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Lo que necesita saber sobre las nuevas reglas de horas extras del Departamento de Trabajo

Como sabrán, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos publicó la semana pasada sus tan esperadas nuevas reglas para las horas extras. Para los contadores, las nuevas reglas de horas extras no sólo impactarán en la forma en que operan internamente, sino que como asesores de confianza de los dueños de negocios, es probable que reciban preguntas de los clientes sobre cómo navegar mejor por estas regulaciones.

Los nuevos cambios duplican el umbral salarial para las exenciones de “cuello blanco” de 23.660 dólares al año a 47.476 dólares. Las reglas actualizadas también aumentan el salario mínimo de los empleados altamente compensados de $100.000 a $134.004 por año y establecen un mecanismo para actualizar automáticamente el salario y los niveles de compensación de los empleados exentos cada tres años.

Lo que necesita saber sobre las nuevas reglas de horas extras del Departamento de Trabajo
Lo que necesita saber sobre las nuevas reglas de horas extras del Departamento de Trabajo

Estos cambios afectarán a casi todos los empleadores de los Estados Unidos. Las ocupaciones más afectadas incluyen a los empleados de oficina y de apoyo administrativo (46 por ciento), transporte y traslado de materiales (40 por ciento), y agricultura, pesca y silvicultura (40 por ciento).

La AICPA informa de que las normas también tendrán un impacto significativo en las empresas de contabilidad (concretamente, en las empresas más pequeñas y en los empleados de nivel inferior en las zonas de salarios más bajos de todo el país).Sin embargo, una investigación reciente de la ADP sugiere que sólo el 25 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas y el 50 por ciento de los empleadores medianos conocen y toman medidas para cumplir con las nuevas normas sobre horas extraordinarias.

Es importante que sus clientes comerciales se aseguren de que están clasificando y pagando adecuadamente a los empleados, y rastreando el tiempo con precisión para asegurarse de que cumplen con la fecha límite del 1 de diciembre de 2016. Siguiendo y compartiendo los pasos siguientes, los contadores estarán en el camino correcto para cumplir.

1. Haga un balance y revise las clasificaciones. Bajo las nuevas reglas, cualquier empleado exento que gane menos de la cantidad límite (47.476 dólares) ya no está exento del pago de horas extras sin importar si esa persona realiza principalmente tareas ejecutivas, administrativas o profesionales. De acuerdo con la Guía de Salarios de Robert Half 2016 , hay varios puestos contables de nivel inicial que tienen salarios que estarían por debajo del umbral, incluyendo contadores generales, analistas de presupuesto y analistas de tesorería.

Los empleadores deben asegurarse de que comprenden a fondo la estructura de compensación de sus empleados actuales, las clasificaciones y las normas en torno a la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), la condición de exento frente a la de no exento. Aquellos que ganan menos del umbral deben ser cuidadosamente considerados para su reclasificación. Tenga en cuenta también que cada estado puede promulgar reglamentos que difieran de los reglamentos federales; las empresas estarán sujetas a cualquier conjunto de directivas que sea más generoso para los empleados.

2. Gestionar y supervisar de cerca las horas de los empleados y controlar los costes. La mayoría de las empresas de contabilidad ya están monitoreando de cerca las horas de los empleados para poder facturar el trabajo de los clientes. Sin embargo, algunos equipos financieros internos podrían no estar obligados actualmente a monitorear y rastrear el tiempo. Para comprender mejor las horas extras que se trabajan, será fundamental asegurarse de que las horas de los empleados se supervisen y que se utilicen las herramientas adecuadas para ayudar a tomar decisiones informadas sobre la programación.

Un método eficaz es implementar un sistema automatizado de gestión de tiempo y mano de obra que rastree las horas trabajadas. Esto ayuda a las compañías a monitorear cuando un empleado se acerca al umbral de horas extras y facilita la creación de horarios más rentables. Para controlar los costos, los empleadores deben desarrollar estrategias laborales alternativas que permitan trasladar las costosas horas extras a otros trabajadores a los que se les pueda pagar de forma regular o a un precio más bajo. Controlar las fluctuaciones y los patrones en el volumen de trabajo, y alinear los horarios de los empleados en consecuencia para asegurar que el trabajo se complete sin crear situaciones de horas extras.

3. Compare los costos de las opciones de pago. De manera similar a los cálculos que muchos empleadores realizaron con la Ley de Atención Asequible, es importante calcular y comparar los costos de aumentar los salarios de los empleados para cumplir con los criterios de exención contra lo que costaría reclasificar a los empleados como no exentos y pagarles las horas extras. Además, en virtud de las normas, los empleadores podrán utilizar bonificaciones no discrecionales y pagos de incentivos (incluidas las comisiones) para satisfacer hasta el 10 por ciento del nuevo nivel salarial estándar. Si los empleadores deciden utilizar ese ingreso extra, los pagos deberán hacerse al menos trimestralmente.

Si el empleador descubre que el empleado no gana lo suficiente en primas o incentivos no discrecionales en un trimestre determinado como para mantener la condición de exento, puede hacer un pago de recuperación al empleado al final del trimestre para asegurarse de que el salario sigue cumpliendo el umbral mínimo. Cuando no haya garantía de pago, el empleador deberá emplear métodos de seguimiento adicionales o arriesgarse a perder la exención para el trimestre. Si bien esto puede parecer una tarea muy intensiva en mano de obra, hay muchas calculadoras disponibles que pueden dar a los empleadores estimaciones aproximadas de estos costos.

4. Considere el impacto en la equidad de remuneración interna. 5. Más allá de los costos de aumentar los salarios de los empleados exentos, considere el impacto en la equidad salarial interna, lo que significa que los empleados son pagados justamente cuando se comparan con otros empleados de la empresa. Esto será especialmente crítico para los empleados en profesiones de cuello blanco como la contabilidad. Si, por ejemplo, una empresa de contabilidad aumentara todos los puestos de nivel inicial a más de 47.476 dólares, otros empleados que podrían haber empezado con la tasa más baja podrían tener dudas sobre por qué no aumenta su sueldo.

Los empleadores que no cumplan con las nuevas reglas sobre horas extras pueden estar sujetos a auditorías y/o reclamaciones de clasificación inadecuada y/o horas extras perdidas de los empleados. y se les podría exigir que paguen a los empleados el doble de lo que les deben, lo que se conoce como daños y perjuicios, según la Ley de Normas Laborales Justas.

El incumplimiento de las nuevas reglas de pago de las horas extras podría ser costoso. Según el más reciente estudio de ADP sobre propietarios de empresas medianas, más de un tercio de los empleadores dijeron que experimentaban penalizaciones no intencionadas por el incumplimiento de las leyes de impuestos sobre la nómina y otras regulaciones de la fuerza laboral, y casi la mitad no sabía cuántas multas incurría o cuánto le costaban a sus organizaciones.

Si bien no se espera que los contadores sean expertos en cumplimiento, estas mejores prácticas también pueden proporcionar una orientación general para sus clientes. Sin embargo, para un asesoramiento más específico y personal, los contadores deben remitir a los clientes a un experto en cumplimiento o a un consultor de gestión de capital humano.

¿El resultado final? ¡No te demores! Empieza a preparar a tu equipo y clientes ahora para que no se encuentren con dolores de cabeza por las horas extras y duras multas en el futuro.