acuerdo en mantener sus datos confidenciales.
c. Propiedad del papel de trabajo: Utilizo esta sección para especificar quién es el propietario de los documentos de trabajo, yo o el cliente. Hay diferentes opiniones en nuestra industria sobre este tema, por lo que la discusión es para una futura entrada en el blog!
d. Preparación de impuestos: Nuevamente declaro que es responsabilidad del cliente seleccionar y contratar a un preparador de impuestos y presentar sus declaraciones de impuestos.
e. Arbitraje vinculante: Si desea o no incluirlo es una decisión personal, pero lo incluyo en mi acuerdo de servicio.
f. La ley vigente: Designo que mi estado rige los términos y condiciones del acuerdo.
6. Honorarios. Esta es la sección donde indico la cuota mensual fija y cuáles serán las cuotas por hora para ciertas tareas, según corresponda. También anoto cuándo se enviarán mis facturas (primer día del mes, último día del mes o semestralmente). Por último, declaro que los aumentos de honorarios se producirán de vez en cuando, siempre con 30 días de antelación, y no durante los primeros 365 días.
7. Garantía de servicios. Ofrezco una garantía de reembolso por cualquier penalidad o tarifa que pueda ser evaluada debido a un error cometido por mi parte. Ejemplos de errores incluyen enviar un pago al beneficiario equivocado o hacer un pago de la cuenta equivocada. No ofrezco el reembolso de intereses o cargos por mora. Existe una cláusula de exención de responsabilidad por los errores cometidos por los proveedores, instituciones financieras o empresas de nóminas, y por los problemas que surjan debido a la insuficiencia de fondos en las cuentas del cliente.
8. Pagos. Declaro los términos de pago en esta sección, los cargos por cheques devueltos y mis políticas de cobro para cuentas vencidas.
9. Registros originales del cliente. Esta sección me autoriza a abrir cualquier documento que el cliente me envíe o que un agente autorizado me envíe. Me ofrezco a guardar cualquier documento original que reciba hasta un año sin cargo, y mi procedimiento normal es devolver todos los documentos originales del año anterior antes del 31 de marzo del año siguiente; los gastos de envío corren por cuenta del cliente.
10. Terminación. Esta sección contiene un lenguaje estándar sobre cada una de las partes que proporciona 30 días de aviso para terminar el compromiso.
Espero que estas ideas te impulsen a crear un acuerdo de servicio, si es que no lo tienes, o a actualizar el que ya tienes.
Sobre el autor:
Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®. Su compañía, Linick Consulting, se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks y QuickBooks Online. Dirige una oficina (en su mayoría) sin papeles, y ayuda a otras empresas a hacer lo mismo.