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Lo que hay que saber sobre los $0027Bots$0027 en la contabilidad

Es ese momento de nuevo, donde nosotros como profesión hemos elevado el entusiasmo por automatizar tareas redundantes y buscar las promesas de eficiencia de la inteligencia artificial y la cadena de bloqueo.

También es ese momento en el que me gusta preguntar: “¿Qué puede salir mal?” Por un lado, los estafadores aman la automatización y tratan de lograr la eficiencia de sus esquemas también. Si detectan un fallo, lo explotarán.

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Es inquietante ver que quienes se apresuran a adoptar, promover y fomentar la automatización parecen ignorar los principios básicos fundamentales de la contabilidad y el fraude. Repetidamente veo artículos escritos por profesionales de la contabilidad o la informática que suscriben la noción de que los contratos inteligentes, la cadena de bloqueo y la IA eliminarán el fraude. Un entusiasta que aún se destaca en mi mente es un autor que hizo revertir los débitos y créditos de efectivo en un ejemplo, mostrando un aumento de efectivo con un crédito. Ciertamente espero que este autor esté programando los bots de contabilidad.

Es la naturaleza humana cuando explora una nueva tecnología para enamorarse de los beneficios y hacerse vulnerable a la aparentemente complicada tecnología. En estos momentos, lo más probable es que caigamos presa de los estafadores o de aquellos tan apasionados por su producto que no consideran todos los resultados.

Puedo parecer “reacio a los algoritmos” pero por el contrario creo firmemente que los algoritmos son muy efectivos, menos propensos a errores y extremadamente eficientes. Sin embargo, si se programan incorrectamente, o se implementan sin considerar las consecuencias no deseadas de esta potencia, cuando las cosas van mal, lo hacen muy rápidamente.

Dejar las complejas “cosas técnicas” a los desarrolladores y programadores crea un vacío que los actores ilícitos pueden llenar. No propongo aprender la tecnología con gran detalle, sin embargo, rara vez veo comentarios que sugieran enfoques prácticos sobre qué o cómo aprender.

Los influyentes y los expertos alientan a tener la conversación con sus clientes y asociados, pero ¿qué debería decir? Creo que el conocimiento es poder y que deberías saber cómo detectar un robot, dónde buscar para detectar posibles anomalías y qué se puede hacer para mitigar los riesgos de resultados negativos. Como tal, ofrezco estos tres consejos clave:

1. Protege tu marca

En los medios sociales, no todo se trata de la cantidad de seguidores. De hecho, los bots a menudo tienen un mensaje limitado y un compromiso mínimo. Entiendo que muchos logran ganar un seguimiento artificial, y sospecho que dado el uso continuado se traduce en negocios.

De todas formas, es importante tener un humano real que monitorice sus canales de medios sociales para cosas más allá de la cantidad de seguidores. Veo muchos contadores con cuentas automatizadas. Algunos de los desafíos que pueden ocurrir con este enfoque incluyen un compromiso limitado, el potencial de un competidor para reconocer una cuenta desatendida y capitalizar en la automatización; captar palabras clave, publicaciones y patrones de RT.

Los robots de chat son un método eficaz para responder a las preguntas de ventas y proporcionar apoyo. Asegúrate de tener un método para evaluar la cantidad y calidad de la información que estás dando. Si el tráfico adicional no se traduce en conversión y retención, puede que quieras volver a evaluarlo.

2. Busca anomalías y valores atípicos

Tendemos a buscar valores atípicos dentro del conjunto actual de datos. Ir más allá y mirar los datos y patrones heredados. Si usted recibió un número récord de nuevos clientes después de simplemente digitalizar una promoción, ¿cuán reales son estos y cuál es su longevidad?

Considere los factores externos y ambientales cuando evalúe la conveniencia y los resultados de la automatización. Si las ventas de las máquinas expendedoras aumentan, ¿qué está pasando en la cafetería? Si las colecciones de AR están en alza, no olvides considerar si hubo cambios humanos en esta tendencia.

Utilizo los mismos métodos y tengo las mismas conversaciones que tuve con los dueños de los negocios que corren para ofrecer promociones de Groupon en 2010. Hay que considerar los efectos del poder de permanencia para evitar decisiones descuidadas en la contratación, el inventario y el servicio al cliente. Muchas pequeñas empresas se “agruparon” a sí mismas fuera del negocio, perdiendo sus clientes leales a estas promociones.

3. Mantén el ritmo de las tendencias

Los estafadores son astutos, trabajan para imitar el comportamiento normal y generalmente han logrado esto antes de la adopción de la corriente principal. Los robots más exitosos y de gran escala saben cómo vencer a herramientas como el Captcha. Mira algunas de las grandes empresas para ver qué métodos actuales están usando y sus éxitos y desafíos.

Sea consciente de los objetivos de los estafadores y de cómo podrían lograrlo mejor en su mundo automatizado. En términos de fraude y abuso ocupacional, sepa que su nómina, AP, AR, reembolso de gastos y esquemas de malversación de activos no han cambiado. Sepa dónde encontrar el equivalente en QuickBooks de las vulnerabilidades del tipo “Imprimir en el cheque como”.

¿Quién está gravitando hacia la última tendencia y por qué? Más de la mitad de las transacciones de acciones de EE.UU. se hacen a través de comerciantes de quants y de alta frecuencia. Estamos empezando a ver algunas estrategias y esfuerzos para reconocer y combatir los posibles abusos. Mientras hacemos esto, ¿los jugadores originales están corriendo a otro mercado donde puedan desplegar tácticas previamente exitosas?

En resumen, los bots son grandes herramientas, pero hay que ser consciente a la hora de aplicarlos para mitigar los costosos y acelerados errores.

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