Saltar al contenido

Lo que los contadores pueden hacer para mantener su efectivo seguro

No pasa una semana sin que el fraude aparezca en los titulares. El 19 de junio se anunció la noticia del mayor fraude a Medicare de la historia. Más de 712 millones de dólares en cuidados que nunca se dieron, o que eran médicamente innecesarios, fueron facturados durante los últimos años. Y desde 2007, aproximadamente 2,300 personas han sido acusadas de facturar falsamente al programa de Medicare más de $7 mil millones.

El fraude se presenta de muchas formas â?” apropiación indebida de los activos de la empresa, creación de falsos proveedores y hojas de asistencia, o simplemente robo de la caja registradora de la empresa â?” pero hay un hilo común que existe en prácticamente todos los incidentes de fraude. El dinero en efectivo â?” ya sea que se mantenga físicamente, se transfiera electrónicamente o exista por completo en el ámbito digital (como Bitcoin) â?” es simultáneamente una parte esencial de las transacciones comerciales y una debilidad que a menudo se explota. Esto sin mencionar los espectros de Enron, WorldCom y Madoff que acechan a los profesionales de las finanzas en todas partes. ¿Están los sistemas realmente vigilando las transacciones y los activos?

Lo que los contadores pueden hacer para mantener su efectivo seguro
Lo que los contadores pueden hacer para mantener su efectivo seguro

La pregunta que sigue en pie â?” y cuya importancia se desprende claramente de las recurrentes historias de fraude y malversación de fondos de todos los tamaños que aparecen en los medios de comunicación â?” es cómo se pueden reforzar los sistemas de gestión del efectivo y de la caja para prevenir el fraude.

Los pilares de la profesión contable, y las áreas de fuerza que pueden ser aprovechadas para arreglar esta brecha flagrante, incluyen la custodia y la supervisión de activos, así como el diseño de sistemas de contabilidad y de efectivo que puedan rastrear mejor las entradas y salidas de efectivo. Si bien a primera vista el seguimiento de las entradas y salidas de efectivo podría parecer una función y responsabilidad primordiales de la Tesorería, es importante que el equipo de contabilidad participe también en ello.

La tesorería y la contabilidad suelen trabajar conjuntamente en lo que respecta a la presentación de informes sobre la deuda y los intereses, las cuestiones relativas a las pensiones y a la PBOP, y la conciliación de las corrientes de efectivo con los saldos iniciales y de apertura. Es perfectamente lógico, cuando se considera en este marco preexistente, que la contabilidad también puede desempeñar un papel en la creación de sistemas y controles más sólidos sobre el efectivo, los pagos y otras cuestiones relacionadas con la liquidez.

La mejor manera, obviamente, de construir un mejor sistema es entender el entorno actual. Con la globalización y la creciente digitalización del dinero en efectivo, las transferencias de efectivo y las operaciones comerciales, aumenta la posibilidad de que los errores de alta velocidad paralizen a una organización. Tal vez el ejemplo más flagrante de un error que, en retrospectiva, debería haberse evitado fácilmente es la transferencia de 426 millones de dólares que se envió desde KfW Bankengruppe a Lehman Brothers el mismo día en que Lehman se declaró en quiebra. Tal error le valió al prestamista alemán el título de â??el banco más tonto de Alemaniaâ? en el mayor periódico del país. Si una cantidad tan grande de dinero puede ser transferida accidentalmente, incluso con la organización receptora tambaleándose al borde de la insolvencia, ¿qué seguridad hay para combatir a los estafadores y malversadores motivados?

La automatización ha hecho que muchas transacciones financieras sean más fáciles, rápidas y menos costosas. Además, la automatización y la normalización de las transacciones, como los intercambios de divisas y otros elementos relacionados con los titulares de la deuda y el capital social, ha dado lugar a una mayor coherencia y comparabilidad entre los estados financieros. Dicho esto, esa automatización puede dar lugar a errores, descuidos y a una complacencia que puede ser explotada por accidente y por personas y organizaciones motivadas para cometer fraude.

