La conciencia de todos los riesgos para la empresa y la existencia de soluciones para mitigar esos peligros pueden ser grandes componentes del conjunto de herramientas de un contador público. En un entorno minorista, cuando se asiste a los clientes, a veces vale la pena pensar fuera de la caja – o, en este caso, una caja de dinero estándar o una caja fuerte.
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Robo de empleados
Para los minoristas de todos los tamaños que aceptan dinero en efectivo, el encogimiento y el robo en la caja registradora son problemas muy reales. Según la Federación Nacional de Minoristas (NRF), las mermas de los minoristas en 2018 ascendieron a 46.800 millones de dólares, y el 33 por ciento de esas mermas fueron el resultado del robo por parte de los empleados. Si no se establecen fuertes controles de efectivo, a los recibos de efectivo les crecerán piernas y saldrán por la puerta, ya sea en los bolsillos de empleados deshonestos o en manos de ladrones.
Aunque su cliente probablemente esté lleno de profesionales de confianza, es importante que los propietarios se protejan de la tentación, el robo y el fraude diseñando sistemas o utilizando la tecnología para limitar estos riesgos. Una respuesta puede encontrarse en la nueva tecnología de cajas fuertes inteligentes que está empezando a reemplazar las tradicionales cajas fuertes de back-office.
Cajas fuertes inteligentes
Cualquiera que haya estado detrás del mostrador de una tienda o en la oficina trasera de cualquier negocio probablemente haya visto esas cajas fuertes pesadas y voluminosas debajo de un cajón o en un escritorio de la oficina del gerente. Las cajas fuertes de las tiendas han sido una forma fácil de sacar billetes grandes de la caja registradora y alejarlos de los ladrones peligrosos. Pero en la mayoría de las tiendas, los empleados son los que mueven el efectivo, cuentan los cajones y depositan en las cajas fuertes. Esto lleva a la tentación y aumenta el riesgo de robar.
Sin embargo, las cajas fuertes inteligentes conectadas a Internet están cambiando la forma de contar el dinero en efectivo y racionalizando la forma en que las tiendas pueden administrar el dinero en efectivo de manera segura y precisa. Una buena caja fuerte inteligente resuelve estos cuatro desafíos clave del efectivo:
1. El dinero sale de las manos de los empleados rápidamente – El efectivo tiene múltiples puntos de contacto, y las cajas fuertes inteligentes reducen estos puntos de contacto. El efectivo normalmente fluye del comprador al empleado a la caja registradora y de vuelta al empleado que lo cuenta, lo pone en la bolsa de depósito y tiene la tarea potencialmente peligrosa de llevar el efectivo al banco.
Las cajas fuertes inteligentes reducen el manejo del dinero a tres pasos:
- los compradores entregan el dinero en efectivo a los empleados
- los empleados depositan el dinero en la caja fuerte inteligente
- el minorista recibe diariamente crédito por los fondos validados por la caja fuerte inteligente directamente en su cuenta bancaria
2. Un sistema de alta responsabilidad – Las cajas fuertes inteligentes incluyen un validador digital de billetes que comprueba si hay dinero falso y proporciona un recuento en tiempo real del contenido que entra en la caja fuerte y se deposita en el banco. Muchas cajas fuertes inteligentes proporcionan códigos únicos que rastrean qué empleado depositó en la caja fuerte, asegurando que los totales de efectivo coincidan. La contabilidad en tiempo real hace la vida de la CPA mucho más fácil, proporcionando actualizaciones al minuto de los depósitos de efectivo y las diferencias que podrían resultar en pérdidas a medida que se producen.
3. Campo de datos continuo para los propietarios de tiendas – Digamos que tu cliente o empresa está en auge y no puede esperar a que los empleados depositen el dinero o los camiones blindados para recoger el contenido de la caja fuerte. Usted, como CPA, necesita un informe actualizado al final del día y el efectivo en la cuenta bancaria mañana.
Las cajas fuertes inteligentes tienen datos las 24 horas del día y depósitos bancarios diarios. Los informes en tiempo real están disponibles para ver todos los depósitos, cuánto dinero se insertó, la denominación y cuándo se recogió el dinero para su recogida. Muchos servidores de cajas fuertes inteligentes acreditarán el contenido de la caja fuerte directamente en la cuenta bancaria de la empresa en lugar de utilizar el método anticuado de que un empleado de la tienda viaje con otro empleado para depositar el efectivo en el banco. Este proceso ayuda a garantizar que los empleados estén seguros y que haya menos oportunidades de que el dinero pase por varias manos.
4. Solución de robo externo – Ser robado es una pesadilla para el dueño de una tienda. Con las cajas fuertes inteligentes, es casi imposible entregar dinero físico a un ladrón porque una vez que los billetes se introducen en la caja fuerte inteligente asegurada, no pueden ser extraídos. Una vez que un ladrón sabe que no va a tener éxito en el robo de un lugar, es menos probable que vuelva.
Conclusión
Saber que su cliente está protegiendo activamente el negocio contra el robo de efectivo no sólo le da tranquilidad, sino que le da más tiempo a su cliente o empresa para centrarse en seguir creciendo su negocio.
El artículo original fue publicado en el sitio de la Pennsylvania CPA Journal.
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