Ahora que hemos pasado la temporada de impuestos, tengo algunas ideas sobre las interacciones de los contables con los contadores públicos y los preparadores de impuestos de sus clientes.
Esta alianza es una asociación natural, ya que trabajamos para el mismo cliente y tenemos papeles interconectados. Sin embargo, me encuentro deseando que más contadores públicos trabajen en colaboración con los contadores de sus clientes.
A menudo me encuentro con firmas de contadores públicos que sólo quieren quemar y revolver una declaración de impuestos, y no responden a las preguntas de los contadores. Sólo puedo asumir que la razón es mantener los costos bajos, pero en mi opinión, esto no es lo mejor para las necesidades de sus clientes.
¿Qué tipo de preguntas tienen los contables para los contadores?
Aquí están algunas interacciones típicas que puedo tener con una firma de CPA/CPA/preparador de impuestos, y algunas de las respuestas menos que estelares que he encontrado:
1. ¿Los libros son en efectivo o en acumulación?
Cuando pregunto a mis clientes, a menudo no lo saben, y no me proporcionan copias de sus declaraciones de impuestos. Así que tengo que preguntarle a la CPA.
La respuesta a esta pregunta es particularmente importante si he heredado un archivo de QuickBooks (QB) para el cual hay que hacer una limpieza en los informes de Cuentas por Pagar y/o Cuentas por Cobrar.
Si necesito limpiar facturas incobrables de un año, el método que uso será diferente si los libros son de caja o de acumulación, ya que los libros de caja no pueden tener gastos por deudas incobrables, mientras que los libros de acumulación sí.Para el archivo de un cliente, tienen facturas con pequeños saldos abiertos, muchos de los cuales tienen más de cinco años.
En primer lugar, me sorprende que la firma de contadores públicos nunca haya aclarado estos balances, particularmente a la luz del hecho de que el propio contador de la firma estaba haciendo los libros hasta que yo intervine. Muchas de estas facturas incluyen el impuesto sobre las ventas recaudado, que en California se paga en base a la acumulación.
Para que cada factura sea elegible para un reembolso parcial del impuesto sobre las ventas, las facturas tendrán que ser revisadas individualmente para ver si el saldo adeudado es por mano de obra no gravable, o por partes gravables. Envié un correo electrónico a la contadora tres veces durante el año pasado para preguntarle cómo quiere abordar esta limpieza, pero nunca responde. No puede ser molestado.
Encuentro esto frustrante e improductivo. Esto me lleva a creer que los libros son base de efectivo, por lo que no le importa el A/R abierto, pero me gustaría que el cliente tuviera un informe A/R limpio con los saldos actuales reales, no uno que muestre facturas de hace cinco años con saldos que el dueño del negocio tenga que ignorar.
2. ¿Cuál es el umbral de capitalización?
Me gustaría saber si la CPA quiere que gaste ese nuevo equipo, o que lo añada al balance como un activo fijo. Algunos contadores públicos quieren que todas las compras se contabilicen en la cuenta de pérdidas y ganancias, y decidirán qué trasladar al balance en el momento de la preparación de los impuestos.
Dicho esto, algunos contadores públicos sólo quieren informes de Excel del contable y no acceso al archivo de datos real, por lo que nunca miran el detalle de los gastos. En esos casos, ¿cómo sabrían que un equipo de 800 dólares está «escondido» en los gastos de oficina?
Si no contabilizo el gasto en el balance, la CPA no sabrá que hay que tomar una decisión. Para estos contadores, hago un esfuerzo extra para exportar el informe de gastos de la oficina a Excel, para que puedan ver las compras individuales. La mejor práctica es que el CPA me informe, «gaste cualquier compra menor de $xxx» y entonces este ejercicio es eliminado.
3. ¿Cómo manejar los gastos erróneos del período anterior?
De nuevo, cuando tomo un nuevo cliente, a menudo encuentro que el viejo contador se salteó transacciones durante la conciliación bancaria que no estaban en el estado de cuenta, y las dejó en el registro de cheques o de tarjetas de crédito.
Por ejemplo, este mes revisé un expediente en el que el impuesto sobre las ventas tenía dos pagos mensuales durante cuatro meses en 2017. El anterior contable compensó un cheque/pago cada mes, pero dejó los cheques duplicados y nunca los anuló o revocó durante el proceso de conciliación de la cuenta.
Se cerraron los libros y se preparó la declaración de impuestos, pero el balance es inexacto en lo que respecta a la cuenta corriente comercial (saldo subestimado por la cantidad de cuatro cheques erróneos/duplicados que nunca se borraron o anularon) y en lo que respecta al impuesto sobre las ventas por pagar (saldo subestimado por cuatro pagos duplicados).
Ahora iniciaré una discusión sobre cómo la CPA quiere deshacerse de los duplicados en este año calendario. Nota: Este es otro caso en el que la CPA nunca miró el archivo QB para la preparación de impuestos; se basó en los informes exportados.
4.Entradas de ajuste de fin de año
Me gustaría que los libros coincidan con la declaración de impuestos tanto como sea posible. Muchos contadores públicos hacen su magia en la declaración de impuestos, pero no informan al contador de los AJE para añadir a los libros para que coincidan con la declaración de impuestos.
Encuentro que muchos contadores públicos no quieren gastar el tiempo en enviar AJE para libros de Base de Efectivo y que la mayoría de las declaraciones de impuestos de Base de Efectivo no tienen un Balance. En mi mente, sin embargo, eso no significa que los libros deban seguir con un balance inexacto. Así que tengo que molestar constantemente a muchos contadores públicos para que me envíen registros de ajuste, lo que no les gusta hacer.
Conclusión
Mientras que muchos contadores públicos juegan bien en la caja de arena con los contables que preparan los datos a partir de los cuales elaboran una declaración de impuestos, algunos contadores públicos no responden a las preguntas y preocupaciones del colaborador contable.
En el mejor de los mundos posibles, el preparador de impuestos y el contable trabajarán en equipo para proporcionar un conjunto limpio de finanzas a su cliente compartido. ¡Esos son los contadores públicos con los que prefiero trabajar!
Nos encantaría escuchar sus opiniones sobre este tema.