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Lo que los clientes minoristas de fuera del estado necesitan saber ahora

La Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de los Estados Unidos dice en un nuevo informe que los estados podrían aumentar sus ingresos en miles de millones de dólares si no estuvieran sujetos a una opinión judicial de 25 años que restringe su autoridad para gravar a los minoristas de zonas remotas.

Los estados ciertamente van a examinar esto más de cerca, y tú también deberías hacerlo. Aquí está el porqué:

Lo que los clientes minoristas de fuera del estado necesitan saber ahora
Lo que los clientes minoristas de fuera del estado necesitan saber ahora

Los clientes del comercio electrónico se preparan

En conjunto, los estados están perdiendo entre 8.500 y 13.400 millones de dólares cada año (unos 200 millones de dólares por estado) porque no están recaudando impuestos sobre las ventas por Internet a los clientes de sus estados. En algunos estados individuales, la pérdida de ingresos es extrema. California, por ejemplo, se está perdiendo hasta 1.000 millones de dólares cada año. Eso es según un informe de la Oficina de Responsabilidad del Gobierno de los Estados Unidos (GAO), que examina “los efectos en las empresas y en las agencias de ingresos estatales de la legislación que otorgaría a los estados la autoridad para exigir a las empresas que recauden y remitan los impuestos sobre todas las ventas remotas”.

Con los gobiernos estatales y locales buscando cada vez más formas de reforzar sus agotados presupuestos, muchos están impulsando una legislación en el Congreso de los Estados Unidos que les permitiría recaudar impuestos sobre las ventas a distancia de manera más eficaz. En el centro de la cuestión se encuentra un fallo del Tribunal Supremo de 1992 (SCOTUS) que ha sido una espina clavada en los esfuerzos de recaudación de impuestos sobre las ventas del Estado, pero que ha ofrecido un rayo de esperanza.

La decisión de la Corte Suprema señaló que el Congreso tiene la facultad de regular el comercio interestatal y podría promulgar legislación que permitiera a los estados tener más margen de maniobra para recaudar impuestos sobre estas ventas fuera del estado. A nivel nacional, las leyes que rigen la recaudación de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico no han sido revisadas desde el año 2000, cuando se encontró que “los datos disponibles en ese momento no eran adecuados” para regular el comercio electrónico.

Desde entonces las ventas fuera del estado, se han expandido enormemente. Con más ventas entre vendedores y compradores en diferentes estados, los estados han visto disminuir la recaudación de impuestos sobre las ventas.

Nexus y Quill

En la decisión de 1992 en el caso Quill c. Dakota del Norte, SCOTUS afirmó una decisión de 1967 que sostenía que no se podía obligar a las empresas a recaudar impuestos sobre las ventas por transacciones realizadas a clientes en estados en los que el vendedor no tuviera una presencia física significativa, o nexo. El caso Quill se vio justo antes del advenimiento de la Internet comercial y del efecto revolucionario que el comercio electrónico tendría en la economía.

Quill, que en ese momento era una empresa de suministro de negocios por catálogo, tenía ventas en todo el país pero sostenía que los estados no tenían jurisdicción para exigir a la empresa que recaudara impuestos sobre las ventas, excepto en las transacciones a clientes en su estado natal de Delaware. Además, Quill no tenía tiendas, una fuerza de ventas, un almacén u otra presencia en el estado de Dakota del Norte. Este concepto de nexo se ha aplicado a las ventas remotas como el comercio electrónico desde entonces.

Redefiniendo el Nexo

A través de docenas de nuevas leyes, regulaciones y acciones judiciales en todo el país, la definición de nexo ha evolucionado a medida que el comercio electrónico ha madurado y las grandes empresas como Amazon han introducido un envío más complejo, el almacenamiento, las relaciones de afiliación por clic y otras dinámicas. La tendencia más reciente de la actividad legislativa estatal ha sido la aprobación de “Leyes de mercado”, que designa como vendedor a las empresas que “facilitan las ventas al por menor” por un minorista, o que cobran el pago por un minorista.

Esto se centra en gran medida en las grandes plataformas de comercio en línea nacionales e internacionales como Amazon, eBay y Etsy, que permiten a las pequeñas empresas y a los individuos vender directamente entre sí. Otras acciones estatales se han centrado en la redefinición de otros aspectos que son fundamentales para el nexo, como:

  • la cantidad de ingresos que un negocio recibe de los clientes en un estado determinado
  • si reciben remisiones de afiliados estatales
  • si se utilizan cookies en los dispositivos de los clientes que residen en el estado
  • si el inventario está almacenado en un estado

Como resultado, muchos de estos y otros vendedores nacionales de comercio electrónico están ahora recaudando y remitiendo los impuestos sobre las ventas a la mayoría de los estados, y ahora los estados se están centrando más en los minoristas en línea más pequeños y medianos como medio para recaudar lo que ellos ven como miles de millones en ingresos adicionales de impuestos sobre las ventas que el informe de la GAO sugiere que se están perdiendo.

