Las nuevas obligaciones de impuestos sobre las ventas de muchas empresas y organizaciones se están revelando después del fallo del Tribunal Supremo Wayfair y los profesionales de los impuestos deben ser conscientes de lo que son.
Cuando una empresa u organización («vendedor») determina que le conviene empezar a cumplir las normas del impuesto sobre las ventas de un estado, los expertos en impuestos y los novatos suelen emplear mano dura para describir lo que viene después: es hora de «registrarse para el impuesto sobre las ventas».
Cuando un vendedor se registra para el impuesto sobre las ventas en un estado o localidad, la empresa está obteniendo permiso para recaudar impuestos sobre las ventas que hace en el estado o localidad. Después de todo, la recaudación de impuestos sobre las ventas antes de obtener un permiso de impuesto sobre las ventas a través del registro puede dar lugar a posibles sanciones civiles o penales. Por otra parte, una vez que un vendedor obtiene un permiso de impuesto sobre las ventas, se ha revelado a las autoridades fiscales y está obligado a cumplir con las normas de ese estado en materia de impuestos sobre las ventas.
En muchos estados, un vendedor no puede registrarse para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas hasta que se registre como entidad comercial. Además de implicar a las autoridades fiscales, este paso puede implicar a los organismos estatales – la secretaría de estado o una división comercial, por ejemplo. También puede invocar obligaciones no relacionadas con la recaudación del impuesto sobre las ventas, como la identificación de un lugar de servicio dentro del estado. Incluso puede requerir información sobre la formación de entidades.
Dado este escenario, ¿qué necesita saber para ayudar a guiar a sus clientes? Aquí hay cuatro elementos clave:
1. Información
Prepárese para solicitudes de información bastante predecibles que probablemente incluyan el nombre legal de la empresa, la dirección de la empresa, el EIN federal, el número de licencia de la empresa estatal, el tipo de entidad e información sobre la propiedad. Tenga en cuenta que las declaraciones y los hechos presentados en una solicitud están sujetos a responsabilidad penal o civil por perjurio si esas declaraciones o hechos son falsos o engañosos.
2. Declaraciones
En las solicitudes de registro de permisos para el impuesto sobre las ventas se suele exigir al firmante que declare determinados hechos relativos a las operaciones de un vendedor. Por ejemplo, la información sobre los volúmenes de ventas estimados en el estado ayuda a un estado a establecer la frecuencia de presentación inicial de un vendedor y puede proporcionar al estado alguna base para predecir los futuros volúmenes de ventas declarados.
Una declaración obligatoria común solicita la fecha en que una empresa comenzó a operar en un estado determinado. Normalmente se plantea en términos como «la fecha en que su empresa comenzó a operar en nuestro estado», estas preguntas se refieren al momento en que un vendedor activó el nexo a efectos del impuesto sobre las ventas.
Recordemos que en el mundo de los impuestos sobre las ventas, el nexo es la conexión entre un estado y un vendedor que permite al estado obligar legalmente al vendedor a cumplir con sus normas de impuestos sobre las ventas para calcular y recaudar impuestos, o mantener la documentación de exención adecuada.
Antes de Wayfair, la presencia física de un vendedor en un estado determinado desencadenaba la obligación del vendedor de cumplir con las normas del impuesto sobre las ventas. Hoy en día, la presencia física sigue siendo un nexo de unión después de Wayfair, pero también lo es el cumplimiento de un volumen mínimo de ventas en un número creciente de estados.
Cuando en una solicitud de permiso para el impuesto sobre las ventas del estado se pregunta cuándo comenzó un vendedor a hacer negocios en un estado, la pregunta podría estar redactada más apropiadamente como «¿cuándo fue la primera vez que su compañía activó el nexo del impuesto sobre las ventas en nuestro estado?». ¡Basta con decir que este es un dato muy importante que puede llevar a consecuencias muy graves si se indica de forma incorrecta!
Las repercusiones incluyen sanciones por declaraciones erróneas, o consecuencias graves si se declaran con precisión, pero caen en algún momento en el pasado. Por ejemplo, un vendedor registrado ya no puede aprovechar los acuerdos de divulgación voluntaria que limitan las obligaciones pasadas de un vendedor.
3. Registro local
A efectos del impuesto sobre las ventas, unos pocos estados permiten que las jurisdicciones locales administren su propio régimen de impuestos sobre las ventas. En Colorado, Alabama, Luisiana y algunos lugares de Arizona, muchos gobiernos locales exigen registros de permisos separados para cada localidad, así como formularios de información separados de las versiones estatales.
4. Proyecto de impuesto sobre las ventas racionalizado
El Proyecto de Impuestos sobre las Ventas Simplificados (SSTP) es una organización voluntaria de varias autoridades fiscales estatales. Una función importante del SSTP es un portal de registro central para 23 estados miembros.
El método de ventanilla única puede ser un verdadero ahorrador de tiempo, pero tenga en cuenta que el proceso de registro del SSTP registra simultáneamente a un vendedor en todos los estados del SSTP. El proceso de registro del SSTP no volverá a registrar a un vendedor en los estados en los que ya está registrado, pero un vendedor no puede elegir si se registra en los estados del SSTP en los que no está registrado actualmente.
Comida para llevar para los vendedores
«Regístrese para el impuesto sobre las ventas». Este simple paso no debe tomarse a la ligera o sin alguna previsión. El acto de registrarse para la recaudación del impuesto sobre las ventas y la presentación de informes obliga a quien se registra a cumplir con las normas del impuesto sobre las ventas en un determinado estado o localidad, de forma indefinida.
La identificación de su empresa o de la empresa de su cliente mediante el registro de un permiso de impuesto sobre las ventas es un momento de importancia crítica que conlleva graves obligaciones, riesgos y oportunidades perdidas para mitigar la exposición de períodos anteriores. Por otra parte, es evidente que se requiere un registro del impuesto sobre las ventas antes de que pueda producirse el cumplimiento.
Además, un registro puede ofrecer protección a los inscritos para limitar los períodos de observación de futuras auditorías y la posibilidad de emitir documentación de exención para las compras exentas. Usted y sus clientes deben evaluar cuidadosamente el deseo, la necesidad y el enfoque adecuado al registrarse para obtener permiso para recaudar y remitir los impuestos sobre las ventas.
Considere la posibilidad de hablar con alguien que tenga experiencia en impuestos de ventas antes de sellar ese sobre o de pulsar «enviar» en un documento de registro. El registro de un permiso de impuesto de ventas es una flecha que es casi imposible de poner de nuevo en el carcaj.
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