Examinando específicamente las tendencias de la contabilidad moderna y del mercado en general, es evidente que se necesitan controles y sistemas más fuertes y amplios sobre los flujos de efectivo y de divisas. Dado que los contables participan cada vez más en iniciativas de tecnología de la información centradas en estas mismas cuestiones, no es necesario trabajar en absoluto para adoptar un enfoque más proactivo. También es importante recordar que el efectivo es un activo, reside en el balance (como un activo corriente/equivalente de efectivo) y entra directamente en una competencia básica de la profesión contable.

Sin embargo, la pregunta sigue siendo: ¿qué medidas concretas puede adoptar la contabilidad para mejorar los controles y sistemas de efectivo, transferencias y moneda digital en general?

1. Vincular las conciliaciones de cuentas con los saldos y las transferencias. El efectivo es un activo y es reconciliado periódicamente por el departamento de contabilidad, pero ese desfase no es aceptable en el acelerado entorno comercial actual. La Tesorería se actualiza en tiempo real sobre el efecto de las transferencias de efectivo â?” debe crearse una interfaz entre los módulos de la Tesorería y los registros contables para que se ejecute al menos cada noche. Las opciones posibles incluyen todo, desde macros de Excel que se pueden ejecutar todas las noches hasta programas de interfaz más complicados que pueden unir dos sistemas, si es necesario. Independientemente de la herramienta específica que se utilice, una interfaz en tiempo real o diaria entre la Tesorería y la contabilidad aumentará sin duda el control sobre el efectivo y los activos equivalentes al efectivo.

2. Trae el mercado a la oficina de atrás. La información es un bien valioso, pero a menudo la cuestión es que simplemente hay demasiados datos disponibles. Escribir un simple algoritmo o programa para identificar y marcar las noticias relacionadas con, por ejemplo, calificaciones crediticias, quiebras o investigaciones gubernamentales asociadas con empresas asociadas es una necesidad en la economía globalizada. Sólo piense en la vergüenza que podría haberse salvado durante la crisis financiera si se hubieran evitado las transferencias evitables!

3. Utilizar los sistemas existentes para rastrear los flujos. Las organizaciones ya hacen un seguimiento de las entradas y salidas de efectivo, por lo que tiene sentido aprovechar los sistemas actuales y combinarlos con los nuevos instrumentos para mejorar aún más el control y la custodia del efectivo y otros activos financieros. La rentabilidad de los clientes, la gestión y el control de los ingresos y la digitalización de los registros relacionados con los proveedores y los calendarios de pago ya están en marcha en la mayoría de las organizaciones medianas y grandes. La clave es vincular estos sistemas, a veces dispares, para que se comuniquen entre sí y con las personas que los administran, y asegurarse de que se construyan notificaciones que funcionen entre los sistemas.

En resumen, el fraude y la mala asignación o el desvío de dinero en efectivo y otros activos financieros es un problema claro y creciente tanto en los Estados Unidos como en el resto del mundo. Los profesionales de la contabilidad â?” ya integrados tanto en la gestión como en las operaciones de muchas empresas â?” están bien posicionados para ver de primera mano los efectos del mal manejo del efectivo y otros activos financieros. Lo que es más importante, los profesionales de la contabilidad están en condiciones, mediante el aprovechamiento y la utilización de tecnologÃas ampliamente disponibles, de introducir mejoras que den resultados tanto en el balance final como en las operaciones de arriba abajo.

Sobre el autor:

Sean Stein Smith, CPA, CGMA, CMA, ha escrito para una variedad de publicaciones. Es candidato al doctorado en la Universidad de Capella, así como profesor adjunto en la Universidad de Fairleigh Dickinson. Trabaja para United Water/Suez Environment como contador senior, y puede ser contactado en [correo electrónico protegido].

Artículo relacionado:

3 maneras en que los contadores pueden usar grandes datos para combatir el fraude