Aplicación del Estado

A medida que los presupuestos estatales se han ido ajustando, muchos se han centrado en la recaudación de impuestos sobre las ventas como medio para aumentar sus ingresos. La GAO señaló que los estados reciben un promedio de alrededor de un tercio de sus ingresos fiscales de la recaudación de impuestos sobre las ventas, sin embargo, algunos estados dependen más de estos ingresos.

Los Estados que no tienen impuestos sobre la renta de las personas físicas, como Florida, Texas, Nevada, Dakota del Sur y Tennessee, por ejemplo, obtienen más de la mitad de sus ingresos fiscales brutos de los ingresos por concepto de impuestos sobre las ventas, y los municipios suelen tener una dependencia aún mayor. Como se ha señalado anteriormente, algunos estados impugnan la decisión del caso Quill c. Dakota del Norte promulgando leyes que permiten a sus departamentos de ingresos recaudar mejor los impuestos sobre las ventas de las transacciones de comercio electrónico.

Esto ha llegado a través de nuevas definiciones de nexo, así como de nuevos requisitos para que los vendedores informen al estado de las identidades de los residentes del estado que hicieron compras que no fueron gravadas con un impuesto sobre las ventas. El estado puede entonces emplear las leyes de “impuesto de uso” para obligar al pago de los impuestos directamente de los consumidores. Colorado, por ejemplo, promulgó una ley que exige a los vendedores informar los nombres de los clientes y los montos de las compras.

Tipos de vendedores más probables

El informe de la GAO señaló que, según la ley actual, los estados podrían recaudar alrededor del 75-80 por ciento de los impuestos sobre las transacciones remotas “si todos los vendedores remotos estuvieran obligados a recaudar impuestos sobre todas las ventas remotas”. La cantidad, y el éxito, depende en gran medida del tipo de vendedor remoto.

Los estados ya ven el mayor éxito en la recaudación de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico tradicionales de negocio a consumidor. Dado que muchos grandes vendedores minoristas en línea también tienen presencia física en la mayoría de los estados con impuestos sobre las ventas (como una tienda minorista o un almacén), los estados pueden obligar más fácilmente a estas entidades a cumplir con sus requisitos de recaudación e información de impuestos sobre las ventas.

En resumen, es más probable que los estados vayan tras los vendedores que utilizan las grandes plataformas, como Amazon, eBay y Etsy. Los estados son menos eficaces en sus esfuerzos de recolección para las ventas en el mercado electrónico de B a C y las ventas por catálogo, pero la nueva legislación dirigida a los mercados está mostrando resultados positivos para los organismos estatales de recolección.

La GAO informa que “casi la mitad de los ingresos potenciales de las ginebras… …provendrían de la recaudación de los impuestos sobre las ventas de todas las ventas del mercado electrónico”. Las ventas entre empresas son una parte mayor de la cuota de comercio electrónico, pero la oportunidad de los estados de aumentar las recaudaciones en este área es menor, ya que muchas de estas transacciones no son imponibles, y las transacciones imponibles ya tienen una alta tasa de cumplimiento voluntario.

Desafíos de cumplimiento para las empresas

Si bien los funcionarios estatales consideran que exigir la recaudación de impuestos sobre las ventas en todas las transacciones en línea es una ventaja, y que no supondría una carga financiera significativa para los estados, incluso la GAO señala que “algunas empresas probablemente verían incrementados varios tipos de costos si se les exigiera recaudar impuestos sobre todas las ventas a distancia”. Esos costos serían más elevados para las empresas que no tienen actualmente experiencia en la recaudación de impuestos en varios estados”. Sin mencionar los desafíos logísticos que muchas empresas más pequeñas, especialmente las de los estados sin impuestos sobre las ventas que no tienen experiencia en la materia, podrían enfrentar con el cumplimiento obligatorio de todos los estados y gobiernos locales.

En la actualidad, 45 estados y Washington D.C. tienen impuestos sobre la venta de bienes y algunos servicios, y 37 de ellos tienen impuestos locales sobre las ventas de la ciudad o el condado. En total, hay hasta 16.000 jurisdicciones con impuestos sobre las ventas en los Estados Unidos, todas las cuales tienen tasas variables, normas de imposición de los productos y reglamentos de exención. Entre las repercusiones más importantes para las empresas, el informe señala que el aumento de los costos estaría asociado a los programas informáticos, las capacidades de auditoría y evaluación, y la investigación y la responsabilidad.

Cómo los clientes minoristas pueden prepararse para las nuevas leyes de impuestos sobre las ventas

El comercio electrónico ha sido en gran medida una frontera salvaje desde su inicio, en parte porque el fenómeno era demasiado indefinido y amplio para intentar su aplicación y las tecnologías disponibles en los primeros días de las ventas en línea no eran capaces de gestionar con precisión y eficiencia los procesos de gestión y recaudación de los impuestos sobre las ventas.

