Es el segundo año de presentación de informes de los empleadores en virtud de la Ley de atención asequible (ACA), y aunque es posible que la ley se modifique o sustituya pronto, por ahora el proceso sigue siendo el mismo.
Lo que desafortunadamente significa que todavía hay mucha confusión en torno a la forma conocida como 1095-C, Oferta y Cobertura del Seguro Médico Proporcionado por el Empleador .
Con la temporada de reportajes ya en marcha y la ventana de distribución que se cerrará el 2 de marzo, sus clientes comerciales y sus empleados pueden tener varias preguntas sobre esta forma notoriamente difícil.
¿Qué es exactamente un 1095-C?
A pesar del gran número de empleados que recibirán uno de estos formularios en los primeros meses de 2017, pocos de ellos saben realmente de qué se trata. En los términos más simples, el 1095-C es un formulario distribuido a los empleados y compartido con el IRS. Documenta y confirma que los empleadores están proporcionando la oferta adecuada de atención médica – ya sea totalmente asegurada o autofinanciada – a los empleados adecuados a un precio asequible.
Hay tres secciones del formulario. La primera documenta la información básica, como el nombre del empleado, la dirección y el número de seguro social. La segunda incluye la notificación de si se ofreció o proporcionó algún seguro, si era asequible, y cualquier excepción notable. La tercera, sólo aplicable si el seguro de la empresa es autofinanciado, documenta quién está cubierto en el plan de salud del empleado.
¿Quién debería conseguir un 1095-C?
En primer lugar, sus clientes comerciales deben determinar si, como empleador, necesitan distribuir 1095-Cs. Si tienen 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo en el año calendario anterior, entonces deberían estar ofreciendo la cobertura de salud de la empresa y necesitarán distribuir los formularios o enfrentarse a multas.
Los empleados que deben recibir el formulario 1095-C son los siguientes:
- Cualquiera que haya sido empleado a tiempo completo durante al menos un mes en 2016.
- Cualquiera que fuera un equivalente a tiempo completo de la ACA (trabajara un promedio de más de 30 horas semanales durante la duración de un período de medición) cuyo período de estabilidad -el tiempo durante un año en que se debe garantizar el acceso de un empleado a la cobertura- esté comprendido en 2016.
- Cualquier empleado a tiempo parcial al que se le haya ofrecido e inscrito en una cobertura de salud (aunque los empleadores no están obligados por ley a ofrecer cobertura de salud a estos empleados). Esto sólo se aplica a los empleadores que ofrecen una cobertura autofinanciada.
Como empleador, es responsabilidad de su cliente determinar su estatus como empleador grande aplicable, así como el estatus de cada uno de sus empleados como ACA a tiempo parcial o completo. Si sus clientes no distribuyen los formularios antes de la fecha límite, incluso porque simplemente no sabían que lo necesitaban, podrían enfrentarse a grandes penalizaciones por parte del IRS.
¿Qué deben saber los empleados?
Si bien la responsabilidad de cumplir y distribuir las 1095-C recae en los empleadores, los empleados también pueden confundirse acerca de lo que deben hacer con estos formularios. Debido a esto, hay algunos datos generales que pueden ser útiles para que sus clientes compartan con los empleados que reciben una 1095-C.
En la mayoría de los casos, los que reciben un 1095-C no tendrán que hacer nada con él aparte de archivar el papel con el resto de sus documentos de impuestos. Ni siquiera es necesario tener el documento a mano para completar sus impuestos, así que los empleados pueden seguir adelante y terminar ese proceso cuando lo consideren oportuno.
En otros casos, los empleados pueden encontrar un error en su 1095-C – generalmente en la primera sección que detalla la información personal. Si esto sucede, deben llamar al número de contacto que aparece en el formulario, dirigiéndolos hacia el mejor curso de acción.
Si ellos no reciben un 1095-C y creen que deberían haberlo recibido, simplemente deben contactar con su empleador. Después de eso, es responsabilidad de su cliente averiguar lo que pasó.
También hay un formulario 1095-B
Independientemente del tipo de cobertura que tenga una empleada, si recibe un 1095-C, también debe obtener un Formulario 1095-B, Cobertura de salud . Si la empresa de su cliente ofrece cobertura autofinanciada, será responsable de distribuir los formularios 1095-B antes del 2 de marzo. Pero si ofrecen una cobertura totalmente asegurada, el proveedor de seguros será el que la envíe.
Una vez más, este formulario no es necesario para la presentación de impuestos y no requiere ninguna acción. Debería tener generalmente la misma información que el 1095-C, sólo que en un formato ligeramente diferente.
¿Algo más que saber?
En general, el 1095-C no ha cambiado mucho desde el año pasado. Hay dos nuevos códigos indicadores adicionales para ser usados al llenar la cobertura ofrecida, pero por lo demás el formulario es el mismo.
Si sus clientes tuvieron problemas el año pasado, asegúrese de que encuentren los recursos adecuados para presentar correctamente este año y evitar las sanciones. De lo contrario, simplemente deben continuar con el proceso de cumplimiento y distribuir esos formularios antes de la fecha límite del 2 de marzo.