La computación en nube, el trabajo a distancia y el aprovechamiento de la tecnología son tendencias que dominan los titulares de las empresas y los profesionales de la contabilidad. Tanto la información comercial como la financiera son cada vez más globales por naturaleza, y es importante que los profesionales de la contabilidad sigan siendo relevantes en un mercado cada vez más rápido y dinámico.
Dicho esto, es relativamente fácil perder de vista lo que significan exactamente los términos «computación en nube», «trabajo a distancia» e «integridad de los datos» para los contadores, tanto como profesionales individuales como miembros de la profesión. La adopción de nuevas tácticas y estrategias tecnológicas para los negocios simplemente para mantenerse al día con el mercado es una receta para una implementación deficiente, posibles violaciones de datos y una pérdida potencial de tiempo, clientes y dinero.
Antes de considerar o profundizar en los detalles de cómo gestionar mejor el trabajo a distancia y la computación en la nube, es importante recordar lo que significa exactamente la computación en la nube en un sentido tangible. A fin de cuentas, la computación en nube significa que en lugar de instalar un servidor en un armario de la oficina o del pasillo (dependiendo del tamaño de su empresa), usted se inscribe en un servicio que le permite alquilar tiempo de servidor de un proveedor tercero. En esencia, usted subcontrata el almacenamiento, la seguridad y el procesamiento de datos de su organización a otra organización.
Una consecuencia de esto es la capacidad de trabajar a distancia debido al hecho de que la información está ahora disponible en todas partes a través de una VPN u otro tipo de conexión segura. Los principales problemas que surgen, particularmente a medida que los milenios se convierten en un mayor porcentaje de la fuerza de trabajo, se relacionan con la seguridad de los datos, el acceso a los datos y la capacidad de los empleados para interactuar con éxito entre sí, con los clientes y con otros socios comerciales.
Profundizando específicamente en las cuestiones del trabajo a distancia y la seguridad cibernética, hay unas pocas áreas en las que los profesionales y las organizaciones pueden mejorar la seguridad de sus datos y el acceso a la información. A fin de satisfacer las necesidades de las empresas, así como de los clientes, los profesionales de la contabilidad y la información deben estar disponibles y ser flexibles, pero eso no es excusa para no tomar precauciones y aplicar varias ideas y tácticas para asegurar mejor los datos y la información de los clientes.
Trabajando a distancia
Trabajar a distancia y poder acceder a los datos de la organización y de los clientes sobre la marcha son activos para cualquier organización o persona que desee mantenerse al día con el entorno empresarial en rápida evolución. Dicho esto, existen riesgos inherentes al trabajo a distancia, el más importante de los cuales es que al acceder a la información y los datos en múltiples dispositivos y en múltiples lugares, esa información queda expuesta.
Además de los riesgos de ser pirateado, que se abordan en la siguiente sección, existen riesgos mucho más tradicionales asociados al trabajo a distancia. Especialmente a medida que el trabajo a distancia se amplía en frecuencia y se hace más común, deben implementarse y ampliarse las medidas de seguridad tanto para el hardware como para el software.
Tal vez las medidas más simples, y más eficaces, que los individuos pueden tomar mientras trabajan a distancia son:
- Asegure sus dispositivos físicamente entre los destinos.
- Asegúrate de que los dispositivos estén bloqueados y protegidos con contraseña cada vez que te alejes, incluso por un minuto.
Mientras que estos pueden parecer consejos sencillos, al mirar alrededor de cualquier sala de conferencias, sala de reuniones, estación de tren o aeropuerto, seguro que ves dispositivos desatendidos, y dispositivos abiertos y sin llave. Estos consejos sencillos serán aún más importantes, ya que el trabajo a distancia es más la norma y menos la excepción.
Ciberseguridad
La seguridad cibernética puede parecer el dominio de los expertos y especialistas en tecnología, pero es un asunto que debe preocupar a cualquiera que trabaje en el campo de la contabilidad o que dirija a otros. La función básica de la contabilidad y las finanzas, en esencia, es la información y los datos que proporcionan los profesionales de la contabilidad a los demás aspectos de la empresa, o de los profesionales de la contabilidad al cliente. En cualquier caso concreto en el que se encuentre, la premisa de que la ciberseguridad es importante es universal.
Las soluciones, el software y el asesoramiento abundan en lo que respecta a cómo protegerse a sí mismo, a sus datos y a sus clientes, pero hay varias cosas relativamente sencillas que se pueden hacer para mantener su información segura, sin necesidad de un doctorado en informática.
1. Cambie sus contraseñas con frecuencia. Esto debería ser obvio, pero la mayoría de la gente nunca actualiza sus contraseñas, a menos que se vean obligados a hacerlo. Esto es Cyberseguridad 101, y debería hacerse frecuentemente, quizás trimestralmente, para alinearse con otros procesos de negocio que estés haciendo de todas formas. Mientras lo haces, debes ser creativo con tus contraseñas (por ejemplo, usar «password1» como contraseña predeterminada puede no ser la opción ideal).
2. Mantenga su software antivirus actualizado. De nuevo, esta es una táctica relativamente sencilla que debería ser utilizada tanto por individuos como por organizaciones, pero a menudo se permite que el antivirus caduque o se utiliza una versión más antigua. Si bien es posible ahorrar unos cuantos dólares a corto plazo, exponerse a sí mismo y a los datos de su organización al ciberhacking no es una estrategia comercial viable a largo plazo.
3. Sé proactivo. LifeLock puede ser la empresa de robo de identidad y seguridad cibernética más agresiva en términos de publicidad y de captación de su atención, pero hay una multitud de opciones disponibles para proteger y monitorear su identidad en línea. Al igual que las personas comprueban sus puntuaciones de crédito de forma rutinaria, las organizaciones y las personas deben recibir evaluaciones y pruebas de vulnerabilidad de forma regular. Ciertamente es mejor estar seguro que lamentar.
4. Espacio de aire sus datos críticos. Si estás manejando datos de clientes, o tienes información que no quieres que se vea comprometida (por ejemplo, información financiera o médica importante), una de las mejores cosas que puedes hacer es hacer un «air gap» en la máquina o servidor donde se almacena esta información. Si no conecta esta máquina a Internet y vigila estrictamente los dispositivos externos, si los hay, que se conecten a ella, tendrá mucho más control y confianza en la integridad de sus datos.
El trabajo a distancia y la creciente digitalización de la información han cambiado drásticamente la forma en que las organizaciones hacen negocios. Si bien esa conectividad ha dado lugar a una mayor flexibilidad y movilidad tanto para los empleadores como para los empleados, es imprescindible que las personas y las organizaciones reconozcan algunos de los riesgos asociados a esos cambios.
Dicho esto, no hay razón, con unas pocas políticas y ajustes de sentido común y sencillos en los procesos existentes, para que las personas y las empresas no puedan aprovechar la conectividad mientras aseguran su información.