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Lo que todo profesional de los impuestos debe saber sobre las firmas electrónicas

El concepto y el uso de las firmas electrónicas no es nada nuevo. Las Naciones Unidas empezaron a dar orientación a los países de todo el mundo sobre cómo definir y hacer cumplir las firmas electrónicas ya en 1996. En 1999, los Estados Unidos comenzaron a codificar las firmas electrónicas y finalmente llegaron a la Ley sobre las firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional de 2000, que establece el reconocimiento interestatal de que todas las firmas electrónicas son tan jurídicamente vinculantes como las firmas en papel y lápiz, así como la mayoría de las firmas electrónicas.

El IRS tuvo una visión poco favorable de las firmas electrónicas durante mucho tiempo, pero no en todas las circunstancias. Curiosamente, hace ocho años, el IRS emitió el Procedimiento de Ingresos 2008-12 (como parte del Boletín de Ingresos Internos 2008-5), que definió los requisitos para recoger los formularios de consentimiento de los contribuyentes bajo la Sección 7216 del Código. Este procedimiento de ingresos contiene una sección dedicada a definir directrices claras sobre cómo los profesionales de la fiscalidad pueden obtener permisiblemente el consentimiento del cliente a través de métodos específicos de firma electrónica.

Lo que todo profesional de los impuestos debe saber sobre las firmas electrónicas
Lo que todo profesional de los impuestos debe saber sobre las firmas electrónicas

Hasta hace pocos años, el IRS seguía oponiéndose a las firmas electrónicas en un documento en particular, el Formulario 8879, IRS e-file Signature Authorization , que la mayoría de ustedes reconocerán como el documento que el IRS exige a los profesionales de la fiscalía (específicamente, a los originadores de declaraciones electrónicas) que cobren a los contribuyentes antes de transmitir su declaración de impuestos presentada electrónicamente a la agencia tributaria, y que deben mantener archivada durante tres años.

Con el fraude desenfrenado que se produce hoy en día en las declaraciones de impuestos, no es de extrañar que el temor a nuevos riesgos de fraude y las lentas maquinaciones del gobierno conspiraran para aplastar las esperanzas de la profesión de una solución de firma electrónica para las autorizaciones de las declaraciones electrónicas.

Hasta el 2014, es decir. El 11 de marzo de ese año, el IRS publicó nuevas directrices anunciando que permitiría firmas electrónicas en los formularios 8879 y 8878, IRS e-file Signature Authorization for Form 4868 o Form 2350 , siempre y cuando se cumplieran requisitos muy específicos.

¿Qué hace que una firma electrónica sea aceptable para el IRS?

Así, llegamos a la primera de dos consideraciones vitales para cualquier profesional de los impuestos que mire las firmas electrónicas: ¿Qué hace que una firma electrónica aceptable para el IRS en el Formulario 8879?

En resumen, la respuesta es la autenticación basada en el conocimiento (KBA).

Cualquiera que se haya inscrito en el seguimiento de paquetes en línea a través de UPS (MyUPS) o el Servicio Postal de los Estados Unidos (My USPS) ha experimentado KBA – una serie de preguntas de opción múltiple que le piden a la persona que identifique hechos que sólo él o ella debería saber. La información utilizada para estas preguntas se extrae de registros públicos, como listados telefónicos, títulos de propiedad de casas y automóviles, e informes de crédito.

Por ejemplo: “De la siguiente lista de números de teléfono, seleccione el que usó cuando vivía en el 123 MAPLE LN.” O, “¿Cuál es su relación con [el nombre de su padre aquí]?” O, “De la siguiente lista de acreedores, por favor seleccione el que actualmente tiene una línea de crédito abierta.” A veces la respuesta es “Ninguna de las anteriores”. Normalmente hay una opción para saltar preguntas que podrían ser más difíciles de responder – por ejemplo, el precio de cierre de una casa comprada en 1963.

Los profesionales de los impuestos que buscan implementar firmas electrónicas en su proceso de impuestos deben confirmar primero la existencia de métodos de KBA aceptables para el IRS en cualquier solución que evalúen. En general, sólo los proveedores de impuestos que sirven a la profesión fiscal y contable ofrecen soluciones de firma electrónica totalmente compatibles con el IRS. Sin embargo, he visto a algunos vendedores – incluso aquellos específicamente enfocados en la profesión – reclamar que sus soluciones son aceptables para el Formulario 8879 de firma electrónica. Pero si no contienen KBA, no puede ser el caso.