Si bien las grandes cadenas nacionales de venta al por menor de ladrillos y mortero han gestionado el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas en todos los Estados Unidos durante décadas, esas organizaciones tenían los recursos necesarios para mantener un gran número de profesionales de la fiscalidad y personal administrativo a los que se les encomendaba la tarea de mantenerse al día manualmente con la miríada de cambios en las tasas y el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas en cientos o miles de jurisdicciones, y luego procesar declaraciones de impuestos sobre las ventas precisas y oportunas, según fuera necesario. Este proceso era demasiado complejo, costoso y engorroso para las entidades más pequeñas e incluso de tamaño medio.

Aunque los primeros desarrollos de software de comercio electrónico aliviaron esa carga en cierta medida, los programas tenían un costo exorbitante y dependían de software basado en disco que requería que los departamentos de TI lo implementaran en sistemas informáticos a menudo dispares y geográficamente dispersos. Esto dio lugar inevitablemente a lagunas en el cumplimiento de las tasas y las normas especiales de tributación aplicadas por algunas jurisdicciones.

Si bien la disminución del personal fiscal, los costos y las necesidades de personal de tecnología de la información siguieron siendo elevados, estos sistemas no eran susceptibles de ser utilizados por los vendedores más pequeños y medianos. Aquí es aproximadamente donde entró el estudio de 2000: La tecnología redujo la necesidad de grandes plantillas de personal de impuestos, pero aún no era adecuada para manejar otros desafíos del cumplimiento de los impuestos de ventas para los vendedores multiestatales, en particular los cambios rápidos y los dolores de cabeza de la tecnología de la información.

Los estados pronto desarrollaron sistemas de declaración de impuestos sobre las ventas en línea, pero con cada estado operando y manteniendo estos sistemas dispares, no había una interfaz en línea única para que las empresas cumplieran con los múltiples estados. Sin embargo, con la disponibilidad de la conectividad de alta velocidad, se desarrollaron aplicaciones de software basadas en la nube y creció su popularidad entre las empresas con requisitos de cumplimiento multiestatales, lo que permitió la interconexión con las plataformas de ventas en línea.

A medida que estas funciones de cumplimiento se han ido atenuando, los estados han buscado cada vez más formas de obligar incluso a las pequeñas empresas a recaudar impuestos sobre las ventas en las transacciones multiestatales. Ese momento ha llegado.

Con las tecnologías de gestión de impuestos de ventas automatizadas y basadas en la nube, incluso las pequeñas empresas tienen la capacidad de gestionar eficazmente el cumplimiento y la recaudación de los impuestos de ventas, en tiempo real, en todas las jurisdicciones con impuestos de ventas de los Estados Unidos. Mientras que el software anterior, basado en discos, ayudaba al cumplimiento eliminando la necesidad de grandes plantillas de personal fiscal, los sistemas más avanzados basados en la nube han eliminado la necesidad de departamentos de TI, reduciendo aún más los costos y las complejidades asociadas con la implementación y el mantenimiento del software. Además, se vinculan automáticamente a las plataformas de venta, proporcionando tasas en tiempo real y una gran precisión.

Los cambios están por venir

El nuevo informe de la GAO ofrece municiones poderosas a los estados en sus esfuerzos por ampliar su capacidad de recaudar impuestos sobre las ventas en todas las transacciones que afectan a sus ciudadanos. Dado que la tecnología proporciona herramientas asequibles para que las empresas de cualquier tamaño gestionen los procesos de los impuestos sobre las ventas, y que los estados tienen una capacidad cada vez mayor para supervisar el cumplimiento de las transacciones, es inevitable que en los próximos años, posiblemente antes, las pequeñas empresas tengan que cumplir con más impuestos sobre las ventas.

Pasos para los clientes minoristas en línea

En primer lugar, asegúrese de que el negocio de sus clientes se rastree con precisión y se informe a todos los estados que sabe que tiene la obligación de hacerlo. La mejor manera de hacerlo es utilizar un sistema automatizado de impuestos sobre las ventas que incluya matrices de impuestos sobre las ventas precisas y fiables para todo tipo de transacciones y tipos de productos. El sistema también debería integrarse perfectamente con su sistema de ventas en línea, carritos de compra y otras aplicaciones empresariales.

A continuación, los vendedores deben mantenerse al día en cuestiones de impuestos sobre las ventas que puedan afectarlos. Con 45 estados, el Distrito de Columbia, Puerto Rico, y decenas de miles de potenciales jurisdicciones fiscales, es casi imposible para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas hacer esto. Una mejor opción es recurrir a un profesional de confianza en impuestos sobre las ventas que tenga experiencia en el cumplimiento de impuestos multiestatales y que pueda ofrecer la garantía de que su negocio cumple con las normas.