Sólo unas pocas organizaciones mantienen bases de datos de información pública lo suficientemente flexibles como para cumplir los estrictos requisitos del IRS para el KBA. Todo proveedor de firma electrónica que desee ofrecer una solución que cumpla con las normas del IRS debe asociarse con uno o más de estos proveedores para potenciar su KBA, lo que conduce a soluciones de firma electrónica ligeramente más costosas. Cada profesional debería evaluar las soluciones de firma electrónica con el conocimiento de que el cumplimiento total tiene un precio ligeramente más alto.

Pero dadas las inmensas molestias y la pérdida de tiempo no facturable que enfrentan los profesionales cuando intentan que sus clientes completen y devuelvan el formulario 8879 (¿Quién no ha tenido un cliente que se niega a venir a la oficina sólo para firmar un formulario?), se hace mucho más fácil justificar el costo marginal.

Cabe señalar que, por el momento, el IRS sólo reconoce las firmas electrónicas de los contribuyentes individuales (Formulario 1040) y todavía no ha publicado la orientación necesaria para otros tipos de declaraciones, como las de las empresas y las asociaciones. Eso no significa, sin embargo, que las firmas electrónicas sean completamente irrelevantes para los clientes comerciales de una empresa de contabilidad.

Thomson Reuters está dispuesto a ofrecer firmas electrónicas para las autorizaciones de los archivos electrónicos de las empresas tan pronto como el IRS dé su bendición – como es sin duda el caso de otros proveedores de firmas electrónicas específicas de la profesión, también.

Algunos estados aún no han cumplido

Los organismos fiscales del Estado añaden una capa adicional de complejidad a las firmas electrónicas en el contexto de las autorizaciones de los archivos electrónicos. Algunos de ellos todavía no se han ajustado al IRS y no reconocen las firmas electrónicas como válidas para los fines de la autorización de los archivos electrónicos del Estado . Entre los países que se han mantenido en reserva cabe mencionar a Delaware, Maryland, Nueva York y Virginia Occidental.

Lamentablemente, estas jurisdicciones están poniendo a sus profesionales de la fiscalidad y a sus contribuyentes en una situación difícil desde el punto de vista logístico, ya que la aplicación de la firma electrónica supondría un proceso dividido: emitir y obtener una firma electrónica para el Estado federal y cualquier Estado que se ajuste a la normativa, y recoger por separado una firma en papel para los Estados que no se ajusten a la normativa. En el caso de un archivador multiestatal con requisitos de presentación en los estados que sí se ajustan a las normas, es posible que todos los interesados prefieran firmar la autorización de presentación electrónica de un estado en papel mientras firman electrónicamente las declaraciones en las otras 20 jurisdicciones o más.

Pero para las empresas que residen en un estado no conforme con una mayoría de clientes que se presentan en un solo estado, no valdrá la pena exigir dos métodos de firma separados para los clientes. Como resultado, la mayoría continuará recogiendo firmas en papel para todas las jurisdicciones – al menos hasta que sus estados de origen se pongan al día con el resto del país.

En última instancia, salvo para los pocos desafortunados que residen en estados no conformes, ya no hay razón para que los profesionales de los impuestos sigan recogiendo firmas de autorización de archivos electrónicos en copias de papel del Formulario 8879. Las firmas electrónicas proporcionan una experiencia más rápida y fácil para el cliente. Por ejemplo, mis padres de la generación de la posguerra completaron su firma electrónica para la declaración de impuestos del año pasado en sólo minutos.

Los días en que los clientes aplazaban la firma durante dos semanas o más porque se les pedía que imprimieran, enviaran por fax o acudieran a la oficina de su preparador de impuestos se han ido básicamente porque es más probable que los clientes se ocupen de la solicitud de firma electrónica tan pronto como la reciban. Y al archivar automáticamente la copia firmada en el sistema de gestión de documentos de la empresa, las firmas electrónicas simplifican drásticamente el proceso de iniciación y seguimiento de los expedientes electrónicos, reducen proporcionalmente las horas de personal dedicadas a la presentación de expedientes electrónicos y acortan los plazos de contratación al acortar el tiempo medio entre la preparación de los expedientes electrónicos y su transmisión al IRS.

Sin embargo, antes de que las empresas avancen en la aplicación, deben considerar el apoyo de la KBA y la conformidad del Estado. Eso podría marcar la diferencia entre una experiencia excepcionalmente positiva de aumento de la eficiencia y mejora de la experiencia del cliente, y los problemas con uno o más organismos fiscales para aplicar una solución menos conforme.

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